物料变更管理规范篇1

仓库管理问题及措施任公司中高管，了解公司情况后，就是开展工作，先从公司急需解决单位着手，下面列出对仓库改善事例通过调查、观察及询问，仓库社区现从仓库组织结构、流程、收、管、发、盘等多方面将仓库存在的问题进行汇总，同时提出解决措施，具体报告如下：

一、仓库组织结构不合理，责任不清

1、问题现状：仓库无具体组织结构图，仓管员无具体工作职责分工，三个仓管员职责不明，未设立仓库班长或组长(直接责任人)。

2、产生弊端：：现由生产计划部的***代管仓库，真正仓库无责任人，再加上三个仓库管理员无具体工作职责，分工不清，职责不明，容易造成“三个和尚无水喝的局面。

3、改善措施：重新合理设置仓库组织结构图(具体在9月8号完成)，仓库属计划部管，仓库设一班长(建议由***担任，此人工作主动性强，缺点：仓库管理经验欠缺)，负责管理仓库工作，向***报告，合理设置管理层次。仓库各人员工作职责具体确定清楚，做到职责分明，有分工有合作。(仓管员工作职责计划于9月8号完成)。

二、仓库管理流程及规范不适用，制度缺失

1、问题现状：200*年3月订立物料入出库管理、仓库管理一直未修订过，里面内容简单，以前也许公司规模小，适合当时情况，而现在公司经营发生变化，不能适应现公司需用，如文件里无：成品进仓管理规定、成品出仓管理规定、仓库盘点管理规定、危险物品管理规定、物料退库控制管理等。

2、产生弊端：：管理流程及规范不合理，不能按流程化进行，随意性大，造成管理混乱，对于仓库收、发、管、盘、账等方面工作将无据可依、出现的问题不能得到及时解决。

3、改善措施：对原有仓库管理流程、物料入出库管理规范进行修订，增加缺失的管理内容，完善后流程制度会适用现在公司仓库管理，通过制度的细化(标准化、流程化)来解决，并要求仓库强力执行。(修改流程及规范计划9月10号完成

三、副料管理有缺失

1、问题现状：制造领取副料不用开领用单，拿多少由产线说，使用人只需在登记表上登记且不需核准，仓库就可发放,仓库自行登记在电脑系统中，发放时未进行以旧换新，月底没统计月发放统计分析等，会造成副料混乱，将是一笔糊涂帐。

2、产生弊端：副料管理，基本上属失控的,它助长任意挥霍,浪费的行为，副料的好坏不仅直接影响着品质，它还在成本中占据一定比例，产线对研磨工位消耗材料有管理，每月计算消耗费用，但只是一部分。

3、改善措施：制定副料进出管理表，产线据需要填写领取，并规定每周领取时间(特别情况除外)。规定副料领取为新领和更换(以旧换新)两种，新领需制造经理签字，更换(以旧换新)需车间组长签字，而更换下物品统一定期报上级批准后处理。

制定具体副料管理办法，包副料分类、领取、发放、保管、盘点、申请等内容。(副料管理办法计划于9月9日完成)。

四、副料申购不合理

1、问题现状：副料申购由仓库申请，按最低安全在库数进行申请购买，每月可能多次购买，有时与生产脱节，购进数量会过大，如研**进货为20xx年8月，现还未使用，超过有效期限1年规定，并会占有流动资金。

2、产生弊端：使用单位制造部每月不进行副料消耗统计，未统计单台实际消耗量，仓库只按最低库存申请，没据生产计划进行申购，容易造成盲目编报购买计划的现象，增加资金占用情况。

3、改善措施：原则上每月初定期申购一次(特别情况除外)，每月底统计所有副料库存量，每月发放统计汇总，参考月生产计划，月底填写申购副料，月初统一购回。副料管理办法中将明确予以规定。

五、易燃危险品未隔离管理、未设危险品仓

1、问题现状：易燃危险品(如酒精)一次购置数量多，虽有放置于三号仓库，但未隔离设专门危险品仓，工作中仓库为图方便，在原材料仓库内放置四箱酒精(9月4号见到)。

2、产生弊端：易爆易燃危险品，如遇特别情况，会给公司造成不可挽回的损失。

3、改善措施：在三号仓库划出一区域设为危险品仓，单独放置危险品，有条件可隔间设危险品仓，如无条件可进行区域设置，单独存放，严格发放制度，不可放于材料仓中，领取从三号仓库的危险品仓发放，加强危险品的管理。

六、胶水特殊副材，未特别管理

1、问题现状：3****(A胶)，3***(B胶)放在箱内，螺纹胶放在胶盒内，且分不同区域放置，研**1瓶出产日期20xx年5月，进货20xx年8月，超过一年使用期限。

