档案安全管理细则篇1

第一章总则

第一条为有效规范**公司(以下简称“公司)廉政档案管理，进一步加强对领导班子和领导人员的管理和监督，促进领导人员廉洁从业，根据《中国共产党章程》、《党政领导干部选拔任用工作条例》(中共中央2014年1月印发)、《国有企业领导人员廉洁从业若干规定》(中办发〔2009〕26号)和《关于印发<**集团廉政档案管理办法(试行)的通知》(神华党组〔2015〕106号)，结合本单位实际，制定本办法。

第二条本办法规范了公司廉政档案工作的重要环节，明确了廉政档案的组织与职责、内容与收集、审核与归档、查阅与转递，以及档案使用等有关内容。

第三条本办法所称领导人员是指公司本部部门负责人(正、副经理)、各所属单位领导班子成员。本办法所称廉政档案是指对领导班子、领导人员在加强管理和监督过程中形成的，能够反映领导班子、领导人员党风廉政建设情况、遵守党纪政纪及廉洁自律状况的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

第四条廉政档案要按照“谁主管、谁负责的原则，严格按照干部管理权限逐级建立。领导人员要本着实事求是，认真负责的态度，如实填写和提供廉政档案需填报的内容，不得虚报或瞒报。

第五条本办法适用于公司本部及各子公司。

第二章组织与职责

第六条公司纪检监察部是廉政档案归口管理部门，应指定廉政档案的专门管理人员，建立相应的管理制度。廉政档案管理人员必须是中国共产党正式党员。

第七条公司纪检监察部负责指导并监督各所属单位廉政档案的管理工作。

第八条公司纪检监察部负责管理以下人员的廉政档案：

(一)公司本部部门负责人(正、副经理);

(二)各所属单位领导班子成员及任前须报公司备案的领导人员。

第九条廉政档案管理部门的职责。

(一)保管领导人员廉政档案;

(二)收集、鉴别和整理领导人员廉政档案材料;

(三)建立廉政档案名册，办理廉政档案的查阅、接收和转递手续;

(四)廉政档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续;

(五)做好廉政档案的安全、保密、保护工作。

第十条其他形成廉政档案部门的职责。

(一)形成廉政档案材料的有关单位(部门)，应在形成正式材料后的一个月内，按要求将材料送交公司纪检监察部归档。

(二)对在集团公司保管的廉政档案，各形成单位/部门应将所形成的归档材料及时报送公司纪检监察部，由公司纪检监察部报送集团公司归档。

第三章廉政档案内容与收集

第十一条廉政档案是反映和评价领导人员政治素质、道德品质、廉洁从业等情况的重要参考依据。廉政档案主要包括以下内容：

(一)信访、举报反映问题的核查结论，违规违纪问题的处理结论及其他相关奖惩情况。由纪检监察部填写;

(二)按规定填报个人廉政档案信息情况。如领导人员基本情况、领导人员礼品(金)上缴/拒收情况等。由本人如实填报;

(三)年度述职述廉中有关个人民主评议情况;违反人力资源工作纪律和规定情况。由人力资源部门提供;

(四)违反《国有企业领导人员廉洁从业若干规定》，受到惩处情况。由纪检监察部填写;

(五)自觉接受监督的情况;

(六)党风廉政建设责任制落实情况，由纪检监察部填写;

(七)其他需要记入廉政档案的情况。

第十二条对廉政档案实行动态管理，内容要根据以上发生情况的变化及时进行报送、更新、补充。

第四章廉政档案审核与归档

第十三条按照“谁提交、谁负责的原则，纪检、人事、审计等部门对各自提供的廉政档案内容进行审核、负责。本人填写的廉政档案材料经审核发现与事实不符或不清楚的，要求领导人员本人及相关负责部门对相关内容做出书面说明，并视情况进行调查，书面说明及调查情况一并进入领导人员廉政档案。

第十四条公司纪检监察部负责廉政档案的收集、整理，并按照干部管理权限及程序上报或存档。

第五章廉政档案整理与保管

第十五条廉政档案以书面立卷与计算机录入同步建立，由专人负责录入、管理。

第十六条廉政档案要求一人一卷，做到分类准确、编排有序、目录详细、格式统一。

第十七条根据安全、保密、便于查找的原则要求，对廉政档案应严密、科学保管。

(一)配备专门的廉政档案库房或档案柜，库房或档案柜应具备防火、防盗、防潮等安全防护条件，并经常进行检查;

(二)廉政档案保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决;

(三)档案柜的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并保管好钥匙;

(四)严禁任何个人私自保存、复制和销毁廉政档案。

第十八条各单位廉政档案原则上每年进行一次集中整理，并对廉政档案的管理工作进行总结，不断规范廉政档案的管理，充分发挥廉政档案的作用。

第六章廉政档案查阅与转递

第十九条廉政档案只可查阅，不得外借。查阅地点只限于在公司纪检监察部。

第二十条上级党委和纪检监察组织机构有权根据相关文件要求查阅下级领导人员的廉政档案;其他组织机构查询和使用廉政档案，须办理审批、登记手续，填写《查询审批表》(见附件1)，经公司纪委负责人批准后方可查询。查阅廉政档案时应严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。对廉政档案使用中的违纪违法行为，要严肃查处。

