图书档案管理篇1

随着计算机网络的发展，出版社图书档案管理逐渐进入数字化时代。档案数字化管理是将传统纸质、录像带等存储介质，通过虚拟的网络形式进行存储、传递和资源共享的管理方式，其形成的电子信息方便查阅、存储。数字化管理在推动出版社图书档案管理工作中具有十分重要的现实意义。

1．实现办公自动化，提高工作效率图书档案数字化是运用计算机技术、扫描技术和数据库存储功能实现的一种新型档案信息管理方式，通过计算机、网络进行图书档案管理，形成有效的复制、查询、检索、传输、存储，为有相关需求的人员提供及时、高效的服务，有效地解决了传统图书档案管理工作程序烦琐、信息资料存档数量受限、查找检索费时等问题，提高了图书档案的管理效率。

2．提高出版社图书再版效率排版软片是为图书再版而留存的资料，能够有效地缩短图书再版的周期。但是排版软片需要定期清理以减少库存空间压力，出版社会定期根据市场需求量对部分无价值的软片进行报废销毁，这给图书档案管理带来一定的局限性。而数字化的信息管理方式无须做报废处理，存储空间小，易于同步备份，节约人力、财力，能够有效地提高出版社图书再版效率，提高出版社的经济效益，有利于出版社的可持续发展。

3．提高市场竞争力随着网络信息化的快速发展，数字化的阅读方式已经融入人们的生活，为了跟上时展的步伐，越来越多的传统出版社参与到数字化图书档案的管理工作中。虽然图书档案数字化的初始建立工作量很大，但是图书数据库的不断建立、完善，为图书查询、检索、出版、销售提供了更多的便捷，使得图书档案管理方式更加科学、规范、实效，提高了出版社的市场核心竞争力。

4．图书档案能够长久留存传统的纸质档案管理不利于长期存档，图书档案原件经常被查询使用，纸质容易变黄、变皱或受到污损，不利于维持原状，保存期限有限。数字化的管理方式使得出版社的图书档案能够长久留存，保管方式更加安全可靠，用户可以通过图书档案数字化管理系统快速查询所需资料，无须查找纸质原件。

二、出版社图书档案数字化管理存在的问题

随着出版社图书档案数字化管理改革的不断深入，电子档案的保存形式被广泛普及，但庞大的电子信息数据库资源在数字化管理的过程中也会出现一系列问题需要我们去解决。

1．图书档案数字化管理意识不强我国出版社图书档案数字化管理的意识仍然不强，传统的管理模式和观念依旧根深蒂固，许多出版社将纸质档案与电子档案共同保存，这样看似有了双重的图书档案保障，但却是浪费人力、物力、财力等资源的错误做法。档案管理人员对图书档案数字化系统的使用还不熟练，在图书档案信息检索时没能很好地利用计算机网络系统，导致工作变得烦琐，通过网络形式传递的信息没有得到最大限度的开发利用，影响了出版社图书档案数字化管理工作的顺利开展。

2．图书档案数字化管理系统建设薄弱当前，部分出版社只注重图书的销量，关注能够给出版社带来大量经济效益的部门，而图书档案管理部门的经济效益不明显，出版社对其投入的资金不足，因此无法建立起科学、合理、高效的图书档案数字化管理系统。

3．图书档案管理系统与其他系统不兼容出版社的图书档案管理系统与办公自动化系统不兼容使得两个系统的数据信息很难准确转换，这给图书档案管理人员的原始数据信息收集、录入、归档等工作带来一定程度的困难。其不仅增加了相关工作人员的工作量，而且增加了图书档案管理的运营成本，图书档案管理工作效率明显降低。

4．图书档案数字化管理信息的安全隐患图书档案数字化管理虽然具有便捷、存储空间小等优势，但需要借助互联网来实现，而互联网存在一定的安全隐患，直接影响了图书档案信息的安全性。图书市场竞争十分激烈，盗版图书的存在直接影响正版书籍的销售，图书被盗取的现象难以控制，出版社极其关心图书数字化档案的安全。

5．图书档案数字化管理人才匮乏图书档案管理的数字化对管理人才的要求越来越高，需要相关管理人员具备相应的理论知识和实践技能，具备全方位的发展能力。但大部分出版社的图书档案管理人员缺乏相应的素质，专业知识陈旧，难以适应档案数字化管理的发展。

三、完善出版社图书档案数字化管理的对策

出版社要正确认识图书档案数字化管理模式，加强数字化管理建设，完善图书档案管理系统，减少数据不兼容问题做好图书档案数字化管理信息的安全性防范工作，不断提升图书档案管理人员的综合素质，主动适应市场形势的更新变化，保证出版社的健康可持续发展。

1．增强图书档案数字化管理意识出版社要想跟上时展的步伐，必须加强图书档案管理人员的数字化管理意识，从根本上转变观念，彻底打破传统陈旧观念的束缚，合理分配有限的资源，减少共同管理纸质档案和数字化档案产生的资源浪费。图书档案管理人员要深入了解数字信息档案的分类、存储、检索的特点，利用好丰富的数据信息资源，降低人力、物力资源成本，充分发挥图书档案数字化管理的优势。

2．加强图书档案数字化管理系统的建设加强图书档案数字化管理系统的建设具体包括图书信息数据库建设、档案数字化网络建设等。出版社应加大对图书档案数字化管理系统建设的资金投入，做好整体规划，不断规范图书档案数字化管理程序，为图书档案数字化管理配置必备的软硬件设备，提高出版社整体经济效益。出版社图书信息数据库的建设是一项庞大的工程，需要经过一个循序渐进的过程。出版社要不断地完善数据库信息，丰富数据库内容，加快图书档案数字化网络的建设，利用计算机网络通讯技术组建数字化网络系统，实现图书信息资源共享，为图书档案使用者提供便利的条件。