2、产生弊端：：胶水有一定的保存条件，超过一定温度或有效期限等原因会造成胶变异，导致性能劣化发生，影响产品品质，严重的会造成成批产品损失。

3、改善措施：由技术统一对胶水类等特殊性副材，列出管理规范，确保保存条件，防止胶水变异,导致性能劣化发生,同时注意胶水有效期限内使用。

七、副料没分门别类，没区分管理

1、问题现状：副料没分类摆放，如：工具类，辅料，消耗品。而消耗品体积大(如所看见纸盒)，不经常发放的，也放于材料库，导致材料仓库空间更小。

2、产生弊端：：不进行分门别类，发放时间过长，浪费时间，又不方便取料、盘点，效率低。并且还容易造成发错的事故。

3、改善措施：副料初步想法设在二号仓库，设定货架，分类摆放。原则上要求每周定期(二次/周)发放(特别情况除外)，仓管员在二号仓库发放。

仓库管理方法为了更好地发挥仓库对物料的调配功能，规范公司仓库的材料管理程序，促进本公司仓库的各项工作。安全、高效、有序、合理地运作，特制定仓库管理方法。

一、物资供应计划二、设计最佳库存

1、主料：库存情况要根据生产订单、材料消耗定额、供应商状况、最短供货时间以及资金的周转情况等确定;

2、辅料：根据平时生产时的消耗量、最短供货时间、资金的周转情况等确定;

3、主料、辅料都必须在生产需要时给予满足，但又不能积压太多。

三、严格进库程序

1、所有物料进库前采购员必须要申请检验(或由仓库管理员兼检);

2、检验员必须认真负责。对物料质量进行严格把控，在数量上与仓管共同把关，实施监控;

3、物料进库时，仓库管理员必须凭送货单、检验合格单办理入库手续;

4、入库时，仓库管理员必须查点物资的数量、规格.型号、如发现物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。

5、未经办理入库手续的物资一律作待检物资处理放在待检区域内，经检验不合格的物资一律退回，放在暂放区域，同时必须在短期内通知经办人员负责处理。

6、一切原材料的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销，无税票的，其材料价格必须下浮到能补足扣税额为止。同时要注意审查发票的正确性和有效性。

7、入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材料明细账，并根据检验单等有效单据及时填开货到票未到收料单(在当月票到的可不开)，在收到发票后，冲销原货到票未到收料单，并开具材料票到收料单，月底将货到票未到材料清单上报财务。

8、收料单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致，如属票到抵冲的，应在备注栏中注明原入库时间。收料单上必须有保管员及经手人签字，并且字迹清楚。每批材料入库合计金额必须与发票上的不含税金额一致。

9、检验员对合格(质量、数量)的物料办理合格手续(或在入库单上签章);仓管办理相关的入库手续(入库单);

10、入库手续(入库单)一式三份，仓库一份、供应部门二份(一份存根、一份在财务结算时与发票一同交财务);

四、强化仓储管理

1、仓库保管员必须合理设置各类物资和产品的明细账簿和台账。

2、原材料仓库必须根据实际情况和各类原材料的性质、用途、类型分明别类建立相应的明细账、卡片;半成品、产成品应按照类型及规格型号设立明细账、卡片;

3、财务部门与仓库所建账簿及顺序编号必须互相统一，相互一致。合格品、逾期品、失效品、料废、返修品等应分别建账反映。

4、必须严格仓库管理规程进行日常操作，仓库保管员对当日发生的业务必须及时登记入账，做到日清日结，确保物料进出及结存数据的正确无误。

5、做好各类物料和产品的日常核查工作，仓库保管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点，并做到账、卡、物一致。如有变动及时向主管领导及相关职能部门反映，以便及时调整。

6、仓库通道出入口要保持畅通，仓库内要及时清理，保持整洁。

7、各种物料码放、搬运入库时应先内后外、先下后上;出库时应先外后内、先上后下，先进先出，防止坍塌伤人及损坏机械设施。各种物料不得抛掷。

8、供应部门必须根椐生产计划及仓库库存情况合理确定采购数量，并严格控制各类物资的库存量。

9、仓管员在月末结账前要与车间及相关部门做好物料进出的衔接工作，各相关部门的计算口径应保持一致，以保障成本核算的正确性。

10、必须正确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三个月以上积压物资报表、货到票未到材料明细表。每月日前上报财务及相关部门，并确保其正确无误。

11、库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。发现物料失少或质量上的问题(如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等)，应及时的用书面的形式向有关部门汇报。

12、仓库现场管理工作必须严格按照5S要求及各仓库的具体规定执行。

13、无关人员不得进入仓库管理人员办公室。

五、出库管理

1、各类材料的发出，原则上采用先进先出法。

2、物料(包括原材料、辅助材料等)出库时必须办理出库手续，并做到限额领料，各单位领用物料必须有单位主管领导和领料员的签字。

3、领取物料时，仓管员要在领料单上签字，核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后方可发料。

4、成品出库必须由相关部门开具销售发货单据，仓库管理人员凭盖有财务发货印章和业务部门负责人签字的发货单仓库联发货,并登记卡片。

5、领料单一式三份，领料单位一份、仓库二份(一份存根、一份交财务核算)。

六、仓管员工作职责

1、准确地做好材料进出仓库的帐务工作。

2、严格按照材质的验收要求做好材料验收工作。

3、不合订购要求的或不合格的材料坚决不予验收。

4、认真做好仓库月报、季报和年度报表。

5、认真做好仓库材料的分类摆放和保管工作。

6、认真做好仓库安全防范及仓库卫生工作。

7、认真做好仓库发料工作。发料原则：先进仓的料先发，旧废料根据实际情况合理利用。

8、认真做好退料工作。退料原则：经技术部确认后不合要求材料及时通知采购员退回供货商并报财务;车间的剩余材料及时回收仓库保管。

9、认真做好各车间材料使用的监控工作，避免重复领料和材料浪费。

10、认真做好手动工具和机具等借收登记工作。

11、有责任提出仓库管理的合理建议。

12、认真配合各单位(供应部门、车间)做好各项材料管理和保护工作。

仓库管理计划书20xx年已经来到，为了更好的做好新一年的仓库管理工作，在此，制定如下计划：

1)、注重形象，多参加一些公司组织的企业活动，每天保持朝气蓬勃的精神面貌面对工作。

2)、农业企业的竞争已到白热化，单一的工作技能不能满足顾客的需要，自己争取在新的一年里多加学习做到懂得更多，做得更好!

