信息化建设调研方案篇1

关键词：高职院校；档案网站建设；问题；对策

数字时代的到来，数字技术、网络技术、信息技术在档案领域的应用越来越广，也越来越强，档案网站作为一种先进信息环境和信息传播媒介，已成为公共信息交流和资源共享的重要平台。档案网站建设已成为档案信息化建设的重要组成部分，得到了国家档案局的高度重视，在《全国档案信息化建设实施纲要》、《关于加强档案信息资源开发利用意见》中对全国档案网站建设提出了明确的要求。但当前，占据全国高等教育半壁江山的高职院校，其档案网站建设仍存在诸多问题。

一、高职院校档案网站建设存在的问题

1.档案网站数量不足，多数院校未将其纳入档案信息化建设范畴

为了解当前高职院校档案网站建设的现状，笔者以广东为个案，于2012年7月采用网络调查法，对广东省80所高职高专院校档案网站进行了调查，调查结果发现，在80所院校中仅有30所院校的档案机构在校园网上建立了自己的档案网站，只占总数的37.5%，其中还包括7所档案工作网站无内容或外网无权限不能打开的。这说明广东省高职高专院校的档案网站建设现状不容乐观，多数院校在档案信息化建设过程中，并未自觉地将档案网站建设纳入学校档案信息化建设范畴，这不利于档案网络信息化资源的建设与共享。

2.档案网站质量不高，点击率低

在浏览30所院校的档案网站主页后发现，档案网站建设的质量普遍不高。主要表现在：一是栏目设置上，版块偏少，且缺乏层次感。80%的院校仅设有“岗位职责”、“档案法规、制度”、“工作动态、信息”等几个基础内容版块，虽然有30%的院校设有档案编研的栏目，但通过对网页的浏览发现，仅有2所院校的编研成果稍丰富，涉及到特色数字编研成果，其余多为零星的大事记。二是网页制作上，界面质量低劣，不够美观。调查发现，90%的档案网站都是静态网页，页面结构简单，网页内容多为文字材料，图像、音频、视频等多媒体类型的档案信息不多，有的栏目下甚至无内容显示。三是信息更新上，内容更新不及时，信息资源陈旧，网络及时性的优势没有体现。网站信息量小，制作粗糙，内容陈旧，不能激发用户浏览的兴趣，导致网站的点击率低下，不利于最大限度地发挥档案信息资源的价值。

3.档案网站的服务功能不够完善，需进一步拓展

一是易用性不理想。档案网站在校园网中所处的位置不清晰，进入程序繁琐。调查发现，30所院校中，仅有2所院校的档案网页是设在校园网首页的独立栏目，仅占7%，其余28所的档案网页是挂靠在直附属单位的栏目下，每次进入档案工作网页都要至少点击三个程序，这不利于读者的查询利用。二是互动性很低。多数档案网站还处于比较封闭的状态，缺乏与相关档案网站的沟通与互联，缺乏与档案利用者的沟通。调查发现，在30所院校的档案网站中设有“友情链接”栏目的仅有4所院校，设有“服务邮箱”的仅有1所，这说明，目前，高职院校档案网站建设中还缺乏信息组织与交流的手段，这不利于档案信息的获取与交流。三是检索服务功能严重欠缺。检索服务功能是高职院校档案网站的最基本功能，也承载和吸引着高校档案网站最大的服务群体，但在调查的30所院校中均没有设计档案检索服务功能，可见高职院校档案部门对这方面的认识存在严重欠缺。

二、高职院校档案网站建设的对策

1.思想上重视，把档案网站建设纳入档案规范化建设标准

随着现代信息技术的发展与应用，档案管理正步入档案信息资源管理阶段，作为现代信息技术的综合产物，档案网站以极大的包容能量充分展现形式各异的档案信息，可塑性强，同时又能以“多人—多机—同时在线”的最大开放性展现档案信息编研成果，强化服务。[1]加强档案网站建设是深化档案信息化建设的重要内容之一，高职院校领导要转变思想意识，充分认识到加强档案网站建设的必要性及重要性，把档案网站建设纳入档案规范化建设标准，可结合高职院校档案特点，从内容、技术、管理、效用等方面入手，建立和完善高职院校档案网站评价指标体系，促进网站的发展与完善。如：在内容评价指标方面，可结合档案网站所包含的档案机构信息、工作信息、资源信息及利用服务信息等内容，评价档案网站内容的完整性、可靠性和时效性；在技术评价指标方面，可结合网站设计技术、维护技术及功能开发技术，评价档案网站的安全性、查检性、易用性和美观性；在管理评价指标方面，可结合网站的日常管理、服务管理及工作人员管理，评价档案网站的规范性、稳定性；在效用评价指标方面，可结合用户的访问量及满意度、信息的检索量及增值度，评价档案网站资源的利用率及产生的效用。[2]