3．完善图书档案管理系统，减少数据不兼容问题建立多功能开放的自动化管理系统，同时包括数字化档案管理系统和其他办公自动化系统，通过计算机网络建立数据库共享系统，借助特定的数据接口和外部网络链接实现信息转换，从而提高图书档案管理人员的工作效率。

4．加强图书档案数字化管理信息的安全性网络的存在必然会对图书档案数字化管理信息安全产生威胁，为了保障图书档案信息的安全，出版社要做好档案信息的保密和杀毒工作，实行规范的图书档案管理制度和运用科学的技术，延长存储时间，提高信息存储质量，定期清查丢失的图书档案，及时追查相关责任人，做好图书档案的保密工作。对档案管理软件进行权限设置、密码设置、杀毒设置及多层结构关卡设置，定期对软件进行数据信息拷贝、系统维护、升级改造，杜绝不法人员非法访问、篡改、盗取图书信息等现象的发生，有效建立图书档案信息安全的保障体系。

5．培养高素质的图书档案数字化管理人才信息化的发展对图书档案数字化管理人员提出了新的要求，出版社要培养高素质的人才队伍，定期对他们进行档案数字化管理相关理论知识的培训，培养他们的计算机应用操作能力，让他们能熟练地使用图书管理软件，有效地对图书电子档案进行管理。同时，要组织相关人员参加学术论坛研讨会，与成功人士进行交流，分享各自的宝贵经验，共同学习、进步，增强档案管理人员的知识技能，提高他们的专业综合素质。图书档案管理工作是一项知识密集型工作，要求档案管理人员具备很强的分析判断能力，熟悉网络市场环境的规律和趋势，能根据图书市场及出版行业的发展状况，有预见性地判断未来图书出版行业的整体发展趋势，并及时、合理地对图书档案管理战略进行调整，提高档案数字化管理的效率。

图书档案管理篇2

关键词：医院图书档案情报规范化

中图分类号：R197.32文献标识码：B文章编号：1005-0515（2013）6-248-02

近几年我国的医疗制度发生了一系列的变化，医院的管理模式也随之改变，作为医院管理重点的图书建档规范化改革工作也势在必行。医院图书档案的规范化管理是对医院整体管理水平的客观反映。一套全面系统的图书档案管理制度不仅有利于医院图书管理事业的有序健康发展，还可以节省人力物力财力等工作成本。

一、医院图书档案规范化管理的重要性

医院进行图书档案规范化建设的目的是为了最大程度的共享信息资源，发挥档案的指导性作用。只有医院档案得到了充分的开发，在医院实际工作中发挥了其的指导性作用，才能体现出档案管理工作的价值与意义。医院图书档案管理工作的重点一般集中在机构设置、专业人员的素质能力以及信息环境下的一体化管理方面。医院图书档案的规范化管理对于保护医学类图书的正版合法权益，加强图书市场的规范性都具有十分重要的意义。医院在进行图书档案管理时需要遵守两个管理原则：

一是制度管理。制度建设是一切管理工作得以正常进行的基础。医院管理部门需要建立细致全面的规章制度，结合医院整体与各工作部门的实际情况，吸取以往的经验教训，及时建立补充规章法则，例如建立书籍赔偿制度、数字图书馆运营制度、文献资源馆际互借制度等，保证医院图书档案管理的正常有序进行。除此之外，还应明确图书采购、借阅、管理之间的各项职责分工，制定细化的工作准则。

二是标准化管理。标准化管理的前提是国家制定的相关法规法则，要求医院图书档案管理部门根据国家标准开展管理工作。医院书籍、资源的分类、编码、主题索引以及设备配置标准都应该严格遵守国家的相关规定。标准化管理的全面执行对于我国医院图书档案实现通用性以及档案资料共享都具有积极的推动作用。所以说，图书档案的标准化管理是保证医院现代化、信息化、资料共享化进行的基础。

二、医院图书档案管理中具体的工作内容

图书档案管理工作的主要内容包括以下几个方面：一是搜集电子、书籍、期刊等各种形式的资料。资料的充实程度是评价医院图书档案管理水平的一个重要标准。图书管理员应该采用各种手段开辟资料来源，实现资料的最大程度整合，在此过程中应该注意既要保证资料的完整性全面性又要剔除无关材料。最终将图书档案管理机构建设成一个既切合医院实际又具有鲜明特色管理部门。二是采用各种手段获取情报。医院档案管理人员应该改变传统的文献资料被动收集整理方法，主动深入各科室、病房之中，及时了解临床治疗的进度。三是开展咨询、出版服务。图书档案管理机构在医院内部还具有提供学术咨询，如专刊发表、科研计划制定、学术研究选题等，这些业务咨询一般具有机密性与战略性。同时，医院图书档案管理机构还承担了刊物编辑出版的责任，有权对医院最新研究成果或科研结果进行编辑出版。四是保证与世界先进科研经验的及时交流、资源共享。医院的发展依赖于对最新科研成果的研究或引进，而图书档案管理机构的主要职责就是保证其与外界的及时交流、沟通、合作。图书管理机构需结合医院实际水平，及时对管理设备进行更新，保证图书管理实现现代化。