3)、多与同事沟通，保持良好的沟通方式，吸取好的建议。悉心听取领导的点评，对自己不好的做法即时予以改正。

4)、加强对自己的学习，真正掌握物品进、出、存的工作流程，使物品能起到物流顺利周转,同时也真正做到物尽其用,人尽其才的作用，使其仓库管理工作得到有效的改进。积极配合同事，对库存物品的积压进行整改，避免物品日期太长，促销部分呆滞物品，并改善仓库物品和堆放的紧缺现象。

5)、努力提高仓库管理水平，争取每月的工作失误次数≤1次。

6)、物品现场所有标识清晰，明确，对库存信息准确率达99.7%。

7)、对货品进仓库数量严把关,对于进货管理的不断完善与维持。

8)、时时做好仓库的6S工作，保持环境整洁，所存放的物料井然有序。

物料变更管理规范篇2

中铁集装箱兰州分公司铁路物流合同管理在市场意识、法律意识和契约意识等方面还存在不适应，主要表现如下。（1）物流合同签订不够严谨。由于物流经营管理人员合同法律知识较为欠缺，在签订过程中合同条款不全面、不完整，合同文字表述不够严谨，合同的执行标准及衡量标准不够明晰，在合同标的、文本格式、履行方式等方面存在漏洞，导致合同在执行过程中双方出现歧义[2]。例如，2013年在与某企业签订铁路集装箱全程物流合同时，签订时间签署为当天，但事后发现签订时间晚于约定合同生效时间，导致双方在费用结算上产生误解。后虽经协商重新补签了合同，但给企业形象和信誉造成一定的影响。（2）物流合同签约过程中存在乐观签约、“关系”签约的现象。一方面，由于合作双方合作时间较长或是洽谈融洽，觉得合同履行成为定局，往往不太注意违约责任，或是草草签署合同；另一方面，由于竞争激烈，有时会对暂不可行的合同条款采取先认同再协商的方式，对签约对象资信情况考察不细、法律关系模糊不清及风险评估缺失，给企业带来不必要的风险，一旦产生经济纠纷时，将会非常被动[3]。例如，2012年与某企业签订物流服务协议，负责货物到铁路车站至入箱前的全部服务，包括申报运输计划、货物清点、办理托运等。但是，在实际操作中遇到了极端连续大雨天气，发生了大量费用用于清理货物污迹和货物苫盖。由于合同细节条款没有明确，致使这部分费用的经济纠纷长达1年。（3）物流合同违约责任追究意识淡薄。有时出于长期合作的考虑，对一些较小的对方违约的物流合同纠纷采取听之任之的态度，使企业的一些合法利益没有得到有效保护，如在与一些个体企业合作时，对于出现的回款不及时等情况，多采取协商或垫资等方式解决，没有严格按照合同追究违约责任，致使在后期的合作中较为被动。（4）物流合同管理人员专业素养有待提高。由于没有专门的合同管理部门，致使部分物流合同的前期论证、合同签订、合同审核等业务均由经营管理人员包揽，因而从内部风险控制方面来讲，不能够做到相互牵制、相互分离。加之经营管理人员对物流合同管理意识相对淡薄，合同管理职责不够清晰，相关专业培训不足，致使经营管理人员缺乏必要的合同知识、实践经验和管理能力，从而在源头上无法做到物流合同的有效管理。

2加强铁路物流合同管理的对策

2.1完善物流合同会签制度

应根据铁路物流经营项目的合同金额、风险性、规模及重要程度等确定合同的重要等级，按等级确定合同会签审核流程。合同审核人员除了参与起草的经营管理人员外，还应包括总经理、副总经理、物流部经理、财务部经理、综合部经理和聘用法律顾问等人员。合同管理部门对签约方的合法性、资信状况、合同标的真实性、履约能力、履行合同的商业风险及其防范措施负责；物流业务部门对合同的可操作性、各环节成本、与合同有关的业务问题和技术问题的解决方法等负责；财务部门对合同的收、付条款负责，对票据、应收款、应付款额、资金准备、资金利用率及财务风险负责；法律顾问对合同的合法性、双方权利义务是否对等、合同结构是否完整负责[4]。通过从物流业务开发、现场作业环节、财务结算办理，以及合法合规审查等多层面的审核，将一些主要问题暴露在合同正式签订之前，再通过双方平等协商、互惠互利的谈判，使合同条款在精确性和灵活性之间取得平衡，有效降低铁路企业自身风险。

