企业信息化系统集成方案范文篇1

档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息的记录，更是企业不可或缺的核心信息资源及重要资产。随着企业组织规模不断扩大、业务模式不断转变、市场环境不断变化，导致对信息管理的要求从局部向整体、从总部向基层、从简单向复合进行演变。这就要求企业档案工作必须服从于企业的总体规划和战略，顺应企业信息化建设步伐，尽快实现档案信息资源存储的数字化、档案信息管理的自动化、档案信息传递的网络化、档案信息服务利用的远程化，最终建设成为企业数字档案馆，集图书、情报信息、档案信息一体化，有效地保障企业的可持续发展。

本文结合企业档案管理实践和企业信息化实际情况，对企业档案信息化工作所面临现状进行认真分析思考，提出了信息化后企业档案管理的改善路径。

1.必须要改变档案管理模式

机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上的，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上，要求按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。传统的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置，这就要求必须按照管理信息化的要求，对档案管理模式进行相应的改变。

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，档案信息化这一高新技术系统也不例外。档案管理信息平台是一个覆盖企业管理方方面的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案信息化系统应该把上下各个层次和各专业管理所形成的信息都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，避免造成信息分割和资源浪费。

2.提高档案信息管理人员的综合素质

实现档案信息化，首先要有现代化的人，企业档案管理人员必须要有较高的知识层次和先进技术水平，不能再满足于一般的计算机操作。从目前看，企业档案部门缺乏现代高技术人才，而档案管理、信息处理复合型人才就更加奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，尽管使用着现代化设备，但仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了。因此，必须对对档案管理人员进行有针对性的培训。同时，企业应该以战略的角度重视建设高技术档案人才的培养和引进工作。

另外，企业还应注意到，档案信息管理系统功能的发挥将取决于档案信息管理者、企业管理及技术人员的有机结合和共同努力。在机读文件阶段，纸质文件管理者是档案信息管理者构成的主体，而且档案信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是档案信息管理者的构成主体，但档案信息管理者将不再是独立的群体，档案信息管理者已不能完全独立承担起档案信息管理职能。企业必须要从组织机构和工作流程上有所改变，使企业档案管理人员和企业管理及技术人员有机结合，共同努力，方能充分发挥出企业档案信息化的作用。

3.创新企业档案服务手段

3.1建立企业档案信息中心。从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；企业档案馆也不再是单纯的档案保管机构，还应当成为企业档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。因此，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，加强对企业档案信息的开放和开发，面向企业发展主动出击、主动服务，主动参与企业数字档案馆建设，在为企业提供档案信息服务的基础上，创建，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的企业档案信息服务工作实体，为企业的生存和发展服务。

传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的服务方式。相比之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索功能则是动态的，档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。

随着档案信息系统的建立，档案部门应与企事业单位信息管理部门密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设应在企业档案部门，作为企业信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。

3.2开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

企业档案部门可以在网页上通过汇编相应的档案信息专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和咨询服务。

要以网站为基础进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

4.加强横向和纵向联合，实现档案信息资源共享

4.1打破信息孤岛。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的情报，任何一个部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。处于信息化社会的今天，人们对各类信息的需求日益迫切，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。档案信息服务的主体由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。信息化社会中，对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。因此，必须打破企业档案、图书、情报、生产经营、科研技术、财务管理、文书管理等企业管理部门各自为政的局面，打破上下左右信息孤岛，建立一个完整的企业档案信息系统，才能充分发挥企业数字档案馆的整体优势。

4.2建立联合目录，实行资源共享，正是建立企业信息系统的前提条件和核心内容之一。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录，形成，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于企业档案馆、图书馆馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足需要。

5.结语

成功实现企业管理信息化，是企业博弈市场的关键。建设运营一个及时便利、准确安全、真实有效、成本低廉的企业档案信息化系统，实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥出企业档案管理部门的信息服务功能，为企业发展提供助力。同事，对企业提升效率、增强市场竞争力具有重要作用。