三、保证医院图书档案规范化管理的具体措施

（一）建立健全管理机构

各司其职、分工明确的管理机构是保证医院图书档案规范化进行的基础。医院应根据具体水平设立独立的情报、图书、档案管理机构。首先，设立信息科总归医院总务处领导，下属分别设立情报部门、档案管理部门、电子信息控制部门等，合理分配资料、进行最新科研成果的搜集、档案的分类管理、信息的共享与交流等。其次，设立档案管理与情报搜集两个独立的工作部门，并分属于不同上级领导，将资料收集与编辑、调研工作独立进行，保证其工作的客观性与公正性。

（二）进行图书、情报、档案一体化的管理改革

1、图书、情报、档案一体化的内涵

图书、情报、档案一体化管理是指将医院内部资料管理中这三个独立的部门相整合，将其形成为一个工作整体。一体化管理可以最大程度的利用信息资源，并发挥独立部门存在时不具备的全面、整体效用。图书、情报、档案管理得以整合的基础是其具有相同性质的工作原理，都属于文献范围。首先，图书、情报、档案管理工作的基本职能都是知识、资料的收集、更新、；工作目的都是储存有效信息、为临床治疗提供资料支撑、促进医院治疗水平的进一步发展等。其次，图书、情报、档案管理的工作程序也具有一致性，都是对文献资料进行搜索、加工、存储等。根据上述介绍与我国医院图书档案管理的实际情况，笔者认为图书、档案、情报管理工作的一体化的定义分为以下三个方面：（1）管理的一体化。指在图书、档案、情报范围内对信息整合管理的一体化。（2）服务的一体化。管理的最终目标是提供服务，将三者进行整合，可以打破传统的独立服务体制，在对外服务上实现一体化。（3）机构设置的一体化。是指建立一个集规划、管理、监督为一身的管理部门，既保证图书、情报、档案工作的整体性又明确责任，促进整体与具体部门之间的协调工作，为医院以及社会提供完善的信息服务。

2、图书、情报、档案一体化的优势

图书档案一体化管理系统是近几年来医院图书管理改革的重要方案，其具有其他管理方式所不具备的优越性：

第一，一体化建设可以最大程度的利用馆藏资源，进行信息的进一步开发。传统的图书档案管理机制强调独立封闭运行，各医院科室闭门造车，这不仅浪费医疗资源，还为信息的筛选造成了阻碍，不能满足医疗信息资料的全面、及时、准确的基本要求。采用图书档案一体化管理的政策，不仅可以实现档案与图书管理的及时结合，还在一定程度上改变了管理人员墨守陈规的管理方式，对馆藏信息的进一步开发提供了有利条件。例如，在新的科研项目研发环节中可以充分结合图书档案一体化管理措施，从课题确定、立项报告以及最后的研发成果发表过程中，及时更新档案资料，保证各个时期档案材料与研发实际的一致性，并对课题研究材料进行最终归档，为新的项目研究提供资料收集的上的便利。随着数字化技术的进一步发展，图书档案管理系统也引进了网络技术，提升了图书档案资料的重复利用率，及时快速的满足了医院需求。如笔者所在医院就结合网络信息技术对图书档案管理系统进行了升级，完善了资料的检索系统，设立多种关键系检索方式，时间检索、专业检索、案卷检索等，促使检索系统更具实际操作价值，便于使用者快速掌握；对内开放检索目录，节省了操作者的查询时间，提高了检索效率；同时还建立了数字化系统控制下的检索系统，保证资料查询的准确性与全面覆盖性。

第二，图书档案一体化建设有利于精简医院内部机构，节省财政开支。传统意义上的图书管理形式，要求各部门独立工作，这就造成了人员分配中的重叠现象，工作任务重复，工作涉及面较为单一。实行图书档案一体化管理有效的缩减了不必要的医院图书管理机构，相关管理人员的素质也由传统的单一工作演变为集图书管理、档案规划、情报搜集等多种综合素质为一身，其自身的工作能力得到了提高。机构得到精简，人员综合素质得到强化最终节省了医院图书档案管理方面的开支，客观上为医院医疗水平的提升创造了条件。

第三，有利于管理人员的素质提升。图书档案一体化的管理形式依赖于数字化信息的应用，这就在客观上推动了管理人员的业务素质的提高。为了掌握信息化工具的应用技术，图书档案管理人员必须及时接受培训，掌握新型的工作方法、不断充实自身知识，提升自身的能力。除此之外，图书档案一体化的管理形式需要对管理人员定期进行业务培训，这就在客观上为岗位轮换提供了机会，医院管理阶层的定期岗位轮换不仅有利于管理人员掌握多种业务技巧，提高其的工作能力，还在一定程度上加深了内部员工的沟通交流，为医院管理创造出一个和谐有序的环境。

3、一体化工作的具体管理措施

图书、情报、档案一体化管理是实现医院资源共享的一种新型管理模式。其在具体执行上需要做到以下几点：

第一，改革管理制度，实现协调统一发展。现阶段的医院图书档案管理仍然受到传统模式的制约，各部门之间缺乏交流、独立封闭，难以及时做到信息的整合、交换，这种模式既不利于医院内部图书管理水平的进步，也不利于医院图书档案管理发挥其社会优势。因此，国家通过相关政策的制定，鼓励医院内部建立统一的工作体系，鼓励医院内部实现资源共享，为社会医疗改革的发展做出贡献。

第二，统一一体化管理标准。统一的管理标准是监督一体化管理的基础，没有标准的制定，图书、档案、情报的一体化管理也就无从谈起。因此，在信息检索、设备配置上，医院内部都需要建立统一的标准，并监督各部门按标准执行，保证内容的共通性、数据测量的标准化以及网络搜索平台的实际可操作性等。