第二十一条廉政档案管理人员必须建立档案查阅(查询)台账，详细记录相关信息以备查验。

第二十二条在**集团系统内的领导人员的人事管理权限发生变更时，随人事管理关系同时办理转递手续，将其廉政档案转递给新的主管单位相应的廉政档案管理部门，转递廉政档案应遵守下列规定：

(一)廉政档案应通过机要转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带;

(二)对转出的廉政档案必须认真核对。转出的档案必须齐全完整，不得扣留或分批转出;

(三)转出、接收档案必须严格履行登记手续。转出档案必须详细填写《廉政档案转递通知/回执单》(见附件2)，与档案一道密封，加贴密封条并加盖密封章;

(四)接收单位要认真核对档案材料数量，确认无误后，将转入的档案详细登记，在转递通知单回执上盖章，将回执及时退回转出单位，转出单位应在一个月内将档案回执收回。

第七章廉政档案使用

第二十三条在以下情况时，领导人员廉政档案作为重要参考依据：

(一)对领导人员进行考察、推荐、提拔、任用、调动交流;

(二)对领导人员实施提醒谈话、诫勉谈话及采取组织措施;

(三)对领导人员进行年度考核、业绩评定、评优评先、表彰奖励。

第二十四条相关主责部门需要公司纪检监察部提供领导人员廉政档案情况证明时，须事先提出书面申请，由公司纪检监察部根据其廉政档案记录情况出具书面意见(见附件3)。

第八章附则

第二十五条所属各单位可根据本规定，结合实际情况，制定实施办法和细则。

第二十六条本办法由公司纪委负责解释。

第二十七条本规定自之日起施行。

附件：

1.企业管理人员廉洁从业登记表及填表说明

2.廉政档案查询审批表

档案安全管理细则篇2

档案开放利用安全监管体系研究

【摘要】本文就档案开放利用的安全监管体系的建立进行了研究与思考，从监管机构，规章制度、安全教育培训等方面进行了详细的阐述，以期能够为档案利用安全保障体系的建立添砖加瓦。

关键词档案；开放利用；安全；监管体系

建立科学有效的档案开放利用安全监管体系，有助于档案开放利用中的信息安全保障。科学的监管体系主要由监管机构、规章制度、安全教育培训几个方面构成。监管机构是确保整个监管体系发挥作用的基础，只有建立集中领导，分级管理的监管机构，负责各方面的监管工作，才能使得监管工作可以顺利落实；科学的法规制度是档案利用工作有序开展的依据，也是约束档案开放利用的准绳；常规性的安全教育与培训，能够促使所有档案工作者熟悉并掌握维护档案安全的知识与技能，强化其档案安全保护意识，为档案开放利用营造良好的、安全的环境，三者相辅相成，构成了档案开放利用安全监管体系。

一、建立安全监管机构

档案工作实行统一领导、分级管理原则。档案开放利用及安全保障必须在此方针政策下建立合理的监管机构体系。要使得安全监管发挥作用必须要建立一个分级制的科学、合理的监管机构，严密地监管体系能够促使档案在开发利用的同时安全得到最大程度的保护。从宏观上说，按照档案工作原则，应该建立从顶层到基层的监管体系。建立起从国家档案局到各地档案局，乃至各基层单位档案部门的档案安全监管体系。在国家档案局总体指导下对档案开放利用安全监管实施分级管理。一是国家档案局以档案法为依据，结合各类安全保障法规，在总体层面上组织建立部级档案监管部门，统一思想，全面领导全国档案安全监管工作。二是各省（市、自治区）档案监管部门在充分调研的基础上以部级档案监管机构要求为原则，结合各地区档案工作基础以及经济等因素，综合分析，建立一支高效的档案安全监管队伍，在国家档案安全监管部门的统一领导和监督下开展有针对性的档案安全监管工作；各基层档案部门或档案室要设立档案安全督察职能及岗位，对档案利用的全过程进行控制与监督。对于造成档案损毁的安全性事故要及时上报上级档案安全监管部门，对于下级档案安全监管部门上报的安全事故要实行跟踪制管理，实现档案安全监管工作的层层管理、层层落实，确保监管工作的顺利开展。

由于档案安全保障工作是档案管理过程中极其重要的部分，而档案的开放利用是档案工作的最终目的，二者既相辅相成又相互制衡，把握好开放利用与安全保障的尺度，使之达到一个平衡点，是档案工作健康持续发展的前提。因此档案开放利用的安全监管工作在档案管理工作中占有极其重要的地位，也是兼具严肃性、控制性等特点的工作，建议各级档案管理部门的负责人必须主管档案安全监管工作，从而确保档案安全监管工作有力实施。

