采购与供应管理论文范文篇1

【关键词】ERP；采购；企业资源计划；内部控制

ERP(企业资源计划)是运用现代先进管理思想和信息通信技术对企业内部全面资源计划管理的综合体现,它由原来的MRPⅡ(制造资源计划)演变发展而来的,并且继承了MRPⅡ的各种优点。不论是工业还是商业企业，采购与付款业务都是企业经营活动的首要环节，在采购中产生的成本的高低对企业生产最终的利润是有直接影响的，同时，与采购业务流程相关的应付账款或预付账款等应付的管理系统对企业来说也是至关重要的。在ERP环境下如何加强采购模块功能的管理控制，使企业建立完善的采购业务内部控制制度，及时准确地提供采购业务的会计信息，保证采购付款业务循环有效运转，以确保企业财务会计信息系统能够正常、安全地运行。

1.采购业务流程的管理控制环节

1.1供应链

对于供应链的定义和论述很多,概括地说,一条简单的供应链是从供应商的供应商一直到客户的客户,中间经过了供应商、生产商、分销商、批发商、零售商、客户等等环节,并且相互之间形成了贸易关系的一条链便是我们常说的供应链。当然,这只是一条非常简单的线性供应链,现实中的供应链通常呈现出复杂的网状结构。一个复杂的供应链网络中,每个企业都会拥有多个上游与下游企业,甚至会有可能逾越某些关节点直接和最终客户发生联系。

1.2采购业务处理流程

从物流的角度看，最初的采购流程运行的成功与否将直接影响到企业内部生产、外部销售最终产品的定价情况和整个供应链的最终获得毛利的情况。

图1

1.3采购业务的主要控制点

采购系统实际是由采购业务管理和应付账款两个子系统构成的，它们是ERP系统中比较复杂的子系统模块。在这个子系统模块中存在着物流和资金流两条主线，为保证这两条主线相互联系，正确生成与供应商之间的往来账，是这个采购系统模块的关键所在。同时，根据目前企业内部经营管理的需求，采购模块系统不但完成采购活动的进行中管理、完成后核算，同时完成采购计划的产生和采购产生资金的需求预测。尽管对于不同的企业但采购与应付业务管理的目的是相同的，不同的企业在管理模式上和采购业务流程上还是有一定的区别，本文介绍比较常规的一种处理模式。具体来说，有以下几个关键的业务处理环节和关键控制点：

1.3.1系统功能授权

企业管理方必须按要求设定涉及采购流程的每一个人员对ERP系统的操作权限，例如，对供应商信息的录入须得到对系统的录入操作授权，订单输入后的修改必须得到修改授权，采购人员必须在授权范围内生成及签订采购合同。

1.3.2审批程序

审批程序是采购系统操作业务中非常重要的一个环节。审批程序的目的有两个：一是对请购操作审核，二是明确请购操作和采购操作的有关责任。通过各部门和人员之间在系统相互审查确认，避免一个人独立控制一项交易的各个环节，以此防止其一员工在采购活动中的舞弊行为。而各个部门和各个级别各系统模块的审批程序的目的又有所区别，例如请购申请的部门负责人审批的目的是保证请购物品的品种、质量满足经营生产活动的需要；采购模块的采购部门审批的目的是防止重复采购和控制采购成本。

1.3.3供应商管理

对于采购功能模块业务流程来说，供应商和采购部门的关系是较容易出现问题的环节。企业内部需要对供应商建立完善的档案，掌握了解各供应商信息及信誉等情况。如果由采购询价人员进行供应商的选择，那么就有可能产生交易舞弊的违法行为，因此这一环节关键是要做到信息公开透明。另外，供应商的品质和信誉管理制度以及生产能力都会影响采购业务及以后生产销售环节的运行。