第三，提升管理人员的业务素质。管理人员的业务素质提升主要包括三个方面：专业知识的提升、管理素质的提升以及对外交流水平的提升。医院图书、档案、情报管理人员面对的受众群体以医疗工作人员居多，管理人员搜集整理的信息大多涉及医疗生物领域，其对信息的筛选掌握能力直接影响医务工作人员的临床治疗，关系到患者的人身安全。而提高管理人员筛选、整理信息的最有效措施就是丰富其的专业知识，将其培养成医学领域的博才并促使其依赖这种专业的判断能力对科研成果、项目分析、信息整合等进行有效分析筛选，推动医院图书档案管理机构的纵深发展。管理素质的提升在实际工作中表现为对数字化网络应用平台掌控能力的控制。随着数字化技术的深入发展，医院图书档案管理系统也采取网络平台办公。这就要求医院内部的资料管理人员不但熟悉操作技能，还要进一步了解计算机的工作原理，能够及时快速的修复网络平台日常故障。网络资源具有快速性、全面性的优点，但是其也存在信息量大、信息质量不统一、各类信息鱼龙混杂的缺陷，所以，医院的资料管理人员应该具备整合、优化、筛选信息的能力，将大量重复无序的信息简单有序化，为医院的医疗水平、教研水平的提升提供充足的后备力量。随着我国对外交流政策的日益宽松以及网络传送的出现，我国医疗卫生事业中与国外的交流逐渐频繁，国际上先进的科研成果、临床治疗经验通过网络信息传输不断影响我国医疗事业的发展，鉴于国际先进经验、资料的记载形式都是采用国际通过语言英语记载，所以作为医院的图书档案情报收集人员必须具有专业的语言交流基础，能够准确全面的理解医学类外文资料，及时为国内医疗卫生事业的发展提供信息支持。

第四，利用网络资源优势，搜集相关信息。准确、全面的医疗信息、科研成果是提升医院临床治疗水平的基本保障。随着网络化的进一步发展，建立灵活、简便的信息搜集系统成为提升医院图书档案管理水平的重要因素。医院可以设立专业的网络操控部门，对于互联中的的大量信息进行多渠道、多层次的筛选，并根据医院自身特色进行信息的深度开发，做到知识普及型与独有性的结合，为临床治疗提供最具价值的资料。

四、结束语

在知识经济为主的信息时代，如何及时、准确、全面的掌握信息资料成为一个单位能否可持续发展的标准。同样，在医疗卫生事业中，信息也具有举足轻重的地位。所以，如何建设医院图书档案的规范化管理制度就成当下医院管理者需要考虑的新课题。图书、档案、情报等工作的一体化管理逐渐成为医院信息改革的必然趋势。实现一体化发展需要在网络数字化应用基础之上，建立相关的管理制度，提升员工的业务能力，为医院临床治疗提供优质信息支撑。

参考文献：

[1]刘晓芳.图书、情报、档案一体化管理是医院信息化发展的方向[J].西部医学.2004（03）

图书档案管理篇3

一、前言

进行图书档案一体化管理主要是由于信息技术在不断的更新，单纯将图书管理和档案管理分开，不仅给图书管理员的管理工作带来压力，而且也使得读者的查找过程变得更加复杂。文章以山西省宁武县社会救助管理站的图书管理为例，对于推进图书档案管理的一体化进程进行分析，通过对于国内目前的管理情况的总结和归纳，提出更加先进、更加科学的解决措施。

二、图书档案一体化管理的必要性

1.顺应时展

在如今社会中，信息极度膨胀，知识数量急速增加并且知识的更新速度不断加快。图书馆、档案馆不可能将所有的文献资源都进行收集整理，因此需要实现图书档案发展的一体化，也就是利用先进的科学技术管理所有的文献资源，这也是在快速发展的现代技术的发展的总趋势，实现文献资源的数字化。同时，要注意将图书馆、档案馆实现资源共享，构建完整的文献资源布局，形成共同的发展，满足广大读者的阅读需求。

2.实现优势互补

图书馆、档案馆在长期的管理过程中存在许多管理问题，同时也形成了各自的管理特点和管理优势。对图书馆、档案馆进行一体化的整合管理，主要是在社会的不断发展进步过程中，对图书馆与档案馆进行分开的管理不能实现目前对于社会资源的全面需求，同时这种管理模式严重拖慢了管理速度，也无法实现与网络科技之间的对接，进行管理速度的更新。因此，长此以往，如果还将图书馆与档案馆进行分开管理势必会造成资源的更新速度减慢，浪费大量的人力、物力资源。同时也会造成查询的工作不断重复，不仅给资源馆的人力是一种极大的浪费，同时也浪费了查询者的大量时间，给双方都带来极大的不便。

3.实现资源共享

图书馆和档案馆的管理过程存在其自身的特色以及优势之外，还存在一定的问题。由于其二者进行馆藏的图书各有偏重，不利于读者进行综合利用。因此，为了顺应当前信息时代的发展需要，同时实现资源共享，进行图书馆、档案馆的一体化管理，是最好的选择措施。只有利用其在管理上的一体化，加强在网络环境中的信息共享，才能达到如今快速发展的社会对于图书馆、档案馆管理的基本要求，实现不同学科、不同信息之间的整合发展，实现平台的最优化。

4.知识经济发展

进行图书馆、档案馆的一体化管理的重要动力是指在知识经济快速发展同时在资源、知识共享占主要发展趋势的当今社会，知识是创造创富与实现自身增长的重要依靠。进行图书、档案的一体化管理，实际上就是将知识进行更好的管理，在实现资源共享的同时，实现知识自身的整合以及整体化、系统化发展。在此过程中，图书档案一体化管理实际上不仅满足了读者日益发展的需求，同时为了读者用户提高了更加丰富、更加全面、完整的信息资源。