2.加强档案信息数据化建设，保证档案网站信息资源数量

档案数据信息是档案网站的灵魂，没有丰富的档案数据信息作支撑，档案网站无法吸引用户，实现不了档案网站的预期目标。因此，要加快档案信息数字化进程，保证网站有源源不断的信息源。要尽快通过扫描、翻拍等技术将现有馆藏纸质档案信息数字化；同时要加大电子文件收集工作力度，形成档案网站建设所需要的海量数字信息。另外，要及时做好网站信息资源更新工作。如果用户在浏览档案网站时经常发现无效信息，而了解不到最新信息，将大大降低对该网站的信任度，并影响下一次使用。因此，要将网站更新工作专业化、常态化，从而不断完善网站内容建设。[3]

要特别指出的是，在提供网站所需档案信息时，要正确处理好档案信息公开与保密的关系，选择哪些档案信息上网要根据具体情况来决定，既不能因档案的特性而阻止档案信息的利用，也不能仅为了丰富网上档案信息而致保密性不顾。

3.丰富网站栏目，优化网站界面，力创特色档案网站

网站栏目设置的好坏是决定网站水平高低的重要因素之一。高水平的档案网站不仅要求内容丰富，而且栏目特色也要鲜明。高职院校要善于结合自身的特点，积极开发档案目录数据库、档案全文数据库及音频、视频等多媒体信息，建立精品课程、职业能力训练、教学成果、校园文化等专题，扩大网站信息覆盖范围，开发特色项目，建立特色栏目，以特色吸引档案利用者眼球。如在网站开设毕业生信息查询和验证服务栏目，供用人单位查询毕业生的学习成绩、奖惩情况等相关信息，以方便用人单位的信息收集工作；与校外实训基地企业密切配合，开设档案信息链接服务栏目，以方便学生对企业文化、制度的了解；设立校园风采等栏目，展示学校的历史和文化，以充分发挥网站的文化功能、教育功能等。

优秀的网站不仅要有丰富多彩的网页内容，彰显自身特色的栏目设置，更要突出其新颖独特的界面，以增强网站的吸引力，提高网站点击率。因此，要创新档案网站的设计风格，突出特色，强调人性化，网站界面在色彩、字体、标语、版面布局、浏览方式等各方面都能达到协调一致，恰如其分，使人在浏览时感到赏心悦目。

4.满足用户需求，拓展档案网站服务功能

为用户提供信息服务是网站的价值所在，因此，档案网站的建设，要从根本上树立信息服务意识，不断完善、拓展服务功能。一要主动提供网站检索服务功能。“根据调查显示，当用户登录一个新的网站。如果在一开始不能很快地寻找到他所需要的信息，则50%的用户将会立刻离开网站，其中，60%将不再光顾这个网站。”[4]因此，为用户提供一个“快速、准确、全面”的“站内检索”服务，以实现页面信息的查询和网站数据库的查询，以及“站外检索”服务，以提供一些专业的搜索引擎入口，方便用户对相关信息的查询，对档案网站建设至关重要。二要增强网站互动功能。与用户实现良好互动是档案网站发挥其独特作用的重要途径。通过互动交流，档案工作人员能深入了解用户需求，并针对用户需求改善内部管理，完善馆藏资源建设，从而达到一种“档案—用户—内部管理—用户”的良性循环。高职院校的档案网站可设立访客留言、在线咨询或实时解答等栏目，由专人负责及时与用户加强交流，以加强档案网站的服务功能，使网站真正成为学校档案工作者和用户交流的平台。

参考文献

1.郭华梅.高职院校档案网站建设现状分析[J].兰台世界，2008（4）：18.

2.张晓，汤莉华.问题与对策：论高校档案网站建设[J].中国高教研究，2006（3）：73.

3.龙丽旭，童庄慧.高校档案网站建设的问题与对策—基于湖南13所本科院校档案网站的调研[J].档案学研究，2012（1）：71.