1.3.4结算方式

材料采购流程是企业经营管理的首要环节，不同的供应商有着不同的计算方式，不同的结算方式有着不同的风险与优势。例如月结，应付款每月结一次，企业资金流相对压力不会太高；预付货款，会有一定风险，风险来自供应商的信誉及经营状况。

2.在ERP系统环境下加强采购系统模块内部控制的措施

2.1权限的分配

企业管理方应当对采购业务与应付款业务建立严格的授权审核制度，明确授权审核方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购业务与付款业务的职责范围和工作要求。对各种不同类别的物资请购，企业应建立完善的责任授权体系。部门物资需求由部门主管负责审核，部门资产管理人负责申请；特殊请购计划的制订必须由公司采购部、营销部等相关部门综合讨论决定及由上层管理方审核确认，与经营战略相关的大笔支出还必须取得高层领导的同意。同时，为了保证权责对等，企业内部应当建立适当的考评体系，真正做到谁拥有权利谁承担责任。

2.2审批的进度

企业内部各个部门都应该要求采购申请业务制度化，即明确不同类型、不同级别的请购业务审批流程进度，保证所有的采购请购业务都经过规定的审批程序进行。对于采购请购、采购订单、外协加工订单等，必须经过指定的操作员的审核才能接着处理下一流程。对于不同的职能部门可能会指定不同的审核人。待审单的处理等都必须严格按规定进行，充分保证系统账务会计数据处理不错不乱。无论是静态或动态审核，都要仔细审核核对输出的账务凭证与实际发生的交易业务是否一致。

2.3采购业务执行控制

2.3.1订单数量及到货数量的控制

在收货时，需要控制到货的数量是否允许超过订单数量。对请购数量进行控制，采购部门首先应当对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内及该物资现有的库存量，其次是检查使用物品或获得劳务的部门主管是否已经审核请购单。对于大笔采购交易必须做各种采购数量对成本影响的分析。

2.3.2物资储存成本

企业有存货时会发生保管费用，报关费及场地租金、保险费等费用。企业应尽量减少库存量。对于这类成本，理想的状况是降低到零。

3.小结

企业ERP系统具有实时控制的管理思想，对各模块业务中的关键控制点的控制方法使企业从传统的发现问题、事后补救，发展成为现在的事前预防和事中控制。严格的内部管理控制制度必然会改变财务会计机构和业务人员的分工，优化财务会计组织结构，有助于防止舞弊违法行为的发生，提高财务会计工作水平，大幅度增加企业的经营效益。建立完善的采购业务内部管理控制制度，确保采购事项的真实性、合理性，保证财务会计信息系统正常运行。

采购与供应管理论文范文

Abstract:Inrecentyears,thecountryisincreasinginvestmentincollegesanduniversities,andthegrowthisconsiderable.Universitieshavealotoffundstopurchaselarge-scaleinstrumentandequipmenttoimprovethelaboratoryconstructionandthedevelopmentofscientificresearch.Largeequipmentisalsothesymbolofalaboratoryeventhewholeuniversity,hardwarebaseoftheresearchandtechnologicaldevelopment,howeverthepriceofsuchequipmentsisrelativehigher.Inordertoensurequality,improvethepurchasingbenefits,strengthensurveillancemechanism,combiningtheactualsituationofuniversities,thispapercarriesoutpreliminaryresearchandthinkingonseverallinksoftheprocurementprocessoflarge-scaleinstrumentsandequipments.

关键词:高校;大型仪器设备;采购

Keywords:university;largeequipment;purchasing

中图分类号:G48文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)31-0229-02

0引言

进入21世纪以来,我国各高校新增的大型仪器设备数量逐年递增,现在各高校也越来越重视大型仪器设备的采购工作,有了更多的钱,如何才能管好、用好这些大型仪器设备购置经费,提高资金的使用效率,做到公开、公正、公平,为学校购置性价比高的产品,这是一个值得我们深入研究探讨的问题。