三、实现图书档案一体化管理的实施措施

1.健全管理体制

就目前各大图书馆、档案馆的管理现状而言，各级相关负责人应该加强对于图书档案管理一体化的认识的重要性与迫切程度。随着当今社会的信息呈现爆炸式增长，管理人员需要把握住发展趋势，认识到进行图书档案管理一体化的必要性，以及实现部门整合，更好的进行人力资源的管理与统筹。在战略指导层面上，只有管理层在对于进行图书档案管理一体化有全面、科学的认识的基础上，进行图书档案管理才能在战术、战策上有所偏倚，从而形成完整的管理体系。

2.加强人才培养

实现图书档案管理一体化实际上需要一支高精尖队伍，这主要是因为进行一体化管理的图书档案系统十分庞大并且复杂，一体化管理并不是简单的将二者相结合，而是需要在??今的数字化的网络环境中进行资源整合。利用虚拟图书馆和虚拟档案馆技术给人们提供超出时间、空间的知识共享。同时，由于互联网技术自身的特性，利用互联网技术打破技术、知识、行业等之间的壁垒，形成无时间、空间限制的虚拟世界，使得进行信息资源共享从技术上层面来说变成现实。除此之外虚拟图书馆和虚拟档案馆技术可以实现不同馆藏资源的交叉共享，实现实时。因此，进行一体化管理需要加强对于高素质人才的培养，努力培养一支具有互联网思维、新型知识结构并且掌握多学科知识的综合性人才队伍，从而实现图书档案管理的一体化发展。

图书档案管理篇4

多年来，我国十分重视环境保护工作，投入了大量的人力、物力和财力，特别是对环境保护的基础性工作——图书档案管论文联盟理格外重视。环境保护图书档案是环境保护工作历史的重要信息记录，承载了众多的功能，它对我国制定各项环保政策起着至关重要的作用。环境保护图书档案资料是环境保护工作的重要信息组成部分，也是环境保护工作中十分宝贵的财富。环境保护图书档案资料已经成为环境保护工作发展的基础性载体。同时，环境保护图书资料也是整个社会图书资料的重要组成部分，是教育社会、服务社会的重要手段，在国家整个环境发展战略中起着越来越重要的作用。因此，我们必须高度重视环境保护图书档案管理建设。在当今信息化时代来临的情况下，提高环境保护图书档案服务水平和应用能力的最佳途径是建设环境保护图书档案管理信息系统。

1环境保护图书档案信息化管理建设的中心-知识化管理

图书档案不是孤立、静止的文件，而是能动地，能为人类服务的知识载体，因此，图书档案的信息化管理也是知识化管理。环境保护图书档案一般是指：涉及环境保护内容的各种馆藏、档案、资料、实物等基础资料，包括入库的历史记录、服务评估等服务档案，广义的环境保护图书档案还包括图书采购档案、读者资料档案、借阅记录档案、文献典藏档案、情报交流档案等等。这类档案是对环境保护图书档案工作全面、系统的记录，对于环境保护图书档案工作的正常开展有着十分重要的意义。在当今时代，图书档案机构的中心功能已经转变为图书档案的服务与开发，图书档案管理已经成为知识的管理和知识的服务。人们已经对环保图书档案重新进行了思考，对利用知识管理的理念和方法已有了明确的认识。档案信息资源作为知识经济时代重要的战略性资源，其重要性在于这些信息能够转化为有价值的知识，能够服务于环境保护事业，服务于社会。环保图书档案工作者必须对此有着清晰的认识，将这种知识化理念带到信息化管理工作的各个方面。

2进行环境保护图书档案信息化管理建设的必要性

这里的图书档案信息化管理建设是指运用信息化技术武装图书档案管理工作，提高现代化整体水平，面对档案管理的新情况、新形势，理论与实务界提出与之适应的新原则和理论，提出了建立信息化环境中图书档案管理的基本框架与方法，以实现档案信息服务的社会化。环境保护图书档案进行信息化管理概念的提出是社会发展的进步，也是形势的必然要求。

2.1图书档案信息化管理建设是网络发展的必然要求

目前，各相关图书档案机构的图书档案管理工作多停留在对本单位业已形成的纸质文件上，管理方法简单，缺乏对大量电子数据的有效管理和利用。在当今大形势下，环保图书档案机构不得不面对数字化、网络化趋势的挑战，如何存储在各类档案馆库房中作为知识原始载体，如何最大限度地发挥档案实体作用，各图书档案机构自身下一步如何发展，是摆在图书档案机构面前的一个必须要解决的问题。而信息化管理将是解决问题的答案之一，因此，进行图书档案信息化管理建设成为时代的必然。

2.2图书档案信息化管理建设是图书档案机构自身发展的必由之路

图书档案信息化管理建设的内涵非常丰富,既包括馆藏的建设、档案机构库房的建设、也包括检索工具的建设等等。各图书档案机构的发展是动态的，随着时间的推移，各种形式的图书档案数量不断增加，管理手段却相对滞后，各种图书档案资料的保管和利用已经成为困扰各类图书档案管理机构的显要问题。从国外的经验看,建设数字化档案馆和建设完整的档案数据库，实现信息化管理和计算机操作体系是解决这一难题的主要途径。

