文件管理范文

现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题，为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式，它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件，中心内的半现行文件只为形成单位服务，不向社会开放，文件在中心内只作过渡性保存，一部分期满后销毁，另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色，既不同于现行文件的处置，也不同于非现行文件的处置，过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件，完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它往往具备良好的文件管理硬件设施，稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物，从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担，又可以减轻档案主管部门的工作量，既能够承担起半现行文件的科学管理，方便形成单位的查找利用，又符合高效精简节约的原则，成效显著。也正因如此，文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是，文件中心并非万能，这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收一个地区内的各机关，那么对于这种文件中心吸收之外的单位，我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发，欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式，它同文件中心一样，其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位，而是按地区建立的社会化文件管理机构，并拥有人、财、物和管理自，同样完全代替各有关单位管理半现行文件，中心内的文件只有形成单位服务，不向社会开放，形成单位需要利用自己的文件时，它们应及时、迅速、准确地提供，且允许带回本单位使用，形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感到利用不便。所不同的是，商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿，而是实行有偿形式，要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决，而且以此来筹集，甚至还要盈余，创造一定的经济效益，因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何，商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色，完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点，因此它同文件中心一样，具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件，经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物，从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱，降低了文件管理费用。总之，商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿，同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位，它主要吸收那些不同进入文件中心，而自身管理既不具备条件又不经济的单位，商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的，在文件中心和商业性文件中心诞生之前，半现行文件管理首先是由本单位自身承担的，而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式，由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理，且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存，基层档案管理部门不是文件的最终归宿地，这些文件通常只为本单位服务，显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内，这使半现行文件与其用户间的距离“最近”，从而使半现行文件的方便利用达到了最优化，因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的，因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言，笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面，至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件，半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理，这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在，半现行文件数量较多时，建立自己的基层档案管理部门，配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者，购买必需的档案装具，提供必要的用房，再辅以健全的制度等，显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件，虽然这种模式并非社会化，但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置，尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小，半现行文件数量不多时，如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件，则问题显而易见：文件管理者往往采用兼职保同，变动频繁，队伍不够稳定，业务素质差，忙于其它工作，甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设，文件管理硬件设施较差，库房简陋等，这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件，如果硬是执行，再去满足要求，那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源，大大提高了文件管理代价，这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展，中外都形成有许多企事业档案馆，这种档案馆

不同于一般档案馆，它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构，其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理，又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门，将来可能发展为企事业档案馆，因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式，显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

文件管理范文

建立自己的规则

安装并启动后Belvedere自动转入后台运行，仅在系统通知栏上显示一个图标，要建立文件管理任务可以右键击该图标并选择“Manage”，通过下面介绍的步骤2和步骤3，设置好自动执行任务的时间间隔及删除文件后保存在回收站的时间等基本设置。

接下来的大部分设置将集中在“Folders”选项卡，通过选项卡左侧的列表可以添加和管理执行文件管理任务的文件夹，通过右侧的列表可以添加和管理针对指定文件夹的文件操作规则。单击左侧列表下方的“+”按钮并通过“浏览文件夹”对话框添加要管理的文件夹，在右侧列表下方单击“+”按钮添加一个文件操作规则，在“Createarule...”对话框中键入自定义的规则名称，并通过下方的下拉菜单选择过滤目标文件的条件，最后在“Dothefollowing”下拉菜单中选择希望对这些文件进行的操作。如果希望规则直接生效，则可以选中右上角的“Enabled”选项；如果希望管理的范围包括文件夹下的子文件，则可以选中“Recursive”选项。完成设置后，单击“Test”按钮可以检测当前编辑的规则执行的结果。

建立规则的经验技巧

要使用软件完成一些复杂的任务，需要巧妙地设置规则，首先建议在所有规则被允许使用前，都通过“Test”进行测试，避免出现错误而导致文件丢失。此外，对目标文件的操作应该避免直接使用“Deletefile”，改为利用“SendfiletoRecycleBin”将它们发送到回收站。

“Renamefile”由于只有有限的选项和没有任何通配符，在对一批文件进行操作时会不那么方便，所以可以考虑选择“Custom”并编辑一个简单的脚本命令来完成重命名的操作。其次，需要注意，通过“Size”选项以文件的大小过滤目标时必须以字节为单位输入。另外，如果同一个文件夹有多个文件操作规则，那么需要注意通过文件操作规则右侧的按钮调整好规则的执行顺序。