1规范采购大型仪器设备的论证和审批工作

1.1申购单位申购准备工作大型仪器设备往往价格相对较高,为了保证采购质量,提高采购效益,强化监督机制,相关申购单位必须做好充分的准备(包括前往已购置此类设备的单位进行考察)。保证所申购设备的主要技术指标均能满足使用要求,在经费范围内,不盲目从高,也不故意就低。

1.2采购计划的论证工作设备主管部门定期组织安排大型仪器设备可行性论证会,为了对仪器设备的技术指标有更好的掌握和了解,并能为申购部门提出建设性的意见和讨论购置此仪器设备的可行性及必要性,每次论证会必须聘请5名或以上专家。一般包括3名相关专业副高级职称以上教师或管理行家和1名财务相关负责人及1名设备负责人。申购单位也应自行组织3人以上的技术人员(包括实验室主任、副高级职称以上人员1人或以上、相关设备资产管理员1人,如本单位不足三人,可聘请相关学科副高级职称以上人员。会议开始前,申购部门还必须填写大型仪器设备可行性论证报告。论证报告内容主要包括:

1.2.1选型理由所购仪器设备的先进性和适用性,包括仪器设备适用的学科范围,所选品牌、档次、规格、性能、价格及主要技术指标的合理性。还必须针对市面上至少三款同类产品进行比较,技术上各有什么优劣势,结合本单位具体使用要求,围绕为何选购此仪器设备作出详细说明,并结合价格因素得出结论。

1.2.2设备用途所购仪器设备主要用于研究的科学领域,该领域在学校的发展情况。

1.2.3购置必要性仪器设备对本校、附属单位及本地区相关单位教学科研工作的必要性及购置此仪器设备后对开展工作有何影响。

1.2.4经费落实拟购仪器设备主机、附件、零配件、软件维护和升级以及购买后每年不低于购置费3%的运行维修费的落实情况。

1.2.5人员申购部门仪器设备工作人员配备情况,有条件的单位最好做到专人负责,工作人员必须接受相关培训。

1.2.6场地安装场地、使用环境(包括湿度、温度)及各项辅助设施。确保仪器设备到场后能正常放置,能安全使用。

1.2.7共享校内或周围单位同类仪器设备的分布及使用情况。

1.2.8维修条件仪器设备今后使用的维护要求。

1.2.9备品试剂、耗材、零备件的供应渠道及大致价格情况。

1.2.10效益预测大型仪器设备必须达到800小时/年以上(部分除外)的有效使用机时数。

与会上首先由申购单位代表陈述使用要求和购置理由,并就本单位对此产品进行的市场考察作简要阐述。与会者从不同角度提出问题、相互讨论,就论证报告内的十条内容进行审核,有一条达不到要求,该申购请求就不能通过。经过这样一个严格且充分的论证,与会专家最终做出同意购置或否决申请购置的决定,并同时可能提出相关意见以供参考。

1.3严格规范的审批程序①申购单位内部提出申购请求,由实验室(教研室)主任审批。②交至学院(中心)负责人审批。③相关科研、学科主管部门审批。④学校主管部门组织相关专家及有关人员对申请计划进行可行性论证,并提出审批意见。⑤设备主管部门负责人审批意见。⑥相关校领导批示。

2大型仪器设备采购的规范化

2.1基本采购模式的分类随着改革开放和社会主义市场经济的发展,我国高校采购大型仪器设备主要可分为两大块:政府集中采购和自行分散采购。无论是政府集中采购还是自行分散采购,所采用的采购方式是一样的,主要可分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价等五种。

2.1.1公开招标与邀请招标公开招标,是指学校采购部门委托招标公司以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标;邀请招标,是指学校采购部门以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。以上海市政府采购相关部门规定为例:上海市各市属高校在执行政府采购计划时,单台仪器设备价格大于100万元必须采取公开招标或邀请招标的采购方式。各高校可以在此规定范围内制定适合自己的相应规定,建议中等规模高校在单台仪器设备价格大于50万元时就可以采取公开招标或邀请招标的采购方式。实践表明,加大了招标采购力度后,开拓了宽阔的采购渠道,节约了采购资金、有效地引入了竞争机制,供货商的服务质量也大有提高,并从源头防止了腐败的滋生。