2.3图书档案信息化管理建设涉及我国一系列重大政治、经济、文化任务的实现

图书档案价值的实现是要通过对档案信息的开发、传播与广泛利用来实现的。信息的价值在于传播，而不在于储藏。档案部门作为信息服务机构，只有实现了信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用，对于贯彻科学发展观、科教兴国、完成十二五规划”和精神文明建设有着深远意义。

3环境保护图书档案管理信息化建设中需要注意的问题及主要措施

3.1环境保护图书档案管理信息化建设中需要注意的问题

3.1.1各类图书档案机构对环保图书档案信息化管理建设缺乏足够的重视长期以来，环保图书档案工作发展相对缓慢，部分地区和部门的图书档案信息化管理建设严重滞后，很多图书档案机构对档案信息化管理建设的意义认识不足，并没有将档案信息化管理建设列入重要的议事日程。同时，很多环保图书档案机构编制紧张，人手过少，难以吸引信息化管理建设所需的人才，这些都导致了图书档案信息化管理建设的滞后。

3.1.2一些图书档案工作者对环保图书档案管理的思维固化，缺乏创新一些图书档案工作者对图书档案工作的意义缺乏认识，面对现代信息化和科技爆炸对图书档案管理方式的重大、深刻的影响，图书档案工作者不得不意识到，以往传统的档案管理模式已经不能适应新形势、新情况的要求，长期以来以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法严重束缚着档案工作者的思维观念，阻碍了管理方式的创新。

3.1.3各类环保图书馆和各科研、学术机构之间缺乏联动，无法形成信息资源共享平台目前，全国仅有少数环保图书档案机构能够实现完全的资源共享。虽然，很多图书档案、科研、学术机构目前已经有了先进的硬件条件，但由于管理体制和利益的多元化等原因，他们拥有的数据和信息基本都是孤立的，并没有形成有效的共享平台，严重影响的环保信息的利用。

3.2进行环境保护图书档案管理信息化建设的主要措施

3.2.1加强学习，提高对环保图书档案信息化管理的认识水平要进一步贯彻落实科学发展观，不断提高环保图书档案工作者的对此项工作的重视程度，要把图书档案信息化建设工作提高到整个社会的高度，促进环保图书档案信息化管理建设与整个社会的其他工作同步发展，无缝对接；建立健全各项环保图书信息管理规章制度，以制度管理人，适当扩大环保图书档案机构的规模，扩大工作人员编制，提供图书档案发展所需的必要条件。

3.2.2要转变思维观念，应对新形势下对图书档案工作的挑战图书档案工作不是对用户的施舍，而是一项服务，当前部分图书档案部门存在错误思维，服务意识不强，阻碍了环保图书档案信息的充分流转与利用。同时，图书档案工作也是一项非常基础的工作，是对环保事业发展影响极大的工作，一些图书档案管理工作者思维固化，缺乏创新，因此有必要进行自我再认识与观念上的调整，重新认识环保图书档案工作的意义，同时，必须开动脑筋，发散思维，锐意创新，不断深化图书档案工作改革，把图书档案工作做实、做细、做好。

3.2.3加快图书档案信息化建设，开展图书档案机构间的交流与合作，实现网络信息资源的共建共享信息化时代给图书档案管理方便和快捷的同时，其海量的信息也给每个图书档案机构带来巨大的压力，信息技术使得图书档案管理工作面临着更新、更加复杂的难题。在新形势下，图书档案信息化管理建设是图书档案部门适应新时代和社会发展的必然选择，也是实现图书档案管理现代化的客观要求。图书档案信息化管理建设必须以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，放远眼光，以扩大档案信息资源的利用率为目标。因此，必须开展图书档案机构间的交流与合作，实现稀缺信息资源的共享，实现多赢。网络时代打破世界各图书档案信息的界限，为开展各图书档案机构的交流合作提供了十分有利的条件。因此，建议由政府或行业组织牵头，加快我国网络信息资源平台建设，实现环保信息资源共享，意义重大。

图书档案管理篇5

一、图书馆档案管理工作中普遍存在的问题

1、图书档案管理观念落后

传统的图书档案管理工作大部分以“广大和全面”为目标，其开放度往往较狭窄，当前我国绝大多数的图书馆只面向内部人员开放，其管理层面往往只局限于对书籍的档案管理上，而在服务效能与开放层面管理上，传统图书档案管理观念普遍处于缺失状态。这种以“广大和全面”为目标的观念对图书的查找与管理非但无益，反而形成较大阻力，加之，传统图书档案管理观念中主张“保守管理”，使图书档案资料的利用达不到最大化，严重阻碍了服务效能的提高与图书档案管理工作的合理开展。

2、图书档案管理模式落后

近年来，图书档案管理已经引入了计算机信息技术，初步实现图书档案管理的数字化与智能化。然而当前图书档案管理的主流依然为纸质版本，许多重要权威的图书档案资料在图书馆中尘封已久，得不到妥善管理，久而久之必将败坏乃至消失。而图书档案的计算机管理模式当前仅拥有少量的图书资料与资源，读者的阅读需求与下载目的皆难以实现。相对落后的图书档案管理模式对我国全民阅读习惯的培养与阅读内容的广泛性形成了制约。

3、图书档案管理人员观念落后

除管理模式与管理观念外，图书档案管理中还有一个重要且关键的环节――管理人员。图书档案管理人员对该项管理工作的顺利开展与进步影响重大，可以说作为图书档案管理直接参与的第一线人员在管理过程中发现问题并提出合理的建议是图书档案管理工作取得不断进步的有效保障。而实际工作中图书档案管理人员自身的文化水平与专业素养通常较低，直接导致管理工作中总结性建议的缺失与进步的空间缩减。特别是数字化的图书档案管理模式下，对从业人员文化水平于计算机运用基础的要求更高。