二、建立完善安全监管制度

规范的制度是档案安全监管工作开展的基础和依据，在科学

的监管机构的监督下，落实档案利用安全监管工作还需要建立完善的规章制度，在制度的实行过程中，要对规章制度的执行进行有效的监督和考核，从而使档案的开放利用工作都在相应的安全保障制度的规范下进行。我们应在现有的档案管理制度框架下，以各档案部门现有状况为基础，对照当前档案利用工作中出现的安全问题，对已经制订的多种规章制度进行认真研究和反复修改，及时完善各项安全监管制度。全面合理的规章制度可以包含以下几个内容：一是对各级档案人员实行档案利用信息安全保障责任制，根据职责内容及范围，签订不同层面的保密责任书，以确保档案在利用的过程中，信息安全能够得到各方位全面的保障，从而使得监管工作责任能落实到位，全面实施。二是强化和细化档案利用安全保障制度，全面细化规范化各类登记程序，使借阅、查阅、归卷等档案管理过程更具安全性；充分利用现代技术手段对档案利用过程实行安全监控与保障，力争在档案利用时对档案的安全威胁降到最低程度。三是建立完善的出入库登记制度；利用计算机、高射频、系统集成等技术实现严密有保障的档案出入库工作，从而保障档案利用中的出入库安全。四是完善各类档案在保密件利用、数字化外包、各类载体档案保管保存、维修保护等方面的规章制度。

三、定期开展规律性的安全培训与学习

在档案开放利用的信息安全保障工作中，人员的安全意识以及安全保护知识的全面性对档案利用的安全保障具有至关重要的作用。加强各级档案工作者对各项安全保障标准的熟悉程度，加深其对各项规章制度的理解和认识，提高各类档案工作者对档案安全保障的执行能力。同时还应不断提高档案管理人员的综合素质。从而最大限度地避免档案工作人员在档案利用工作中因相关安全知识储备不足而威胁到档案信息安全。

参考文献：

[1]张艳欣.档案安全保障管理机制的构建[J].档案管理，2010(5).

[2]刘俊玲.档案开放利用的信息安全保障研究[D].安徽大学硕士论文，2012（4）.

[3]刘耿生.档案开发与利用教程[M].北京：中国人民大学出版社，2010.

档案安全管理细则篇3

关键词：档案保管；档案保密；石油化工行业；分析

档案保管，就是档案库房对档案进行系统存放和安全保护的工作。档案保管的基本任务和要求是确保档案的完整与安全，为档案的调用与处理做好充足的准备。档案保密是档案保管的核心环节。[1]石油化工行业的档案保密问题不仅涉及到国家对其行业的具体调整，更触及到我国的重要的军事机密。因此，在石油化工行业的档案的保管过程中，档案的保密问题是重中之重，档案管理部门应予以严格对待。

要确保石油化工行业的档案在保管过程中做到完整、准确、系统和安全，需要针对档案库房的建设、档案管理人员的责任问题以及档案的调阅与归还进行详细的规定与落实。本文针对以上问题进行了分析。

1对档案库房进行重点管理

档案库房作为保存、管理档案的重要场所，在档案的保管过程中需要对其进行科学、正确的管理。首先，根据国家对于档案库房的建造要求，进行档案库房建造。档案库房的建造应避开人员密集区，同时与人员的办公场、图书阅览室等保持合理的距离，以便保持档案库房周边环境的干净。其次，在库房门窗的选择上，应选择安全程度与牢固程度均较高的门窗，并按照国家标准的要求进行特殊处理。再次，对于档案库房内所需的公物例如文档橱、材料柜等，应在符合国家标准的要求下进行采购，[2]原则上应当便于档案的存放与调阅，同时，采购清单与采购的账目也应及时上报，并对档案库房内公物的规格等基本信息、采购员、采购厂家等问题进行及时、详细的登记。

2提高档案管理人员的行业水平与个人素质

档案管理人员在日常工作中会触及不同密级的档案，就石油化工行业来说，档案的内容大到国家对于石油化工行业在重要军事活动中的调配、规划，小到日常汽油、柴油等油类市场价格的调整与管理，都关系到我国经济、军事、社会和民生。因此，作为档案的直接接触者，档案管理人员在档案的完整、准确、系统和安全上具有第一位的责任。据此，要从档案管理人员自身抓起，保障档案的保密性。

提高档案管理人员的行业道德水平和个人素质，政府行政部门要按时组织培训人员向档案管理人员普及档案保密问题的重要性与必要性，加深管理员对于档案管理与保密工作的重视程度。档案管理人员要在工作与日常生活中规范自己的言行，将档案保密的重要性与原则牢记于心，防止在各种场合时在无意中将档案内容或档案信息向外界泄露出去，以免对档案的安全与完整造成威胁。同时，按时对档案管理人员进行必要的普法工作，档案管理人员应当就国家颁布的《保密法》中涉及到档案保密工作的法律法规进行学习，明确档案管理人员的义务与责任。

提高档案管理人员的档案管理水平。认真对待档案管理的每一个环节，在保密过程中要做到精细入微、精益求精，以防出现任何细微的差错而影响档案的安全性与完整性。在管理过程中，管理人员要做到精神上的高度集中，责任上的高度负责，规范管理程序，将档案管理的每一步都落实在规定上，严格按照规定办事。另外，需要将人工整理与数字化管理技术相结合，双管齐下，避免单纯的人工管理档案带来的错误与漏洞，促进档案管理的数字化与科技化，提高档案的管理水平与保密程度。