2.1.2竞争性谈判是指按照规定的程序通过与符合项目资格的多家供应商就采购项目进行谈判,最后确定成交供应商的一种采购方式。属于下列情形之一的,可以采取竞争性谈判采购方式:①采购项目经过公开招标或者邀请招标程序后没有供应商投标或是投标供应商未能提供合格标,并且采购部门认为再进行新的一轮招标也不能产生有效合同的;②技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;③采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;④不能实现计算出价格总额的。竞争性谈判小组由设备部门负责人、纪委、财务、用户代表和专家组组成。

2.1.3单一来源采购是指向单一供应商直接购买的采购方式,是一种没有竞争的采购方式。属于下列情形之一的,可以采取单一来源采购方式:①基于技术、工艺或者专利权保护的原因,产品、工程或者服务只能由特定的供应商、承包商或服务提供者提供,且不存在任何其他合理的选择或替代;②不可预见事件导致出现异常紧急情况,使公开和限制性的其他采购方式在时间上难以满足紧急采购要求的;③必须保证原有采购商品或服务的连续性、一致性、兼容性,需要继续从原有供货商处添购的;④采购部门为谋求与供应商订立一项进行研究、试验、调查或者开发工作的合同,可能会与供应商、承包商或服务提供者进行长期合作,需要确立比较稳定的合作关系的。采用单一来源采购方式购置仪器设备,使用单位需书面阐述理由。由于单一来源采购只有唯一的供应商,就竞争势态而言,采购方处于不利地位,有可能增加采购成本。因此对于单一来源采购方式的判定以及最终谈判工作都要制定相应的规范。

2.1.4询价是指向三家以上供应商就采购项目发出询价采购文件或询价函,对其提供的报价进行比较,确定成交供应商的采购方式。采购规格、标准统一、市场资源充足且价格变化幅度小,采购活动需要在短时间内完成的货物或服务项目,可以采用询价方式采购。教学仪器设备多采用此种采购方式。

2.2采购执行的规范化以上5种采购方式各有利弊,现在各高校使用较多的采购方式就是公开招标和邀请招标。下面就以这两种采购方式为例,说明如何规范的执行采购计划。

公开招标和邀请招标一般包括招标、投标、开标、评标、中标和签订合同等6个基本步骤。

2.2.1招标文件招标文件一般包括:投标邀请、投标人须知、合同草案、项目需求说明、交货期、售后服务、评标办法、投标文件组成及格式,招标文件是投标和评标的主要依据,是保证采购质量的前提。招标文件一般由使用部门、设备主管部门或招标机构共同组织编写,编制招标文件的依据是购置计划,购置计划则主要体现在标的和技术参数上。一个合理且准确的标底将会直接影响招投标各方的经济效益。标底定的过高,如投标商直接用市场公开价投标,招标方则省时省力了,但无疑也会增加招标方的经济损失;标底定得过低,则可能买不到真正需要的仪器设备,这无疑就等于经费和时间的浪费。可见标底的选择对招投标的影响是很大的。同样一个合理的技术参数选择也是招标文件中极其重要的一环,是会直接影响招投标各方的经济利益。招标文件编制好后应请相关领域专家审定。

2.2.2评标评标由招标人依法组建的评标委员会负责,评标委员会由评标专家组、监督组、协调组三部分组成。评标专家需从相应的大型仪器专家库中抽取,监督组由当地公证处、学校纪委及财务等部门人员组成,协调组主要由设备主管部门和使用部门人员组成。三部分组成人数分别以3~9人、2~3人和2~4人为宜。评标组应对投标人的资格进行审查,只有资格审查合格的投标人的投标书才能参与评标,投标人应具备的资格在招标文件中应明确说明。最常采用的评标办法是综合评分法,综合评分法的评价指标通常包括价格、技术和商务3部分。其中技术部分包括技术性能指标和样品评价,必须满足的技术性能指标实行一票否决制;商务部分包括质量检验文件、质保期、售后服务承诺、投标人综合实力、投标文件的质量等。评价指标、权重、评分依据在招标文件中应明确说明。