2.2超前防范物流合同风险

针对铁路物流企业特点，应超前界定在谈判、签订合同时的风险，提升化解风险的能力和水平。（1）加强客户的信用管理。签订合同前，应当认真准备有关资料，详细调查、了解对方当事人的主体资格、资信状况和履约能力。对于资信情况不明朗和操作不规范的个体企业，应尽量规避。可以通过经济业务往来建立客户档案，逐步充实客户资料，加强客户信用管理，切实做好风险评估，控制物流经营风险，保证铁路企业自身的经济利益。（2）及时抓好物流合同的变更。针对铁路运价变化、企业主体变更等应及时签订补充协议，对合同进行修改、变更或补充，确保物流合同的有效性和实效性，以更好地维护自身的合法权益。（3）使用物流合同示范文本。在条件允许时，应尽量采用铁路方制定的固定格式物流合同范本，把多年积累的物流经验、技术要求和法律行规规范化，使合同条款尽量考虑到合同双方的权利和义务，达到规避经营风险和维护铁路企业权益的目的。（4）聘请法律顾问对合同的合法性、双方权利义务是否对等、合同结构是否完整进行审核，确保合同条款的合法性。

2.3重视物流合同履行后续工作

物流合同的有效履行是企业取得收益和防范风险的重要环节。（1）注重实施阶段物流合同的交底。在合同签订后，分公司管理人员、项目部全体成员首先应熟悉合同的全部内容，明确合作过程中的风险、重点或关键性问题，以避免由于不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。（2）规范物流合同执行管理。合同生效以后，各部门应认真履行合同条款，及时兑现物流合同约定义务，跟踪物流合同实施过程中出现的各种问题，特别是当发生物流合同违约和影响物流合同履行的不可抗力事件时，应当在国家法律、铁路法规或物流合同规定的框架内采取措施，妥善解决[5]。（3）建立有效的信息交流沟通机制。物流合同从签订到履行直至结束的全过程都离不开充分的信息交流与沟通，有效的铁路物流合同管理应建立信息平台，以保证及时地进行交流，从而增强合作双方的相互理解，以保证物流合同的顺利实施[6]。（4）加强物流合同档案管理。物流合同经办人员办理完毕签订、变更、履行及解除的各项手续后，应将物流合同档案资料移交专职管理人员。除合同、变更、解约等书面协议外，在签约过程中谈判记录、可行性研究报告、对方当事人履约能力证明资料，以及双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料也一并移交，由合同管理人员统一建档立卷[7]。为提高合同管理的信息化程度，可以考虑采用专业的合同管理软件对铁路物流合同进行信息化管理。

2.4加强物流人员培训

物流合同管理人员业务素质的高低，直接影响着物流合同管理的质量。一方面，应建立健全铁路物流合同管理组织体系，选用好物流合同审查和管理人员，明确其在物流合同管理中所承担的责任，让物流合同有人管理，好管理，管理得好。另一方面，应加强铁路物流合同管理人员法律法规、现代物流管理等知识的培训，提升其思想水平、法制观念和业务能力，从而保证物流合同的签订质量，以维护企业合法权益[8]。

3结束语

物料变更管理规范篇3

关键词：ERP；物料管理；风险；内部控制

中图分类号：F275文献标识码：A

D企业是从事航空发动机零部件、汽车零部件生产和工业民用建筑开发施工的综合性股份制企业，是省高新技术企业。公司成立于2002年，2006年改制为民营为主体的有限责任公司。公司经营理念卓越、规范管理、诚信运作，为实现企业信息集成与共享，提升信息化管理水平，公司实施了ERP系统，采用了财务、成本控制、采购管理、库存管理、销售管理、生产制造等6个模块，从而将企业内部信息系统、供应链管理等有机的集成在一起，为企业经营决策提供了很大的支持。本文以D企业为例，介绍其在ERP环境下物料管理流程的设计与控制。

一、ERP及企业内部控制概述

ERP是EnterpriseResourcePlanning（企业资源计划）的缩写，是一个集合企业内部的所有资源并进行有效地计划和控制以达到最大效益的系统，它以业务流程为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计，能跨越职能领域的界限，实现整个企业信息的集成。[2]ERP系统的应用在很大程度上改变了企业原来的业务流程，实现了从采购到付款、从材料入库到投入使用的全面集成，可以对供应链上的所有环节进行有效的集成管理，打破了原来职能部门的分割，实现了跨职能部门的业务处理。

内部控制贯穿于企业运营的各个环节，是一系列为实现经营管理目标、组织内部经营活动而建立的各职能部门之间对业务活动进行组织、制约、考核和调节的程序和措施。其实施目的是为合理保证企业资产安全、合理保证企业经营管理合法合规、合理保证财务报告及相关信息真实完整、提高企业经营效率效果、促进企业实现发展战略。[3]

在ERP环境下，内部控制的整体目标没有改变，但是伴随着业务流程的改变则增加了一些具体的目标，如保证ERP系统的合法合规、保证ERP实施的安全保密、保证数据处理的准确度和效率等。ERP与内部控制的结合，使以往的控制模式发生改变，出现了前所未有的机遇和风险。

二、企业物料管理流程分析

物料管理落实到具体的业务时包括采购业务和存储业务。D企业在进行物料管理时涉及到5个部门：使用部门、采购部、价格室、财务部和仓储部。使用部门检查物料的剩余情况并报备给采购部，同时验收采购的物料是否合格合规；采购部利用电子平台对采购信息和供应商进行管理，编制采购计划；价格室掌握市场物料价格情况，负责审价；仓储部负责物料的收发及盘点；财务部参与合同的订立并录入合同，对物料的收发进行记账，负责付款。具体的业务流程如下：请购确定供应商确定采购价格订立采购合同交货验货入库付款物料保管与处置物料出库物料清查。