4.周莉.我国档案网站建设的问题与对策研究[D].合肥：安徽大学，2012：20.

信息化建设调研方案篇2

1.建设重视程度不高

就当前的情况分析，虽然大多数人已开始认识到广播电视大学档案管理是学校进行管理的重要环节，但是依然没有得到学校各级领导的高度重视，且其均没有从思想上意识到信息化建设对档案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于学校教学管理及经济效益上。加上许多的档案工作者均不是专业人士，因此思想上对于档案信息化建设的认知度还不够，导致对档案工作的细心不足，使得档案的信息化建设无法有效开展。

2.建设资金投入力度缺乏

广播电视大学的档案信息化建设在起始阶段需投入一定的资金用于基础设施建设方面，以形成信息化的管理环境，然而许多大学却过分地强调科研建设等方面，且科研方面的经费比重偏高。而在基础设施方面均使用一些严重老化或濒临淘汰的设备，严重阻碍了现代信息技术与档案管理的相互协调发展，进而使得广播电视大学的档案管理信息化建设不能得到实质性进展。

3.建设制度规范化不足

广播电视大学的档案大多来源于学校各个学院和管理部门，然而当前各部门的档案管理缺乏规范化，没有一套完整且适用于信息化发展的采集、整理、储存及借阅制度。此外，学校收集档案的过程也缺乏系统性，没有实现较高水平的现代数字化管理，因而无法对档案信息资源进行更深层次的开发利用，导致最终严重影响学校档案管理的成效。

4.建设标准化薄弱

由于学校对档案管理信息化建设的态度不够端正，致使管理工作分散性和随意性明显，严重缺乏必要的统筹性和协调性，造成档案管理信息化的标准化建设水平下降，从而阻碍档案管理信息化的建设步伐。此外，档案管理信息化人员素质的低下以及技术保障的缺乏，同样是广播电视大学管理信息化建设中需要解决的问题。

二、广播电视大学档案管理信息化建设的建议

1.积极转变思想观念

思想决定行为，广播电视大学需正确认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极投身于档案管理信息化建设中。一方面，广播电视大学的领导应转变其传统观念，高度重视档案管理的信息化建设，将广播电视大学的档案管理工作与学校的科研、教学工作一同纳入学校的未来建设发展规划中，且应该适应现代社会发展的需要;另一方面，广播电视大学的领导应该认真听取相关工作人员对当前的工作汇报，加大对信息化建设物力、人力的投入，并加强基础设施建设，适应现代信息化发展需求的同时，为档案管理者营造融洽的工作氛围。而档案管理者不仅需做好本职工作，而且还应加大关于档案管理信息化建设的宣传力度，可号召师生共同加入建设队伍，并向其详细讲解档案及相关法规，从而提高师生对档案的认知度，使其充分意识到档案的重要性。

2.切实加大资金投入

对于档案信息化建设，技术设备是最重要的基础因素。首先，广播电视大学需投入一定的资金以配备性能良好、质量可靠的硬件设施，从而防止受到辐射、电磁干扰等影响;其次，还可设计开发或者采购整理型的档案管理软件，使办公自动化的系统与档案信息化建设融会贯通;最后，广播电视大学的档案管理者还应加强安全警惕，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用防火墙、身份认证、数据备份等安全措施进行防护，时刻做好防范黑客攻击的杀毒防毒工作，以确保计算机网络的正常运行，从而维护档案安全。除此之外，学校还应在硬件保护工作和数据备份的工作方面加大力度，以便发生故障时可第一时间进行处理与恢复工作。但是在资金的使用方面需科学规划，学校可将科研、教学等信息化建设与档案信息化建设进行有机结合，形成一种集成综合优势，使有限资金发挥更大效用，进而实现学校的全方面建设与档案信息化建设共同进步与发展。

3.规范档案管理制度

首先，学校需科学制定统一标准，使档案信息化建设有据可循和有序发展;其次，有效构建广播大学档案信息体系，使档案更加完整有序，而且更方便进行查阅工作;最后是改变“轻利用，重保存”的传统思想观念，通过实施档案管理信息化建设，将档案信息服务不断延伸至知识服务及实际的管理工作中。这不仅给学生和学校的教职员工提供档案利用的服务，而且通过档案信息化建设平台为社会各个方面提供具有价值的档案信息服务，使广播电视大学的档案信息管理可和社会的各个部门及各个方面间形成档案信息资源共同分享的开放局面。