2.2.3合同签订根据《中华人民共和国招投标法》,招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30日内,按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。合同包括以下主要条款:供应商名称、地址、联系方式;采购的仪器设备清单;价款;支付方式;技术指标;交货时间、地点和方式;安装调试与培训;质保期;售后服务;检验标准;违约责任及解决争议的方法等。

3结语

地方高校只有在程序、制度和流程上对大型仪器设备采购进行规范化的管理,采购工作才能在有序健康的轨道上进行,才能使采购工作更加透明、公正、公开,才能为学校把好大型仪器设备的采购关,使有限的经费得到合理运用。

参考文献:

[1]李纪峰.地方高校大型仪器设备购置问题[J].实验室研究与探索,2008,27(9):157-159.

[2]管图华.以综合性价比为基本原则的设备招标采购模式探讨[J].实验室研究与探讨,2008,21(11):133-135.

采购与供应管理论文范文

【关键词】供应链管理；采购管理；意义；策略

1供应链管理概述

1.1供应链及供应链管理的定义

关于供应链（SupplyChain，SC）的定义有很多，其中，美国供应链协会对供应链的解释为：企业在生产和销售最终产品或服务过程中包含的供应商、供应商的供应商乃至于一切向前的关系，与用户、用户的用户以一切向后的关系，供应链是一种关系的集成；我国学者马士华对供应链的解释则是：围绕核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，从采购原材料开始，制成中间产品以及最终产品，最后由销售网络把产品送到消费者手中的将供应商、制造商、分销商、零售商、直到最终用户连成一个整体的功能网链，供应链是一个网状的链条结构。不论怎么去解释，供应链均可以被认为是一个价值链，这个价值链包含了供应商、制造商、分销商、零售商以及最终用户，它是从客户需要开始，到提供相应产品或服务满足客户需求结束，所以，这也是一条增值链。供应链管理将相对松散、独立的群体联系起来，通过彼此之间的信任与合作，整合成一个完整的增值链。

顾名思义，供应链管理，则是对供应链这条增值链进行有效管理。严格地说，供应链管理是通过各种信息流的汇总分析，对供应商、制造商、分销商以及最终用户整体模式的综合管理。有学者曾总结：20世纪的70～80年代，得市场者得天下；90年代，得物流者得天下；21世纪则是做好供应链管理者得天下，谁的供应链管理做得好，谁将在激烈的竞争中取胜。供应链管理能够促进企业加强供应商管理，节约交易成本和采购成本；促进企业完善库存管理，降低存货数量和循环周期；促进企业提高劳动生产率和产品质量。可见供应链管理的重要性。

1.2供应链管理的内容、原则与困境

供应链管理的具体内容涉及供应、生产计划、物流、需求四个方面，包含供应商、用户的合作关系管理，产品需求预测和计划，企业内部与企业间的物料供需管理，产品涉及与制造管理，用户服务和物流管理，库存管理，信息管理等。

供应链管理一般遵循以下原则：第一，内外兼顾。外部企业与企业内部的管理同等重要。第二，纵横联合。材料供应商和最终用户同为关系处理对象。第三，信息畅通。不论是库存管理还是物流管理，甚或是产品需求预测等，都要保持信息畅通。第四，风险分担与利益共享。供应链管理基于合作与信任，链条上的各方共同承担风险、风险收益。