（一）请购

使用部门根据实际需求提出申请，采购部结合实际情况对申请进行初审并填制请购单。

（二）确定供应商

采购部采用公开招标的方式吸引供应商，并对供应商的产品、资信、经营状况等进行调查评估，选择合适的供应商。供应商确定后一般情况下不会更改，确需更改时经客户同意后重新选择供应商。

（三）确定采购价格

由采购人员上报采购价格给价格室，价格室根据掌握的价格数据及市场动态确定采购价格是否合适。

（四）订立采购合同

经以上步骤选择出合适的供应商后，采购部与供应商签订合同。财务人员将合同资料、订购单录入ERP，经选定的供应商信息、采购信息、付款信息等也同时由采购平台转入ERP系统。

（五）交货验货入库

供应商按照合同的规定价格时间地点供货，采购部门采购人员填制入库单，仓储部门验收货物并登记保管账。

（六）付款

企业采用后付款方式，在会计人员进行入库报销核算后，负责采购物料的采购部填制请款单，财务人员审核请款单、编制记账凭证、登帐，并跟踪款项。

（七）物料保管与处置

物料入库后由仓储部负责保管，并登记保管明细账。在保管过程中发现的问题，查明原因后有相应的部门、人员负责；需办理退货的，由原负责人办理。

（八）物料出库

根据生产或销售的需要发生出库业务时，由仓储部负责办理和记录。

（九）物料清查

每隔一定期间对物料进行清查，由财务部负责整个企业的资产清查，副部长制定盘点方案，财务副总审核合格后由财务部下发盘点通知给各部门，各部门依据方案进行盘点，填写盘点表上交会计审核，财务部汇总上报并编制清查报告、进行账务处理。

三、企业物料管理业务风险分析

（一）请购

这是采购的第一环节，关系到整个物料管理模块。然而在请购时却可能发生因采购负责人及使用部门人员主观或客观的因素造成的请购信息不真实、不正确的情况。这将影响着ERP系统中对物料管理控制的实施，是这一环节的风险。

（二）确定供应商

这是采购物料的必要环节，也是风险较大的一个环节，在此环节确定的供应商将与企业购买物资、付款等存在直接的利益关系。供应商的评估及选择可以在ERP系统内进行，但是录进ERP的数据是人为的。在选择供应商时可能会出现因供应商和采购负责人的不当关系而导致的供应商信息不准确及评估程序不恰当而导致的风险。

（三）确定采购价格及签订合同

价格的确定和合同的签订直接影响着企业的生产状况和资金使用情况。因合同的控制不足可能会出现采购过量或不足、质量不合格、价格不合理、品种规格不符、数量短缺等风险，价格控制的不足则会直接导致企业经济利益损失。除此之外还会出现在控制完善的情况下因录入ERP过程的疏忽而导致信息不一致或遗漏的风险。（四）交货验货入库

整体来说这一环节的风险相对较小，但仍可能发生入库物料在数量、质量、规格等方面不符合合同规定的情况。而入库单填制可能出现的错误在ERP系统中会自动检查，保证误差不超过其合理范围。

（五）付款

在付款时，采购人员可能会利用职务之便通过虚报请款数额而将采购货款占为己有，也可能会出现利用采购折扣，贪污折扣，而形成折扣风险。审批手续的不齐全也将导致付款的不合理。出纳根据请款单上数额通过银行票据系统开转账支票付款，所以还可能存在银行票据系统与ERP系统的数据不一致的风险。

（六）物料保管与处置

物料保管过程中，可能会出现物料收发记录混乱漏记的风险和物料保管不利导致物料损毁的风险。当意外出现进行处置时，可能会出现职责分工不明确，授权混乱而无法确认责任人的风险。

（七）物料出库

材料的出库应是企业需要而正当正事的出库，而企业员工可能会因自己的原因去调用材料或变卖材料，导致物料随意出库企业资产流失。

（八）物料清查

在物料清查过程中，可能会出现组织、范围、时间等因素不明确而造成的盘点延误信息不符的风险，并且可能会因清查流程不规范而难以达到清查应有的效果。

（九）ERP应用风险

除以上业务流程中的风险外，ERP在给企业提供便利的同时也存在着自身的风险。数据的所有权和访问权如果没有合理安全的权限限制，将会使一些重要数据变得透明化、公开化。在日常的业务操作中，因物料品种较多、工作人员的无意识错录、漏录数据和备份不当导致数据的丢失。同时还可能出现外部人员通过网络侵入到系统内，盗取企业数据资料的风险。

四、企业物料管理业务内部控制制度设计

（一）建立完善的授权审批制度

企业应建立合理的授权审批制度以保证业务的规范进行。建立严格的采购、存货分级、分类授权批准制度，明确审批人员授权批准流程、范围、方式、权限、责任，使授权有据可依。审批人应当根据授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理业务；对于审批人超越授权范围的业务，经办人员有权拒绝办理，并应及时向审批人的上级授权部门报告。对于非常大宗、特殊的采购业务，应当进行集体决策和审批或联签。当采购业务比较重要或技术性较强时，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批。对于重要存货处置业务，应当实行集体决策和审批或联签。