3科学管理不同密级的档案

在档案管理的过程中，要根据档案的来源、时间、内容等特征，对现有的档案进行有层次的区分，并建立相应的管理体系。在档案密级的划分上，主要分为绝密、机密、秘密、内部四类，对于不同档案的不同的保密程度，根据档案的密级进行科学的管理。石油化工行业的档案，内容上主要涉及到国家石油、石化工业年度和中、长期发展规划的主要经济技术指标和重大政策措施的档案应属于绝密档案，此类档案应严格按规定、手续进行在查阅、调出、销毁等管理程序上办理，各个程序的进行必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人不经批准无喽愿美嗟蛋附行调阅。绝密档案在查阅、调出等使用程序完毕后应及时对档案进行清对、检查，保证绝密档案的完整性、绝密性与科学性，如若在检查过程中发现档案出现失密、泄密问题，应及时核查问题原因，进行及时的补救。[3]

4做好档案库房的出入与档案的调用记录

制定严格的库房准入规则，并做好人员的出入情况记录。除了档案管理人员在上级的批准下可以持有效证件出入库房外，任何人一律不准擅自出入档案库房。档案管理人员出入库房也要在出入记录上做好严格的登记，不仅仅要对出入库房的人员信息进行记录，还要对人员出入档案库房的理由或任务进行详细的登记。必要时为了保障库房的安全，可以在库房内安装摄像头等监控设备，对库房内的情况尽心实时的监控，以备在出现特殊情况时采取及时的补救措施。

对档案的调用，应先向上级报告，经批准后，再由相关人员持有已经填好的《档案资料借阅申请表》交付给档案管理人员，在确定借阅后，管理人员应做好在《档案借阅登记表》上的准确记录，然后，调出相应的档案资料交付给借阅方。借阅方要在规定的时间内将档案归还，档案管理人员要做好档案的清点与核对，防止出现漏还或错还的情况。并将归还信息及时录入《档案借阅登记表》，借阅人需在此表上签字确认已归还档案。最后，档案管理人员要对已归还的档案资料进行整理，重新归档。[4]

最后，档案管理人员应有规律地对现存的档案资料进行查缺补漏，并及时对保存时间过长的档案资料进行翻新等工作，防止有价值的资料在束之高阁的情况下被淘汰。

5结语

保密工作是档案管理中的核心环节，做好对于包含着国家机密与经济数据的石油化工行业档案的保密工作，不仅仅是对其档案完整、准确、系统和安全的确保，更有利于档案资料的使用与查阅，更好地服务于石油化工行业与企业的发展。

参考文献

[1]张蓓丽.略谈档案和保密[J]北京档案.2012（5）

[2]杨海生.浅析如何做好档案管理工作[J].山东社会科学2012

档案安全管理细则篇4

(一)对城建档案数字化工作的认识不全面,观念落后

城建档案数字化不只是将城建档案信息从传统载体转化为数字化载体那么简单。数字化后形成的城建档案信息与传统载体的城建档案信息内容虽然相同,但毕竟载体形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。数字化后的城建档案信息在计算机环境下,通过数据库管理系统和网络通信技术等现代化数字信息管理手段进行管理,能够给城建档案信息资源带来更高的管理效率和更大的利用价值。如果对城建档案数字化建设认识不全面,对计算机信息管理相关功能缺乏清楚的认识;不能按照计算机信息管理系统建设的要求进行规划,就会造成建设初期因缺乏规划,无法充分发挥作用。事后还要进行再次建设,从而使投入资源严重浪费。

(二)基础条件限制,对城建档案数字化水平和质量产生根本的影响

城建档案数字化工作是一项复杂的系统工程,需要一定的基础条件作为保证,如人员、技术、设备和经费等。由于受到单位幵展城建档案数字化工作基础条件的限制,城建档案数字化工作的水平必然会受到一定的影响。

(三)城建档案数字化标准和规范有待细化

在城建档案工作中,建立城建档案行业的法律法规及标准规范一直是城建档案管理的重要工作之一。有关档案数字化的国家标准目前只有由国家档案局于2005年4月的《纸质档案数字化技术规范》和2009年11日的《缩微胶片档案数字化技术规范》是直接针对档案数字化工作的。这两个标准都属于行业标准,对档案数字化工作提出了原则性规定,具有一定的指导意义。但是,在实际工作中,仅仅依靠这两个标准是不够的。还需要制定符合实际情况的具体标准和规范。比如有关城建档案数字化工作实施的细则、有关城建档案数字化的流程及工作要点和质量管理办法等。以便强化数字化工作中的技术要求和安全保障,这样才有助于城建档案数字化工作质量的控制。

(四)城建档案数字化人员素质有待提高

在城建档案数字化建设中需要各类专业人员的参与,人员素质的高低直接影响着城建档案数字化的质量。其中主要的是城建档案管理人员和城建档案数字化加工人员的素质对城建档案数字化工作的影响最大。

(五)安全问题直接影响

城建档案数字化的质量城建档案数字化工作中存在着安全问题主要来源于两个方面,其一是加工过程中对实体城建档案的安全问题,其二是计算机及网络安全对城建档案信息资源安全的影响。在城建档案数字化加工过程中,很多环节都需要直接接触城建档案原件。安全工作不仅在于城建档案原件的物理安全,也包括城建档案信息内容的安全,也就是不能泄密。城建档案数字化加工成果是存储在计算机数据库中的,成果的管理和利用需要在计算机系统中和网络环境下进行,这就涉及到计算机及网络安全问题。包括:系统的安全、病毒的防范、非法入侵的预防等。