4、图书档案数字化管理安全性不高

已经取得一定进步的数字化图书档案管理模式于传统图书档案管理模式相比，其在拥有存储空间显著缩小以及便捷性明显增加等优势的同时也拥有致命的缺陷，即信息安全隐患重大。由于互联网技术的发达，图书管理方在管理平台的选择或开发中难以实现绝对安全与稳定性，网络黑客攻击等原因导致的图书档案信息泄露将严重阻碍图书的有效管理和控制，使图书市场出现失序，给相关单位造成经济损失。

二、不同单位的图书档案管理方法

不同的单位对图书档案管理功能的要求略有不同，因此，在图书档案管理问题的解决方案上应考虑其差异性。本文谨以我国国土资源图书档案管理和设计院图书馆档案管理、高校的图书档案管理以及出版社的图书档案管理几大单位为例，有针对性的提出几点建议。

1、国土资源图书馆档案管理

国土资源档案文献管理内容多数为国土资源历史记录的记载以及现实研究发展资料等方面，具有特殊意义。因此，针对国土资源图书馆档案管理的优化方法，需要考虑两大方面。第一，注重对网络环境的利用。在充分考量国土资源信息类别的基础上，对应给予珍藏的重要文献和资料进行分类珍藏，对于不同效用的文献与图书资料，应当建立网络版的图书档案，图书档案服务经过网络平台的优化后，能与国土资源信息管理相关部门进行实时协调并与相关专业的高职院校图书馆进行合理链接，便捷的供不同需求的单位进行阅读下载。摒弃传统的“广大而全面”的管理目标，合理运用互联网网络平台，实现国土资源利用的最大化。第二，贯彻实施信息化管理。要实现国土资源图书档案管理的信息化，必须加大对该单位图书档案管理信息化平台搭建以及相关技术软件等应用的投资。信息化管理可以有效提高国土资源信息的利用率，通过计算机归纳整理后可降低其资料管理难度，提高其整体管理效率。同时，可使国土资源信息在信息化管理平台中通过互联网面向更广泛的受众群，使真正有查阅需求的相关人士可以便捷的获得。在实现信息化管理后，后续可继续扩展国土资源信息的传播范围，提取合理的国土信息资源供全球人士查阅，实现我国国土资源的图书馆信息的全球化。

2、设计院图书馆档案管理

设计院图书档案管理的内容主要有各类工程图纸资料和相关工作的图纸档案以及与设计院相关的报纸、期刊等。因此，针对设计院图书档案管理要求的独特性，应当面向该单位不同的部门设计一套分类明确的图书档案管理系统。在网络环境中，可以分别对设计院的工程项目、馆藏图书和馆藏电子图书建立不同的数据库，并在数据库基础上实现借阅系统的高度智能化与自动化，以方便设计院相关人士调取查阅不同的馆藏资料，使新型网络图书档案管理系统更好的为本院工作与社会发展做出贡献。

3、高校的图书档案管理

高校图书档案管理内容庞大，随着信息时代的发展，高校图书管理的便捷性与内容丰富性必须不断提高。要发挥高校图书档案管理的最优化，首先，必须建立高度信息化的档案管理系统。各高等院校应当加大图书档案管理规范化、信息化建设的力度，通过各种渠道加大资金投入，积极引进国内外先进的高新科技技术、方法、模式，综合各地区图书档案管理的优势，建立起适合于本院校发展的个性化的图书档案管理系统，注重图书档案管理系统的运营与服务，提高图书档案管理人员的管理水平与计算机应用水平，建立合理而富有趣味性的图书馆交流平台，接受借阅者建议与投诉。同时不定期向本院校师生提供针对性的借阅邀请，优化学校学习环境和学习氛围，使学生与教师在便捷、高速、实惠的信息化图书档案管理中提高学习水平，养成阅读习惯。

4、出版社的图书档案管理

出版社图书档案管理的内容较多，一旦建立基于互联网的信息化图书档案管理系统，出版社将面临来自网络的各种威胁。第一，提高图书档案管理的安全性。出版社图书档案管理信息的安全性必须通过日常细致的系统维护来实现，积极运用各种手段进行杀毒以降低风险，并注重图书档案信息的保密性。第二，注重图书档案信息储存的质量。可以通过建立严谨而科学的管理制度，运用高新技术等方式，以达成存储时间的有效延长。对图书档案管理失当，造成图书档案丢失的情况，要严肃处理，杜绝不良工作人员泄密造成损失。第三，建立图书档案信息管理保障体系。出版社的档案管理软件必须设置权限和拥有较高安全级别的账户、密码，同时设置多层关卡对软件进行实时保护与杀毒。此外，软件系统的定期清理、杀毒、维护、升级等必须有条不紊的按周期进行，通过一系列的措施与制度，全方位杜绝出版社图书信息的泄露。第四，提高系统兼容度。出版社图书档案管理系统通过互联网对用户开放，必将遭遇不兼容情况。

图书档案管理篇6

一、馆档案管理现状

余杭图书馆自成立以来有着近几十年的历史，图书馆档案资源非常丰富，主要涉及了人事档案，业务档案等多个方面的积累，但同时这也为档案管理带来了一定的麻烦。面对数量如此巨大的档案信息，其管理工作早已经被领导所重视和关注，一是制定了相关的规章制度对归档范围、归档时间、档案移交、档案整理细则及档案保管与利用等工作作出了明确的规定，全馆形成了一套完整的档案管理程序。二是我馆积极引进了相关档案管理工作方面的人才，并对其进行相关业务能力的扩张培训。三是合理的档案管理模式，形成了图书馆副馆长统筹，以部门副主任为主导，综合档案室专职档案员负责，部门兼职档案员辅助管理的网络的分级管理责任制，将档案管理落实到人，层层负责。四是提升档案管理人员的业务能力，加强培训，并加快建设数字化档案管理，提高档案管理效率。