参考文献

[1]郭丽珠，档案保护技术学教程.中国人民大学出版社，2008

[2]王健，文书学.中国人民大学出版社，2008

企业信息化系统集成方案范文篇2

关键词：集团型企业；档案管理；规范化；集中管控

1档案管理的内涵

档案管理是对各种档案进行分类管理，为其使用人员提供便利服务。企业档案管理人员的工作是将数量众多、种类不同的档案按照企业的相关要求进行整理、分类、归档工作，使档案具有系统性、整齐性，这也是社会对档案管理工作赋予的要求。社会对档案管理的要求是由企业自身的档案管理水平决定的，并且随着经济社会的发展而不断变化，并影响着人们对档案的满足度。我国的档案管理工作的历史可以追溯到几千年前，档案管理工作从杂乱无章到当代社会的系统化管理，由简单逐步走向复杂，从纯人工管理发展到现在的计算机管理。在当代社会，档案管理已经慢慢融入到人们的日常工作和生活中，在企业的发展中起着重要的作用。

档案管理工作主要包括收集档案、整理档案、保管档案、鉴定档案、统计档案以及使用档案等方面内容。一些企业的档案管理工作只包括几方面内容，发展不全面，也存在一些小型企业的档案管理工作只有保管档案和使用档案两部分。目前，随着我国经济的逐渐发展，社会大众对档案管理工作的要求逐渐严格，推动档案管理工作朝向多层次管理方向发展。第一层次需要区分档案管理的纸质档案管理和信息管理，纸质档案管理工作包括收集整理档案、分辨真伪、保管、统计等，信息管理包括对档案相关信息进行录入和输出。

档案管理的整个系统以及子系统在其进行正常运行的过程中都会自动的形成信息反馈机制。将档案管理推向现代化，将会对于档案管理在工作时的结构发生某些方而的新的变化及影响，而为社会实践中提供档案信息服务是对档案进行管理的最主要的目的，档案管理的所有的在系统与结构上所产生的变化都是围绕着这一目的而进行的，其中所进行的每一项工作都是不可或缺的，它们的存在都具有一定的价值和必要。

2集团型企业的档案管理方面所存在的不足

2.1运维与管理需求

档案信息化建设过程是需要不断完善和发展的，集团企业的档案管理工作开展的前提是建立档案管理系统，建设档案管理系统需要满足集团企业内部不同的需求、解决各种档案相关问题。除此之外，企业内部的人员调动、职位变动、身兼数职都会给集团企业档案管理工作增加一定难度，不利于档案信息管理运维工作的顺利实施。

2.2分析档案系统的部署模式

集团型企业无法集中、统一管理其档案，只能分散管理企业名下的各个子公司，无法集中管控，所以无法发挥集团型企业档案管理工作的优势，不利于档案信息开发和使用工作的开展，影响企业的正常运营。

2.3利用和共享需求较为困难

在跨企业间的档案资源利用和共享方面有效实现，能够将集团公司的档案资源整体价值有所提升，让企业能够在激烈的市场竞争中获得优势。所以，被动服务的档案系统要改变，档案服务方面要进行多种形式的更改，将借阅档案资源得以实现。

3档案管理系统中的建设目标

在档案管理系统中的建设目标包含：对原文分散、目录集中的网络架构妥善解决，还要将共享利用档案信息、较多的归档业务系统以及不同的数据结构等问题解决。那么，将知识管理替代档案管理能够将建设的总体目标实现。也就是建立运维队伍、制度体系以及内容管理平台。让企业内容的管理得以实现，最大程度的将企业中的不同文件材料适当保存，对企业内容的管理平台有所构建，还能够将信息资源的共享实现。具体的工作可以分为以下儿个方面：第一，对档案中进行利用、开发的水平要提升，对档案利用的效率要进一步增强。第二，对标准规范的档案信息化建设统一制定，这一方式能够将企业中档案管理的业务流程进行系统性管理，让流程保持一致。

档案系统要对内容的管理平台合理依托，可以在线接收财务管理系统、公文管理系统以及ERP系统等外部业务系统而产生的文件，同时要将此电子文件归档。在一定程度上还具有开发利用的功能，便于知识管理。