二、城建档案数字化质量控制中问题的对策

(一)采取措施保障

城建档案数字化的基础条件城建档案数字化离不幵相关基础条件的保障。没有良好基础条件作保障,城建档案数字化的质量难以提高。基础条件提高的主要方法是通过城建档案部门依据国家制定的相关法律法规,积极幵展城建档案工作,加强城建档案工作宣传,获得社会用户和各级领导部门支持。目前国家对城建档案工作十分重视,制定了大量有关城建档案工作的法律法规。例如《重大建设项目城建档案验收办法》中规定,“项目城建档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经城建档案验收或城建档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目竣工验收”。《中华人民共和国行业标准科学技术研究课题城建档案管理规范》规定“科技管理部门在下达科研计划时,同时向课题组下达建档任务。城建档案部门负责对建档工作进行监督、指导”。这些要求使得各级领导对城建档案工作的重视程度加大。

(二)做好城建档案数字化建设前期调研与组织规划

1.开展馆藏城建档案情况调研

馆藏城建档案信息调查是开展城建档案数字化的前期工作之一。主要是对实体馆藏城建档案的管理情况进行洋细调研。进行城建档案数字化的一个重要目的就是为用户提供更加方面快捷、高质量的城建档案信息服务。

2.正确选择数字化软件选择

城建档案数字化管理软件是城建档案数字化工作的一项重要环节。也是城建档案数字化建设之后,城建档案部门开展城建档案管理和服务的基础。因此,应当根据单位或部门对城建档案数字化所需要达到的目标,结合各个城建档案管理软件开发部门开发的城建档案管理软件的技术特性正确选择。一般应选择市场上较为成熟的管理软件。因为这些管理软件代表了城建档案数字化管理的最新技术。适合于今后对城建档案数据资源的迁移和通过网络进行交换。另外,还应考虑到城建档案管理部门的规模。在选择城建档案管理系统时就应当选择功能各自独立,操作时只显示相关功能界面的软件。这样也符合在城建档案管理和利用时加强城建档案信息的安全保密的要求。

3.正确确定城建档案数字化加工范围

城建档案数字化建设工作量大,投入资金多。必须按照一定的原则划定城建档案数字化加工的范围。《中华人民共和国行业标准纸质城建档案数字化技术规范》对城建档案数字化对象的确定原则是“应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认,只有符合一定要求的纸质城建档案文献才能进行数字化。”其中的原则包括:符合国家法律法规的原则、价值性原则。价值原则主要指“应永久或长期保存的、社会利用价值高的城建档案可列入数字化加工的范围制定合理的城建档案数字化加工方案城建档案数字化加工工作开展之前应该制定合理的加工方案。使参与加工工作的人员了解整个加工工作有哪些阶段;明确每一阶段要完成的任务、完成每一项任务所需要的设备和质量要求;以及达到要求应采取的措施。加工流程的制定应当根据前期调研所了解的馆藏城建档案情况、城建档案数字化加工的方式、设备和人员等情况制定。

4.依据国家制定的标准

结合实际设定相应加工标准和参数依据国家制定的标准,结合实际设定符合本单位实际需要的标准和相应参数,建立规章制度是城建档案数字化质量控制的又一关键。目前,国家制定的档案数字化标准有《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片档案数字化技术规范》。在实际工作中应以国家标准为依据,制定符合本单位实际的城建档案数字化具体标准和规范以及相应参数。标准和参数的设定应充分考虑到本单位工作情况、数字化管理软件的功能等。但是,现在的计算机技术已经有了巨大发展,计算机存储容量发展到T时代;用户对数字化后的城建档案原件的利用要求也会有所提高。如果仍然按最低标准参数的设置进行扫描,有可能不利于今后的管理和利用。应当根据城建档案部门城建档案数字化基础条件,用户需求的情况,对具体城建档案扫描参数做适当调整。以满足管理和利用需求为基础。

5.加强城建档案从业人员的培训

提高业务素质城建档案数字化工作中人员素质的高低直接影响数字化建设的质量。为保证数字化工作能高质量完成。必须在开展工作之前对从业人员进行一定的培训。参与城建档案数字化工作的人员一般包括两部分。一是城建档案管理人员,二是城建档案加工人员。针对不同人员应采取不同的培训内容。对从事城建档案管理工作多年,特别是对于传统载体城建档案的管理,具有一定的管理基础的城建档案管理人员的培训,主要是加强应用新技术设备和城建档案管理软件的能力。同时,注重加强城建档案管理人员的职业道德和责任心的教育。城建档案数字化加工人员一般都具有一定的计算机操作和数据库应用能力。针对他们的培训内容主要是有关城建档案管理的基本知识,以及数字化加工过程中相关参数和要求控制方法等。使他们能够依据制定好的数字化加工标准和参数开展工作,减少著录、分类、扫描等方面的错误。同时,加强城建档案工作安全意识方面的教育。