（一）档案分类情况。经过多年的档案管理工作的探索，我馆不管是在档案数量和档案质量上都有所提高。目前我馆档案分为文书档案、声像档案（光盘、照片）和实物档案（赠品、奖状等）三大类。其中文书档案和图片档案按照现行的《杭州市档案管理条例》进行分类编目管理，并对相关重大活动设立了专卷，光盘档案和实物档案管理起步较晚，因此入藏量还较少，目前主要按年份保管期限划分。

（二）电子档案归档情况。电子档案是随着数字技术的发展应运而生的，它有着收集简单、存储方便、便于分类等特点广泛运用于现代的档案管理方面。目前，我国很多图书馆的档案管理一般采取“双轨制”，即机构文件在进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，然后管理人员在对两种版本进行分类整理，形成档案的双套归档。我馆目前现行的电子归档办法就是“双规制”，并且归档时会在纸质档案的卷内目录备注项中注明相应的电子文件的存址，便于查找。

（三）档案备份情况。归档备份能有效的避免文件、纪录、照片等大量信息因为计算机原因而丢失，目前档案除保存在档案员进行日常档案管理的电脑上和相应的电子存储设备上，同时将档案内容定期刻录成光盘作为光盘档案进行保存，以确保档案资料保存万无一失。

二、档案管理存在的不足

虽然我馆正在不断的建设现代档案管理模式，并取得了一定的成果，但是在日常工作中也存在着不足，需要我们认真对待。

（一）档案管理工作的评价体系不完善。档案管理工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要。档案管理工作的评价体系是衡量档案管理人员在档案归档，收集，反馈等工作质量的一个标准，它既可以调动管理人员的工作积极性，又是科学合理管理模式的重要组成部分，档案管理工作的评价体系建设应该结合电子档案和纸质档案两个方面来进行考虑，并补充一定的奖励机制。不过在这些方面我馆工作还不够完善。

（二）图书馆档案数字化建设。虽然目前我馆实现了档案目录的计算机著录及部分纸质档案电子稿的归档保存，但是在数字化扩张上还有所不足，比如没有很好的将一些有特色可开放、保管期限较长的档案公开化，数字化管理不仅仅在于保存，还在于其数字化传播的运用。

三、档案管理中问题的解决

现代社会已经被数字化和信息化所覆盖，在现代档案管理工作中，数字化档案管理显的尤为重要，这不仅仅在于可以提高工作效率，还在于其对工作的衍生帮助上。我馆已经有了相对健全的管理模式和管理程序，工作人员对自己工作的范围和目标也就有了一定的了解，加大数字化档案管理的建设，以此来解决工作中存在的不足是相当有意义的。

（一）形成系统的工作评价体系。数字化档案管理会通过网络或者计算机的工作都会非常直观的表现出来，比如对于一份档案有没有归档、备份，有没有进行合理的筛选，这些都会直接呈现出来。可以说现代员工通过对数字化和现代化的知识培训，大多数人对于数字化档案管理的基本工作都有了一定的了解，问题在于如何保持员工的工作积极性。

专人有专事，专事有专责，当员工依靠数字化设备对自己负责的信息进行了整理和归档之后会形成一个有效的数据，上级负责人可根据全体员工的实际工作情况设立“优、良、差”的工作分级标准，参考依据可以分为对工作质量的参考，比如对于纸质档案可以从档案是否及时收档、装订是否整齐、分类是否明确、每卷有目录是否完整、立卷是否准确、档案是否全面等，对于数字档案除了上述要求外还可以综合考虑对电子档案业务掌握程度的考核、对出现机器规章时应变能力的考核等等，当然这些考核依据都有从实际出发，充分考虑到每一个员工的基本情况，比如一些年龄大的员工对数字设备学习慢，接受能力差等等，从具体环境中出发，设立一定的奖励措施依靠数字化带来的便利，提高员工工作的积极性和创新性，应变能力，杜绝消极怠工现象的出现，扭转社会对于图书馆档案管理工作的错误认知。

（二）图书馆业务档案细节管理。细节注定成败，图书馆业务档案管理应注意以下几点：（1）对于纸质业务档案管理，应统一档案用纸与书写要求和规范，及时修复破损档案，编制有个性和统一的读者活动资料填写格式。（2）对图书馆档案内容，进行规范化的检索标识，对一些常规性的文档应规定统一的标题或著录统一的检索关键词，（3）对业务统计资料的统计项目加以形式和内涵上的界定（4）案卷编排要明确归档时间，同一年度内再按业务部门或问题排列，一般合同、协议按签订年归档，不同年度的业务活动统一归入办结年。

（三）数字化档案管理发展的原则。对于数字化档案管理工作首先要对档案信息有着鉴选能力，对具有较高利用价值的档

案，对形成时间早、破损严重的档案，对图书馆自身形成的档案要有限选择。其次在数字化档案管理系统构建中，要有专门的小组研究制定档案数字化的近期和远期目标，并进行监督实施。然后是制定科学的、严谨的、符合实际需要的管理规章制度，特别是电子文档的安全管理制度。最后是构建具有平滑升级能力、高可靠性、良好性能的信息技术支撑系统，实现档案信息资源共享。