3.1内容管理平台

3.1.1基础服务层。对电子文件的管理平台充分利用，将全文的检索以及文档存储等功能实现。

3.1.2公共组件。内容管理平台较为成熟，能够将文档的管理便利性、安全性实现，对Lucene的使用，可以实现全文检索，实现用户的档案检索便利性。

3.2业务模块

3.2.1业务应用。持久层应用架构的采用，能够将B/S的便利性以及C/S的架构性能有所发挥，对Web服务和AJAX技术的使用，能够将用户体验和页面无刷新的功能实现。还能够对档案业务密切的融合，开发档案系统管理、利用、统计以及收集整编等功能。

3.2.2客户访问。能够采用浏览器和专业的客户端，对系统中的不同业务功能进行访问，包含：借阅、查询、保管以及归档等。同时，还具备信息、文档协作以及交流讨论等功能。

3.3归档接口

3.3.1基础服务层。文档的管理服务可以通过电子文件的管理平台来实现。

3.3.2在线接收。能够在线接收财务、ERP、OA等系统而形成的文本型数据，以及结构型数据，同时能够把这一系列的数据衍变成标准格式，此格式是整理的，能够在档案系统中存储。统一形式的数据交换接口SOA是对数据交换总线服务的，XML、SOAP能够将消息格式统一。

4集中管控模式下档案管理系统的网络架构

集团型的企业进行档案信息管理的过程中需要以技术手段实现集中管控、分级管理的管理模式，在整个集团内部建立了统一的档案管理平台，实现规范、制度、视图、类别、流程等的统一管控，各分子公司在此基础上，可进行个性化定制，以满足本公司不同业务形态下的档案管理需求。在集中管控的前提条件下，对档案资源采用分布式存储架构，利用分布在各企业分公司本地的独立服务器分散存储负荷，不但解决了传统集中式存储中单纯存储设备的瓶颈问题，且规避企业与总部之间的网络条件的制约。基于统一的档案管理平台，可实现集团内部档案资源共享平台，在权限允许的条件下，以安全的模式最大限度的满足各分公司之间档案资源的共享，充分挖掘利用档案资源的价值。

各企业的电子原文保存在企业本地平台中，目录等数据保存在企业本地缓存数据库中，所有归档数据集中同步至总部，在总部核心系统内对机构、用户等进行统一管理。各企业利用时不依赖总部至企业的骨干网。

档案管理系统在总部分生产、支持两个环境。其中生产环境满足档案管理系统的部署及运行，支持环境用于系统的开发、测试、项目管理、业务培训。企业生产环境为企业档案业务实际操作环境，确保企业日常档案操作的真实、有效、可靠。

参考文献

企业信息化系统集成方案范文篇3

关键词：工程机械企业；档案管理系统；模式选择

一、工程企业档案管理现状

1.1档案保存过于分散

部分企业档案还未形成统一的保管单位，分公司的档案原则上只下分到部门进行集中管理，如遇部门较大，档案数量较多或地域等特殊原因，部门档案则保存在多人手中，绝大多数部门单纯从本部门工作方便出发，将资料连同档案一起保留在本部门和少数人手中，造成档案资料分散，急需的资料查不到、拿不出；如遇人员离岗，一些重要的档案资料随之流失。技术图纸是工程机械企业的生命，但某些企业技术图纸当前一式四份或五份，图纸保管没有标准，分散留存，需要的部门均可复印保存，技术图纸关系到公司的生命，却散存在多部门中，没有明确图纸保管责任，最终导致公司泄密事件。

一些创立比较长的工程机械企业，众多企业企业元老掌握着珍贵的企业档案，而他们并不愿意将自己保管的档案移交公司统一保管，使档案成为自己的资源，具有反映公司历史发展的档案分散在领导手中，割裂了档案的完整。