6.加强城建档案数字化安全管理制度和方法的制定

工作城建档案数字化加工过程中应重视安全问题。加强安全管理,防止城建档案信息在加工过程中受到损害和泄密是做好城建档案数字化加工工作的重要环节。应从管理和技术两方面采取措施。首先,加强规章制度的建设。其次,采取措施从技术手段上保证城建档案的安全保密工作。例如使城建档案数字化系统服务器和客户端计算机与外网实现物理隔绝。防止网络入侵和黑客攻击;加强计算机病毒的检查;对城建档案数据库进行定期备份。另外,严格选拔数字化加工人员。要求参与城建档案数字化工作的人员具有责任心和较强业务素质。对数字化城建档案加工和管理中存在的安全隐患有清楚的认识。

(三)做好城建档案数字化转换的前期整理工作

城建档案进行数字化加工的首要工作是对传统载体城建档案的整理,这是顺利开展城建档案数字化转换的前提条件。主要工作包括:城建档案鉴定、城建档案修复和城建档案规范化。城建档案鉴定主要是依据以确定的城建档案数字化加工范围,对具体城建档案进行鉴定。将具有较高价值、有特色或利用率高、需求大的城建档案挑选出来,作为数字化加工的对象。

(四)加强城建档案数字化各环节的登记制度

城建档案数字化工作环节较多,每一环节的质量都对下一环节和整个加工成果具有重要影响,为保证每一环节工作质量。在加丁.的各环节都应该建立登记制度。例如在城建档案整理过程结束后填写《纸质城建档案数字化加工过程交接登记表》,详细记录城建档案整理后每份文件的起始页号和页数。在城建档案扫描工作结束后应填写《纸质城建档案数字化转换过程交接登记表》,登记扫描的页数,使实际扫描页数与城建档案整理时填写的文件页数一致。

(五)加强各个环节检查、监督、验收及评估

城建档案数字化工作幵展过程中,需要对工作流程中各个环节进行检查、监督、验收及评估。这是城建档案数字化质量控制的重要环节,也是保证城建档案数字化成果质量的关键手段。通过检查和监督可以保证城建档案数字化工作的各个环节能够按照预先设定的技术要求正常进行,对出现的问题能够及时发现并通过调整各项参数等方式加以解决。验收包括各环节的验收和总体验收。各环节的验收保证了交往下一环节的工作能正常开展。总体验收是保证加工成果能满足城建档案管理和利用的要求。评估工作是对整个数字化过程中,城建档案的扫描质量、城建档案信息的真实完整性、城建档案数字化成果等通过制定评价指标、评价标准等进行综合测试和评价。

(六)注重城建档案信息的深层次加工

城建档案从传统载体转化为数字载体的过程中,应注意城建档案信息的深层次加工问题。不能将城建档案数字化工作简单化、形式化。城建档案数字化的目的是为了更好的管理城建档案,并为用户提供更方便的利用条件。在城建档案数字化加工过程中完善城建档案著录信息,是对城建档案深层次加工的一个重要手段。通常情况下城建档案著录主要内容包括:文件名称、责任者、文号、页号等。城建档案数字化中如果仅是将这些信息转化到数据库中,就很难满足用户的需求。也不能完全体现出数字化后著录信息对城建档案工作带来的更多优势。城建档案数字化应充分体现计算机数字库管理系统对信息管理所带来的优势。城建档案数据库管理系统通过元数据对城建档案信息进行描述。可以表现城建档案文件的来源机构的层次关系,也可以通过主题标引实现城建档案文件事由方面的集中。因此,在城建档案数字化加工中应该加强对城建档案著录信息的关注度。通过著录来描述城建档案文件之间的深层次的联系。提高城建档案信息的利用价值。特别是对主题标引信息描述,因为通过主题标引可以增加对城建档案信息背景的描述,对用户的检索具有特别的意义。

三、结束

档案安全管理细则篇5

新建档案馆消毒系统的建立方法

新建档案馆档案消毒系统是指在新建档案馆过程中，通过设计安装消毒室及消毒设备，实现档案实时消毒、档案库房消毒净化、专门档案消毒处理等功能的多功能杀虫灭菌系统。该系统在运行上隶属于档案保护部门，涵盖档案接收消毒、档案调阅消毒、档案库房的预防性消毒、档案突发事件后的抢救消毒等一系列工作。

1.消毒系统建立的原则

科学原则。当前，新建档案馆的建筑、装备都是现代化的，这就要求新馆档案消毒系统的建立必须坚持科学的原则，系统各种消毒功能的设计要合理、专业、先进、系统，并要与传统档案管理工作协调一致。

高效原则。新建档案馆档案消毒系统的功能应是全方位、立体的，应与档案管理工作各个环节同步进行。消毒设备的安装、档案消毒工作的开展都应与传统档案管理工作相结合，做到相互协调，省时高效。

质量原则。档案消毒设备的选择要认真进行调研，根据本地区、本单位的实际情况，选择技术先进、质量高的专业档案消毒设备，保证档案消毒的质量。

安全原则。档案消毒安全是新建档案馆档案消毒系统建立的关键，在坚持档案消毒科学、高效、质量原则的同时，必须更加强调档案消毒“安全原则”，在保证档案实体消毒安全的同时，也要保护好我们的档案工作者和周围环境，实现“绿色消毒”。