（二）建立健全的不相容职务分离制度

不相容的职务如果由同一人担任则串通舞弊或错误的机率将会大大增加。建立不相容职务分离控制要明确有关机构和岗位设置、岗位分工，明确规定职责权限；供应商的选择和评估分离，能避免在确定供应商时徇私作假；询价与采购的分离，可以防止采购价格的造假；物料的采购人员、保管人员、使用人员不同时负责会计记录，能有效防止收发货环节的舞弊；物料的保管人员不能担任清查盘点工作，这样能防止保管人员徇私舞弊虚报物料库存；保管记账与会计稽核分离等等。一般来说应分离的不相容职务有：授权审批与业务经办、业务经办与稽核、业务经办与记录、记录与保管、保管与清查等。在贯彻不相容职务分离的前提下可以设计一人一岗、一人多岗、多人一岗。

（三）建立具体业务的控制机制

1.请购环节。为防止请购单内容有误，要设置专人审核请购单，同时要做到使用部门领导、仓储部领导、财务部领导、采购部领导审批请购单，这样能保证请购客观实际、符合企业需要。设置采购单修改权限，防止外部及未授权人员篡改数据。

2.供应商确定环节。设置专门的供应商审批人员，对供应商的资格进行严格的审查，保证新加入的供应商在各方面都是可靠的。建立供应商数据库，及时更新供应商的数据信息，并对供应商进行考核，在合理的评分基础上对供应商进行评分存档，以作为选择供应商时的参考和保证决策的质量。

3.确定采购价格及签订合同环节。选择供应商的人员不得参与询价，这一点D企业进行了很好控制，设置了分离于财务部和采购部的价格室，专门进行价格的管理，保证了价格的合理、避免了企业资金的损失。在签订合同时，财务部采购会计要对采购文件中的各因素进行最后的把关审查，之后还应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入ERP系统，并负责原始合同资料的分类与保管。

4.交货验货入库环节。物料到货后，仓储部人员要根据请购单对采购物料的品种、数量、规格等进行检查，以免缺货或规格品种不合格，然后将物料编号录入系统。在录入系统这一环节，D企业做的并不是很到位，由于企业涉及的物料品种较多，申码时间长，致使录入工作不及时，以至于后来一部分物料批次不明确，影响账务处理。在入库之前，质检员要对收到的商品进行质量上的鉴定，以防质量不达标；对于不达标的物料应办理退货手续，这一步骤由原采购负责人负责。

5.付款环节。为防止不合理的付款致使企业资产流失，在付款之前应由采购人员填制请款单，财务人员参照原始凭证对请款进行审核，确保手续齐全、数额合理合规。之后财务人员进行账务处理，编制凭证登记入账。除正常付款外，企业也应建立赊购商品、预付账款或定金管理制度，并由专人跟踪、检查往来款项，并与供应商进行函证核对。

6.物料保管与处置环节。物料在入库时要进行登记并分类保管，以保证记录的连续性和管理的规范性。建立合理的保管制度，防止物料的非必要性损失。明确保管人员的责任，建立相应的责任追究机制。在保管过程中出现的废品，应查明原因明确责任，与其余物料分开存放，直至处置。

7.物料出库环节。为防止物料的不正当出库，应建立物料出库审核权限，保证物料领用的正确性。在出库凭证齐全合规的情况下办理出库业务，并与受领人当面核对、点清交付。

8.物料清查环节。为保证清查的顺利进行，应建立清查制度，明确清查的组织、范围、时间、方法、处理等措施，并组成不以保管人员为主的物料清查组，定期或不定期的对各类物料进行清查，确保账面余额与实际库存相等。在清查时还应检查存货的减值情况，向财务部门提供减值情况表以做账务处理。

（四）建立信息安全和维护控制

在使用ERP的环境下，ERP内的程序控制补充了制度控制，如系统会自动进行入库单与采购订单一致性的检查。[4]但是对于ERP的使用也应建立相应的控制。要保证ERP在启用模块使用的全面性，避免比如D企业在系统内录入的数码不全、次序混乱等问题。要建立严格的使用权限，来防止无授权人员乱入、篡改数据，并设置严格的上下级审核权限，这样上级不仅能检查业务的合理性，也能检查其数据是否正确。成立专业的技术小组对ERP系统进行维护和更新，防止外部人员侵入系统盗取数据，也能同步更新系统，保证系统运行的先进性。

物料变更管理规范篇4

在供电企业生产经营过程中，非常核心的一项内容就是物资管理，物资管理的质量，将会对供电企业的经济效益产生直接的影响，还会对供电企业的安全生产造成影响。目前，为了跟上时展的要求，各级供电企业开始大规模的建设和改造城市电网与农村电网，促使城市和农村电网建设水平与供电可靠性得到了大大的提高，同时，也保障了供电优质服务。的那是通过实践研究发现，在电网建设和改造过程中，涉及到诸多的物资，如变压器、电杆、开关、绝缘磁件等。因为管理水平不高，再加上ERP系统物资管理模块的不完善，导致有诸多问题出现于工程物资管理中。针对这种情况，就需要合理设计ERP系统软件，将其应用到供电企业物资管理中，以便促使供电企业获得更好的发展。