企业实行供应链管理同样存在许多困难，如：（1）供应链管理的成本较高。企业打造供应链，实施管理的成本较高，普通企业难以承受。（2）部门间的协调难度较大。供应链管理对企业间的内部协调提出了较高要求，实际操作中，会因为部门职能、利益的不一致而增加难度。（3）客户需求的多样性增强。供应链管理强调产品的单一性和规模性，面对客户需求的多样性，调整难度较大。

2供应链管理下的采购管理

2.1采购管理的意义

采购管理作为其中的一个重要环节，对企业发展有着重要意义。

（1）降低企业的采购成本。实施有效的采购管理，最直接的成效就是降低企业的采购成本，从第一环节，减少企业的经营成本。据有关数据显示，采购成本占企业总成本的平均比率为60%，具体如零售业占60～85，计算机业占60～80，汽车业占60～80，电子产品业占50～70，制药业占25～50，服务业占10～40，钢铁业占75%，轻工业占80%，在有色金属工业中甚至达到90%。采购管理能够促进企业建立合适的采购方案和价格监测体系，及时调整采购数量，降低库存占有率。

（2）提升企业的运行效率。采购管理将企业内部各部门的材料需求信息进行了整合，并依据产品的需求、销售情况制定了细致地生产计划，强化了内部资源的运转效率。各个部门在沟通协调中，加快了信息传递速度，无形中提升了企业的整体运行效率。

（3）增强企业的竞争优势。采购管理促进的成本降低、效率提升，就是提升企业竞争力的举措。除此之外，采购管理使企业与供应商的谈判能力、对产品市场的分析能力均有较大幅度的提高，是企业外部竞争力增强的重要推动力。

由于传统采购审批环节多、内部组织成本高、采购周期延长，容易导致存货积压和待料停产等不利影响，强化供应链管理十分必要。

2.2供应链管理下采购策略

（1）完善企业内部的采购流程构造。目前部分制造企业采用集中与分散相结合的采购模式，即根据总、分/子公司的不同权限，分为总部集中采购，分、子公司分散收货分散付款；分、子公司分散采购、分散收货分散付款两种模式。前一种模式能够有效降低采购成本，但对企业采购管理效率提出较高要求；后一种模式便于分、子公司及时进行采购，但不利于降低企业的整体采购成本，容易各自为战。因此，完善企业内部的采购流程，把两种模式的优点进行整合，提升内部组织的运转效率，是供应链管理下的采购发展方向。

（2）加强供应商战略合作关系建设。供应链管理下，采购方和供应商之间的关系从博弈走向合作，与供应商之间形成战略合作关系是主要特点。供应商与采购方基于合作互信的基础上，共同面对市场风险，最小化交易成本、极大化收益，是一种帕累托最优状态。现实竞争中，供应商有寻求采购方进行战略合作的需要。在经济形势不确定性逐渐增加的情况下，为了降低风险，稳定生产，供应商愿意与采购方进行战略合作，既可以明确市场，又可以减小生产成本，一举两得。同理，当采购方向另外一方供应原料时，也应该积极与对方建立战略合作关系。战略合作关系的建设，有利于共同抵御市场风险，加强整个供应链的竞争力，达到共赢。

（3）坚决实现JIT为主要管理目标。所谓JIT（JustInTime，准时生产制）是指在恰当的时间、恰当的价格、恰当的数量，及时采购物品，这是制造企业降低生产成本的关键举措。供应链管理下的采购管理，应该以实现JIT为主要目标。通过JIT的实现，降低企业的库存率和库存成本，提高企业的物流管理能力。另外，JIT还广泛运用于企业向客户配送产品中，达到提升运行效率的目的。

3结语

供应链管理作为企业的重要利润源泉，采购管理是其中降低成本的关键一环，所以，企业还应健全采购管理的制度保障，形成良好地绩效激励机制；应增强相关人员培训，配备足够的人员力量。

参考文献：

[1]王艳娜.供应链管理下企业采购流程的优化研究[D].西安电子科技大学，硕士学位论文，2005.