2.消毒系统建立的具体方法

(1)档案实时消毒

档案实时消毒是指在档案接收、利用时，对档案进行同步消毒的方法，通常在独立的档案消毒室进行，在新馆建设时，一般将档案消毒室设计在档案接待阅览大厅附近，这样便于日常消毒工作进行。档案消毒室建设时，应安装独立的通风系统，并保证房间有可以打开的窗户，便于通风换气。档案实时消毒应该选择安装高效、专业，操作方便的消毒设备，消毒设备包括档案灭菌设备和档案杀虫设备。

“档案消毒仓系统”是专门为综合档案馆研制的杀灭有害微生物的消毒设备，主要解决综合档案馆档案接收、利用过程中实时消毒的问题。该系统包括实施消毒的柜体和若干装载运送档案的档案运输车；该系统采用的消毒方法是臭氧法加药物熏蒸法，这种方法一方面提高了灭菌率，另一方面缩短了灭菌时间。“档案消毒仓系统”的消毒柜体可安装于消毒室中，档案运输车可用来承装、运送待消毒的档案。平时将档案运输车放置于接收处或阅览大厅，工作人员随时可将接收或利用后返回的档案放置于档案运输车上，装满后，可将档案运输车推回消毒室，推进消毒仓进行消毒。消毒结束后，将档案运输车拉出，然后直接推到档案库房，将档案拿下放入档案密集架中。综合档案馆安装“档案消毒仓系统”可使档案消毒工作与档案利用、接收工作同步进行。

档案实时消毒为解决档案杀虫问题，还可以选择“档案真空充氮杀虫机”。“真空充氮杀虫机”由压力容器、真空泵、氮气瓶和控制电器组成，将该设备安装于消毒室，可对新接收进馆的档案进行杀虫消毒。其工作原理是利用真空泵将杀虫容器中的空气抽出，空气的抽出使容器内的氧气含量极少，然后充入氮气，档案害虫在缺氧的情况下经过一定时间就会致死，达到杀虫的目的。

“冷冻真空干燥灭菌机”也是一种除霉和杀虫的消毒设备。由于有害微生物抵御低温的能力很低，在密闭的容器中，长时间处于0℃以下，一般20℃，大约48小时，有害微生物将有80％～90％被冷冻致死。其原理是，在温度降至0℃以下经过一定时间后，有害微生物的细胞原生质内的水分子就会结冰，机械性挤压或划擦细胞壁，造成细胞死亡，这种灭菌的效果与冷冻的时间和制冷的温度有关。

(2)档案库房的消毒净化

对于新建档案馆，档案库房的空调系统、空气净化系统是不可缺少的，在新馆建设的过程中，设计人员往往将这部分功能与大厦整体空调一并考虑，导致档案库房的净化缺乏专业性，并且通常都没有安装消毒装置。档案库房的净化必须与消毒结合，技术方法融合兼顾，可起到“事半功倍”的效果。在空间分布和功能实现上，档案库房的净化和消毒应该具有多方位、多层次、多功能的特点。

档案库房门的风淋装置是档案库房环境的卫士，它消除了进入档案库房空气、人员、物品携带有害微生物和害虫的隐患。风淋室的结构采用发泡隔热彩色壁板及铝合金构件或不锈钢装备制成，配置离心通风机及中效、高效空气过滤器。风淋室的工作原理是环境空气通过离心通风机的作用经中效空气过滤器进入静压箱，再经高效空气过滤器过滤后，洁净空气从喷嘴高速喷出，可有效吹除人体或携带物品表面附着的尘埃，吹下的尘埃回收进中效过滤器，再循环吹出，防止未经净化的空气进入库房。

档案库房空气净化、消毒系统是档案库房定期净化、消毒的综合系统，它既可以库房环境的洁净，也可对档案表面进行消毒。档案库房净化系统应该安装于库房通风管道的送风口。空气净化、消毒系统由空气尘埃过滤装置、空气化学吸附装置和空气消毒装置组成，空气过滤由中效袋式过滤和无隔板高效过滤器组成，有的还装有静电过滤器。初效空气过滤器可捕捉5μm以上的颗粒尘埃。中效过滤器可捕捉1―5μm颗粒尘埃，高效过滤器可捕捉1μm以下的颗粒尘埃及各种悬浮物。化学吸附装置其吸附层由光阻媒、高效活性等化学吸附材料组成，可吸附空气中的苯、甲醛、硫化物、一氧化碳等分子及有害微生物。空气消毒装置包括两种，一种是高频电子臭氧发生装置产生臭氧，另一种是在空气管道中放置紫外线灯管进行紫外线照射，可对空气和档案表面的有害微生物进行杀灭。

(3)新型载体档案的防霉抑霉

新型载体档案的照片底片、磁带、光盘的片基都是聚酯塑料，对空气尘埃具有一定的吸附作用，容易生霉。各种新型载体档案的结构层和化学成分决定了其保管都是在低温、低湿环境中，但有差异。这就要求我们在新馆建设的规划过程中，应该设计独立于纸质档案库房的专门的新型载体档案库房，做好新型载体档案的库房温、湿度控制和空气净化消毒。新型载体的保管环境可参照如下标准：黑白底片’缩微胶片保管的温度不超过21℃，相对湿度变化范围20％～30％；磁性载体保管的温度应该在15～27℃、相对湿度40％-60％；光