1.2档案管理意识淡漠

部分企业，负责人对档案管理的重要性认识不够，不重视档案工作，视档案工作可有可无，不能摆在应有位置上，对档案管理的要求不高，更舍不得花精力、人力投入档案事业。大部分档案管理员是兼职人员，对档案管理的认识不充分，忽视档案的日常保管，当有其它工作时，往往将档案工作排在最后，材料不及时归档且归档后档案堆积如山懒于整理，以致杂乱无章。公司员工档案意识淡漠，主要表现在：不知档案为何物，档案工作是做什么的；不关心不支持档案工作，不闻不问；不注意积累与保护档案。意识的淡漠和认识上的不到位都会直接影响或者导致行动上的不到位，这会在很大程度上制约档案工作的发展。

1.3档案管理硬件配备欠缺

1.4档案管理模式不统一

部分工程机械企业已确定档案管理模式，设立公司档案中心，各分公司下设档案室，并根据各业务部门条线职能划分档案二级类目，分为文书类、科技类、财务类、人事类、经营管理类、法律事务类、基本建设类、特殊载体类。但是，下设的分公司并没有设立档案室，而是只设档案库，档案二级类目的划分也不与公司统一，虽然有利于工作开展、档案方便利用，但从大局考虑，档案管理模式的不统一终将影响整个公司的档案工作长远发展。

二、工程机械企业档案管理系统的目标要求

工程机械企业档案管理系统是针对工程机械行业档案管理的特殊要求而提出的档案管理系统，它是支持档案业务开展信息化应用和现代化管理的工具。档案管理系统能将分散在不同地域、不同部门的档案信息资源和档案工作者连接成为一个整体，为档案工作者提供了先进的通信手段，使他们能够把分布在不同地点的档案资源迅速组合起来，成为一种没有时间和空间约束，靠电子手段而现代化管理来联系的统一资源中心。

2.1实现企业、用户权限管理

企业权限管理指企业与子公司的级别权限管理。级别权限管理是指公司档案中心负责对分子公司授权，完成组织分子公司全宗管理的职能。子公司对专兼职档案管理岗位授权，完成部门档案室职能。用户权限管理是指按企业实际需要设置不同级别的用户，以达到既有利于档案信息保密又方便利用的目的。由于工程机械企业基本已使用OA系统，系统中用户是按部门、岗位来分，为便于与OA接口管理，档案管理系统也可以参照企业办公自动化系统权限设置将档案权限分配到用户所在的部门、岗位，或用户个人。

2.2实现档案事务性工作自动化

企业档案事务性工作自动化很大程度上指电子文件的整理标识归档，档案管理系统应保证电子文件归档案的高效性和安全性，实现档案管理的前端控制。档案管理系统提供与企业办公自动化系统OA的有效连接接口，实现文档一体化管理，完成电子文件的自动发送、接收、归档和保存的任务处理工作。通过自动化的扫描中心和电子文件创建终端，形成数字化文档，同时利用系统工作流，对电子文档启动相应的鉴定、审批流程并促发下一个流程，使文档的发送和流转处于一个循环有序的状态。

2.3实现数字档案信息集成

实现工程机械企业信息集成是工程机械行业的发展趋势。中国工程机械工业协会茅仲文秘书长2007在机械行业峰会上发表讲话：“各类产品的重点骨干企业（龙头企业）应实施计算机集成网络管理技术，全面提升企业现代化管理水平，提高经济效益。数字档案信息集成是科学技术发展和企业发展的必然要求。”这里提及的工程机械企业数字档案信息集成包括企业内部各工作部门业务数据包的集成、分子系统内部集成、系统间的集成、共享信息系统集成。分子系统内部集成包括横向业务流程集成和纵向业务功能集成。集成重点在于整个系统，组成系统的各节点都应达到一定水平，并通过网络连接起来，实现整个系统资源充分共享，发挥系统的整体功能。通过各门类档案信息和各系统的集成，建立起功能强大的档案管理信息系统，积累丰富的档案信息资源，真正使工程机械企业信息数据库成为企业信息化建设和现实工作共享信息的核心内容，成为全面、统一、科学、准确的权威信息。