下载打开“Belvedere”的官方网站，在页面上找到并单击“Download”按钮下载和安装软件。

时间间隔通过“Preferences”选项卡的“Sleeptime”选项可以设置软件自动执行文件管理任务的时间间隔。

自动清空回收站在“RecycleBin”选项卡中选中“AllowBelvederetomanagemyRecycleBin”允许软件管理回收站，并在下方设置一个清空回收站的间隔，例如“2weeks”（2周）。

建立规则通过“Folders”左侧列表下的“+”按钮可以添加需要管理的文件夹，通过右侧列表下的“+”按钮可以添加对目标文件的操作规则。

分拣下载文件添加“Download”文件夹作为需要管理的文件夹，并添加规则，在下拉菜单中选择“Extension”，在后方的输入框中键入“PDF”，在“Dothefollowing”下拉菜单中选择操作“MoveFile”并设置移动文件的目标文件夹，这样就可以自动将下载文件夹中的“PDF”文件移动到指定的位置。

清空临时文件如果希望软件自动删除以“～”开头的Office文档的临时文件，则可以首先选择过滤条件“Namecontains”并在后方的输入框中键入“～”，再选择操作“SendfiletoRecycleBin”即可自动将目标文件夹中的Office文档的临时文件移动到回收站。

重命名文件要了解“Renamefile”操作可以使用的参数，通过“Help”菜单打开帮助文档并搜索“Renamefile”即可。

文件管理范文篇3

一、电子文件管理中存在的问题

1．公文信息网络的开通，改变了传统的发文模式，给电子文件的收集工作带来了困难。公文信息网络开通后，各单位、处室可直接从网上收、发文件，特别是以各处室名义下发的文件，不再由文书部门统一登记发放，而是由各处室自行办理，虽然每个部门将网上发送的文件打印一份纸质文件存档，但形成的电子文件却分散在各个部门，甚至个人手中，造成这些文件的丢失、损坏或泄密，从而增加了电子文件收集工作的难度。

2．会计电算化形成的电子文件不能及时归档。目前不少单位实行了会计电算化，并开始联网运行。但会计电算化后形成的电子文件并没有得到很好的管理，有的单位没有将会计工作形成的电子文件随会计纸质文件一并归档，而是存放在财务部门，由于这些部门没有专门的保管设施，造成了这部分电子文件的丢失或损坏，不利于电子文件的保管利用。还有些单位的财务部门因设备不到位或领导重视不够，没能及时将这些电子文件转存到软盘或光盘，而是储存在硬盘上，而这些电子文件常因病毒感染而破坏或因硬盘空间已满被删除，造成了电子文件的丢失。

3．档案管理软件与办公自动化及会计电算化软件没有形成有机的结合，给电子文件的利用带来了困难。在公文信息网络开发时，由于诸多原因该网络没有兼顾到档案部门，所以造成了现在的公文信息网络与档案部门使用的档案管理软件不兼容，不能真正实现文档一体化管理，无法对办公自动化产生的电子文件进行管理；同时档案管理系统在功能编制时，没有考虑到会计电算化的问题，只设计了会计档案案卷级录入、查询功能，不能达到会计档案数据级检索。与电算化软件不衔接，不能检索会计数据，影响了电子文件的利用，不能很好地发挥电子文件的作用。

4．账外文件（会议记录、领导的重要讲话稿等）及上级来文等文件材料如何转化成电子文件这一问题没有得到很好的解决，这也是影响电子文件管理的主要因素之一。

5．在电子文件管理方面没有一套切实可行的规章制度，给电子文件的管理带来被动。

6．人员素质满足不了电子文件管理的需要。

二、加强电子文件管理的几点意见

1．加强档案法规的宣传力度，提高人们对电子文件的认识，让他们认识到电子文件与纸档案同样重要，要注意保存，按时归档。

2．建立健全电子文件管理的各规章制度，包括：电子文件的收集范围、收集原则、分类编号办法、保管、利用等规定，做到集中统一管理，并使纸质档案与电子文件有机地结合起来，使电子文件管理工作做到有章可循。

3．结合本单位实际情况，使档案管理软件与办公自动化系统衔接起来，真正实现文档一体化管理。同时在编制档案管理系统时，与财务部门协作，对会计电算化软件中的数据进行有选择的利用，在财务部门进行会计档案交接时，一并将相应的会计数据库进行转存，这些数据库主要包括：会计凭证库、会计科目库、报表库等，然后档案部门再根据实际工作需要在数据库结构中添加保管地点、卷号等字段，将会计档案计算机管理与会计电算化有机地联系起来，为实现电子文件检索提供良好的条件。