2.ERP系统在供电企业物资管理中的应用优势

一是有利于形成物资采购规模：通过实施集中采购，可以将集中采购的批量优势给充分发挥出来，而这也是电力企业物资供应管理一直追求的目标。通过ERP系统的实施，可以对属于物管部门直接集中采购的采购申请进行科学控制，将集中采购的资金优势以及价格优势给充分发挥出来。二是可以对业务流程进行优化，以便标准化管理物资采购工作：结合统一的物资供应管理标准业务流程模板，所有实施ERP的单位需要对物资供应管理体制进行理顺，对物资业务流程进行规范。在供电企业物资供应管理工作中，来组织、设计和实施ERP系统，可以重新整理和优化采购组织架构，以便对采购以及计划等岗位制衡机制进行较好的规范，促使物资的标准化管理得到实现。三是可以将材料消耗给真实反映出来，对企业成本核算进行规范：通过全面推广和应用ERP系统，电力企业物资部门在物资管理中，长期实行的计划价格计价方式就可以被抛弃掉，将移动加权平均价应用到物料主数据价格中，随着采购价格的变化，来更新和调整物资库存和物资供应，从而一致于市场价格，可以将库存物资价值给真实反映出来，这样使用单位的成本核算就可以更加顺利的开展下来，将材料消耗成本给真实的反映出来。四是可以更好的控制和管理供应商，对物资采购渠道进行规范：通过实施ERP系统，事前控制可以得到有效的实现。采购人员将申请提出来，物资管理部门进行线上审批和监控，采购人员方可以将采购订单创建于系统中，进而实施采购行为，这样对于那些随意网外采购行为，就可以进行较好的控制。另外，通过ERP系统的实施，可以实时监控相关数据，以便经营者做出更加科学的决策，同时，也可以共享库存信息，可以在SAP系统的任何终端上查看电力企业库存地的库存状况。

3.ERP系统软件在某供电企业物资管理中的应用

供电企业结合自身的实际情况，在ERP物资管理模块实施中，将自己的特点充分体现了出来：

一是实施统一的物料编码及主数据管理：为了保证系统中的物料等公用基础数据是准确和规范的，更好的集中管理和维护物料主数据，本电力公司将物料主数据申请、审核以及维护的相应操作流程实现于SPA系统中；结合物资本身的属性来进行物资分类，对物资标准进行了合理制定，在物料编码的过程中，借助于物料的基本特征来进行区分，为了避免一物多码问题的出现，在分类的基础上，还给出了物料特征，利用这些特征，确定出来的物料都是唯一的。因为电力行业涉及到较为繁多的物料品种，如果细化管理，就会有较为庞大的物料编码，因此，将10位流水码应用到物料主数据。

二是集中化的业务流程管理：在物资管理流程中，关键用户和实施方结合国网典设，进行调研分析以及蓝图设计之后，删减和修改了典设的流程，最后确立出来了30个业务流程，与公司物资管理特点所符合，如库存管理、采购管理、主数据管理等等，对系统中每一个角色的工作内容以及传递流程进行了明确。

三是根据不同的项目类型自动生成不同类型的采购申请：在物资采购环节中，采购申请发挥了巨大的作用；项目部门借助于SAPPS模块，就可以将采购申请自动生成，标准配置只能够对一种类型的采购申请进行生成，但是在实际的业务流程中，需要结合项目类型，生成差异化的采购申请，并且对不同的审批策略进行配置。本供电企业在ERP物资模块的实施过程中，通过一系列的强化措施，结合项目类型，可以对对应的采购申请进行自动生成，并且依据采购申请单据类型，来进行后续配置。

四是采购申请中采购策略的维护：在采购环节中，非常重要的一个依据就是采购策略，采购策略会对采购申请的审批流程起到决定作用，并且还会影响到后续的采购方式，因此，本供电公司在ERP系统的实施过程中，依据物资类别来对采购策略进行维护。本电力企业结合国网公司的相关规程，来对集中采购目录进行确定，如果在集中采购目录中，采购申请物料主数据的物料组为集中采购，那么就由省公司来对采购方式、供应商以及价格等统一确定，集中采购使采购业务做到真正的公平、公正、高效而及时。

物料变更管理规范篇5

关键词：ERP升级;策略性;功能;改进;提升;编码;科学性

DiscussiononenterpriseERPsystemimplementationstrategy

ZhangXiangjun

Cangzhougrouplimitedliabilitycompany

Abstract:withtherapiddevelopmentofenterprisesandenhancethemanagementlevel,TugunaxinERPsystemupgradeisneededtofacetheproblem.ContinuouslyupgradeERPsystemtobetteroperation,improveoperationalefficiency,toensurethattheentireenterprisechangingbusinessenvironmenttomaintainouredgeisChongzhongzhiisheavy.