盘保管的温度变化范围4～20℃，相对湿度变化范围20％～50％。

新型载体档案库房应该建立更加严格的温、湿度自动监控系统，感光材料档案、磁性材料档案和光盘档案应分区保管，环境条件分区控制，并做好各分区的空气净化消毒，这样既可实现档案的防霉、抑霉，又可防止档案的老化。

(4)专门档案消毒处理

专门档案消毒处理是专门用于杀灭、清除处理一些严重霉变档案中的霉菌，这些档案上的霉菌用一般消毒设备和方法不可能完全去除，例如表面存在严重霉斑的老档案和遭受过水淹、雨林、潮湿等严重生霉的新接收档案。对于这部分档案的消毒就要经过专业保护技术人员，针对不同情况，使用不同方法进行专门消毒处理。专门档案消毒处理的方法有：

利用酒精消毒处理。75％浓度的酒精与细菌的渗透压相近，可以在细菌表面蛋白未变性前逐渐不断地向菌体内部渗入，使细菌所有蛋白脱水、变性凝固，最终杀死细菌。利用酒精进行档案除霉可分两步，首先进行手工除霉，可采用医用脱脂棉球蘸取75％的酒精轻轻擦除霉斑上的菌丝体；然后进行档案去湿，把酒精除霉后的档案放置于干燥设备或简易除湿间，设定相对湿度40％～50％进行去湿。

化学药物熏蒸消毒。化学药物熏蒸灭菌是在熏蒸箱内借助于一定的压力或温度将固态或液态的化学药物气化，将药物气体渗透到档案中，将档案中有害微生物杀灭。一般常用的化学熏蒸药物有环氧乙烷、甲醛硫酰氟等，灭菌原理是这些化学药物能破坏微生物的DNA和RNA，使蛋白质的生化反应受阻，蛋白质凝固，达到杀灭微生物的目的。

做好档案消毒工作的措施

长期以来档案科研部门和档案管理部门针对档案消毒的方法和档案消毒的设备进行了大量的研究和开发，应用新的技术和方法抢救和保护了大批档案。目前，对于我们档案管理部门来说，如何做好档案的安全消毒并没有一个统一、完整的技术规范，这是一个值得我们进一步深入探讨的问题。笔者认为要做好档案消毒工作，应从以下几方面人手：

1.提高档案保护意识加强档案消毒管理

制定和完善档案消毒的制度和技术标准，加强档案安全消毒的内部管理，搞好专业人员培训，是做好该项工作的保障。坚持“以防为主、防治结合”的基本原则，一手抓档案消毒，一手抓档案安全，消除有害微生物和害虫对档案造成的危害。制定切实可行的档案消毒计划，具体问题具体对待，提高档案消毒的质量。

2.积极做好日常档案消毒工作

各级档案管理机构应该设立专门档案消毒部门，积极做好消毒工作人员的专业培训，使其掌握科学、专业的各种消毒方法，针对不同的消毒对象和消毒目的使用不同的消毒方法。坚持档案接收进馆消毒，严格把住“病从口入”关，将档案有害微生物屏蔽于档案馆库房之外。积极做好各类档案利用调阅后的消毒，防止人为致病菌携带与繁殖，保证借阅者和档案管理人员的身体健康。做好档案库房的定期消毒，保证库房空气的洁净和档案装具的无菌。

3.制定自然灾害档案抢救消毒预案

我国地域辽阔，地震和水灾等自然灾害时有发生，不少灾害直接波及档案馆，给档案的安全带来巨大威胁，如2008年5月12日四川省汶川发生的特大地震。当这些灾害发生时，由于建筑物遭到破坏，档案遭到掩埋、雨淋，直接导致部分档案严重滋生霉菌，甚至腐烂。因此，各地综合档案馆应该尽早建立自然灾害发生后档案抢救消毒预案，以提高档案部门抗御突发性灾害的能力，尽可能减少档案在灾害事故中的损失。一般抢救处理受到污染、霉变档案的方法：一是尽快采取冷冻处理，有效避免霉变现象发生。二是采用真空干燥处理，对冷冻的档案用真空干燥机完成快速干燥，使粘连纸张自动分离。三是生霉档案的处理，对霉变现象较严重的档案，用医用脱脂棉球蘸取75％的酒精轻轻擦除。四是对档案进行消毒，经过以上处理的档案，档案内部的霉菌不可能全部处理干净，最后入库前采用档案消毒设备对档案进行彻底消毒。

4.正确使用消毒设备和方法

功能强、质量好的档案消毒设备是做好档案安全消毒的物质基础。档案部门在选择购置消毒设备时，首先，应积极做好调研，根据本单位的实际需求来选择所需要的消毒设备。例如如果需要杀虫消毒，可选择真空充氮设备，它适合用于一般接收档案时的消毒，和局部档案受害虫侵害时的消毒。对于大面积，甚至整个库房遭受害虫侵袭，真空冲氮消毒机就难以发挥作用，必须与杀灭害虫专业厂家联系，做整个库房的药物喷洒害虫消毒。如果需要对档案有害微生物进行杀灭，可选择臭氧型、紫外线型、环氧乙烷型、化学熏蒸型等消毒设备，这些设备适合于独立档案实体的霉菌消毒。