三、基于模式选择下的工程机械企业档案管理

3.1C/S模式

C/S模式的优点主要是具有强大的数据操纵和事务处理能力，以及数据的安全性和完整性约束，技术成熟，安全稳定，速度快，交互性好，有利于文档部门庞大复杂的数据信息的管理，特别适于档案部门使用。同时可以降低网络通信量，且客户端设计中可实现不同风格的个性化界面等。但随着企事业规模的日益扩大，文档数量成倍增长，应用程序的复杂程度不断提高，逐渐暴露出一些问题，如维护复杂，升级麻烦。如果应用程序要升级，必须到现场为客户机一一升级，每个客户机上的应用程序都需要维护。

3.2B/S模式

基本Intranet的B/S模式分为客户机、应用服务器和数据服务器的三层结构。它具有实质性的优势：

第一，它是有计算机技术以来最稳定的技术平台。

第二，它本质上是一种客户机技术，这对大中型企事业内部机构分散的文档管理工作特别合适。Intranet原则上取消了所有在客户机侧的维护工作。此外，它提供了异种机、异种网、异种应用服务的联机、联网、统一服务的最现实的开放性基础。但是它存在着3个问题：第一，采用HTML文件固定格式，传输量大，影响数据的传输效率，不适合大中型数据的管理；

第二，交互性操作不便。增加网络应用服务器作为客户端与数据服务器的中介，增加了对网络带宽的要求，难以适用基于流程类的办公、办证、审核等系统；

第三，功能实现存在一定局限性，客户端对大容量数据进行深层次分析、汇总、批量输入输出、批量更改等处理上难以满足实际业务的要求，尤其难以实现图形图像等复杂信息的处理。

3.3混合模式

目前已经有一些企事业单位开发出C/S和B/S混合模式，它可以充分发挥C/S和B/S相结合的混合模式的优势，实现系统的最佳性能，显示出C/S模式事务处理能力强的特点和B/S模式网络易扩式和分布式的特点。这种混合模式有效提高内部信息共享程度和获取便利程序，同时满足对保密和信息提取方式的多样性要求，且便于企事业单位文档信息的访问与互动，具有传输效率高、安全性好和界面风格统一等特点，特别适合具有分布式特点的文档管理而得到应用。建立集中统一管理下的混合模式系统，是较理想的模式。但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力支持，不具备这些条件，从单一模式向混合模式转变，反倒有可能使系统功能比不上单一模式。

综合以上三种档案管理系统模式，结合工程机械企业呈多流程业务和分布式管理的实际情况，建议采用C/S和B/S混合模式，对内发挥C/S模式的专用性、安全性和有效性优势，对外发挥B/S模式的开放性、整理性、统一性优势。考虑到企业档案信息化建设基础薄弱，档案经费紧张，结合企业档案事业的长远规划和中长期发展，在某些企业研发C/S和B/S混合模式具有不可实现性，引进B/S的档案管理信息系统是最优选择，因其适应工程机械企业多地域分公司的情况，文档管理呈分布式的特点，且具有开放性、整理性，而有利于企业档案信息资源整合和档案事业的发展。采用科学有效的实施方法，开展符合实际业务需求的信息化建设工作，档案管理信息系统的应用才能取得最佳的成效。

工程机械企业档案是企业的重要信息资源，是宝贵的企业信息财富。采用先进的手段和工具实现企业档案现代化管理，对企业信息化建设起着至关重要的作用。针对工程机械企业的档案管理现状和存在的矛盾，提出了档案管理系统建设的模式选择，分析了系统性能，着重明确了档案管理系统档案基础业务工作的功能需求，比较三种系统架构模式，针对工程机械企业的特点和发展前景，建议采用C/S和B/S混合模式。通过系统功能需求分析能给档案系统的构建、档案软件的选择带来指导作用，并引导企业建立科学适用的企业档案管理系统，以适应企业信息化发展的要求。

参考文献：

[1]薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设[M].北京：机械工业出版社，2006.

[2]李亚平，刘清平，鄂卓茂.工程机械行业信息化架构研究[J].中国工程机械学报，2005.