Keywords:ERPupgrade;strategy;function;improvement;improvement;coding;scientificnature

随着企业发展迅速以及管理水平的提升，吐故纳新进行ERP升级是眼前急需面对的问题。

1、策略性的功能改进与提升

1.1在原有物资采购流程技术审核中，就发现了这么一个漏洞，采购计划员根据采购计划填写请购单，请购单经过计划处上报领导审批，审批后由采购计划员在请购单基础上生成采购订单，这个采购订单中的采购单价是自动从请购单中带出来的。但是，在采购订单中可以进行修改，本来这是为了方便采购员的工作，可是这就成为了管理上的漏洞，因为采购价格若有大变动的话，这个采购价格必须还要经过计划处上报领导重新审批确认。然而，有时采购员基于其它一些原因，没有重新向计划处去审批，而是直接在采购订单上进行更改，这就造成价格审批的严谨性和财务核查对账的复杂性。后来针对此工作情况提出了有针对性的解决方案，禁止采购员直接在采购订单上更改价格、月末对帐前财务人员要查看采购价格差异表（这张表中显示标准采购价格与实际采购价格之间的差异）等等手段，来提高对采购价格的管理控制。

1.2供应商的管理，企业采购一家供应商的产品，是综合其全面因素，不是完全以最低价格为基准。所以在采购供方审批中应该把供应商的详细资料贯穿到审批流中，以便每层审批都能了解到商家的具体情况，更好的把握采购到的物资。

1.3系统流程再造，原ERP系统中根据各个车间的需求计划报于物资采购部门，由采购计划员根据集团公司的大仓库（一级库）核查后进行采购，但其中忽略了车间库（二级库）的库存，可能其它车间还有已领用多余库存量，这样就造成物料的使用效率停滞，不能把企业的物料使用达到最佳化、合理化、规范化，从而造成流动资金堆积、资源浪费。究其因素增加系统流程节点，由车间根据需求在系统中按物料编码申请物料计划，在采购计划员节点处增加集团公司车间库（二级库）物料查询，对物料可进行集团公司大仓库（一级库）车间库（二级库）查询统计，合理分配、调配、采购物料。

2、基础档案物料编码的科学性改进

2.1.如果说系统是一个信息化巨人，那么数据(业务数据)就是它的血液，物料、供应商等基础数据（主数据）就是它的细胞。只有我们每个人都关注这些细胞的健康，我们的信息系统将来才会有强健的体魄。物料数据是企业管理的基础信息，也是企业ERP系统成功实施的重要基础。从小处说，准确清晰的物料信息是保证ERP系统正常运行的前提和基础；从大处说，物料数据的规范化程度体现出一个企业整体的管理水平，而且，一套有效实用的物料编码体系除了可以衡量企业物料管理的标准化程度以外，还可以有效降低物料管理的复杂度。

2.2.由于企业原工作因素造成的基础档案管理归属性，人员的变动，物资多样性而带来了物料编码不适用性，没有统一的一套编码，也没有唯一编码标准，结果存在以下问题：1）编码重复；2）个别码段容量不够；3）未规定录入与修改流程。每个部门负责编自己所需要的物料编码，其中每个部门的描述风格都有差异，导致整个集团在使用过程想查询到一个物料很困难，做统计报表更难。一个编码体系的基础，实际上是一个规范化的描述规则，没有这个基础，就不可能有好的编码。真正好的编码体系应当是建立在标准化工作的基础上，描述规则不精确，歧义性，自然会造成重复。

2.3.改进的物料编码体系设计的基本思路

2.3.1.物料分类设计思路

物料编码方案分类设计以《国民经济行业分类》（GB/T4754-2002）为蓝本，结合化工行业特点，并响应业务需求。物料的编码原则应遵循：可使用性、规则性、整理性、可扩展性、效率性、兼容性、综合性。一个编码体系的基础，实际上是一个规范化的描述规则，没有这个基础，就不可能有好的编码。

本编码方案将所有物料划分大、中、小三类。目前已确定的大类类别有49类，893个中类，4275个小类。

2、3.2编码技术方案

要做物料编码，首先就要确定编码思路：对于物料编码我们采用不带任何含义的纯流水编码，同时为了方便管理与使用，我们还启用了物料分类码，将物料分类码分配给物料编码。

将物料分类编码分为三级共6位。一级（大类）编码长2位，二级（中类）编码长2位，三级（小类）编码长2位。每级之间的关系是父级与子级的关系。

物料编码采用8位流水码，流水码没有意义，只代表唯一性。

我们知道，在利用现代信息化手段去控制物流时，物料编码的主要作用就是标识作用，只要符合唯一性的编码就是可以使用的编码，这种编码方式，可以在同样的物料容量下做到编码位数最短，码值利用率最高。物料分类码又帮助企业人员方便地从类别码找到某个范畴的物料。物料分类码与物料编码没有必然的联系，只是分配与被分配的关系，在这种编码思路指导下，最终的物料编码方案具备简单性、分类展开性、完整性、单一性、一贯性、可伸缩性、组织性、适应电脑管理、充足性、易记性等编码基本原则。

据圣经记载，耶稣罹难之时背上的十字架承载了过去一切的罪孽与苦难。同样，老ERP系统也是企业身上不得不背负的沉重十字架。随着时间的推移，老系统会越来越老化，效率也会越来越低。例如，十年前ERP系统用的是当时最新的技术，但从现在的眼光来看，旧的技术在解决同一个问题时表现实在很糟糕。虽然依赖老系统的熟悉情绪总是存在的，但其实我们更要接受老技术已经过时，不能再适应新的经营环境挑战的现实。事实上，不断升级ERP系统使其更好的运行，不断提升运行效率，确保在变化的经营环境中的保持优势才是重中之重。因此，当老系统难以适应企业管理模式的变化时，该升级的还是要主动升级，这是技术始终要为满足业务需求服务的核心原则。

参考文献：