4.建立规范标准体系

档案信息化建设的前提是基础工作的标准化与规范化，学校应全面推进标准规范化的制定与执行，加强相关的法制法规建设，从而实现档案信息可资源共享的目标。就广播电视大学档案管理信息化的标准建设而言，需从内部协调与宏观调控两大方面着手。内部协调针对的是广播电视大学本身，对学校自身而言，档案管理部门需积极配合并参与电子校务建设，且在整个建设过程中进行有效协调档案管理信息化与电子校务间的关系，使其不冲突且可有效衔接，这不仅很大程度地减少了收集电子档案信息的繁杂程序，而且可通过网络共享这一有利平台为学校其他部门提供高效服务。宏观调控则是在现有规范和标准的基础上，进一步完善档案管理信息化的标准体系建设，同时加强对各大院校的指导与监督，从而确保其档案管理信息化建设的有利进行。与此同时，档案信息化的建设已越来越多采用光盘或磁盘将文件资料进行归档，传统的分类方法、档案整理及记录标准均无法完全适应，因此这就更加需要广播电视大学根据新的标准制定出系统的规范化体系，并切实推动档案管理的信息化、规范化、标准化建设。

信息化建设调研方案篇3

关键词：档案信息资源；共享；机制

档案信息资源共享是档案信息资源数字化及档案信息资源整合的最终目的，是档案信息资源社会化的一个重要标志。它是以计算机技术、信息技术、数据库技术等多种技术为前提，以档案数字化加工及整合为基础，进行档案信息资源交流与共享，其实质是以用户为中心、以网络为工具、以利用为目的，开发档案信息资源为社会提供信息服务为目的的档案管理模式。

一、开展档案信息资源共享的基础

1.信息技术的日趋成熟为档案信息资源共享的实现提供了技术保障。随着我国网络基础设施的快速建设与完善，数字化技术、数据库技术、网络通信技术、多媒体技术和超文本技术的发展，我国档案网站体系、档案系统的局域网体系的初步建立，这些都为数据库的数据采集、异地查询和档案信息资源传递等档案信息资源共享活动提供了强有力的技术支持。

2.档案数字化工作的深入开展为档案信息资源共享的实现提供了现实基础。现阶段档案数字化工作已经全面开展，多数档案馆已经完成档案资源的目录级数字化工作，全文档案数字化工作也正在大范围推进，所形成的内容充实、类型多样的数字化馆藏为开展档案信息资源共享活动提供有力的支撑。

3.公众对档案信息需求的立体化、多元化为档案信息资源共享提供广阔的发展空间。社会发展的大背景下，档案用户对档案信息需求的社会化趋势日益明显，不仅仅局限于工作查考和编史修志，而是广泛涉及社会政治、经济、科学、文化、外交和民众生活的方方面面，内在需求和外在推动使档案部门提高信息服务能力成为必然的趋势。这些都为开展档案信息资源共享工作提供巨大的发展空间。

二、档案信息资源共享存在的问题

1.责任主体缺失，缺乏统一规划。我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，但在实际过程中受我国条块分割的影响，统一领导成为一种宏观指导，没有强制性。档案共享工作缺乏整体的统筹规划和管理。各档案部门的档案信息化建设处在自发性、分散性、发展不平衡的阶段，这导致各个档案馆之间难以相互合作，在档案信息化建设中存在着重复建设、信息孤岛、系统间资源布局不合理、难以共享等问题。

2.资金不足。档案信息资源共享是一项长期的、复杂的工程，从购买数字化所需的基础设施，开发专用软件，到馆藏资源的数字化和后期维护工作，都需要持续、稳定资金投入做支持。但就实际情况看，资金的投入非常有限，导致信息化和档案信息共享工作无法顺利开展。

3.档案信息资源共享的制度、标准不够完善。档案数字化工作的相关标准总体上制定了很多，内容涉及纸质档案数字化的格式、档案管理系统的功能及数字档案馆的建设规范等。但档案数字化工作的相关标准大多为推荐标准，没有强制约束力，而且对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面尚未做出统一的标准与规范。在实际工作中，各个档案管理部门往往采用本部门的标准和要求，不可避免造成一些差异，使得档案信息资源整合的难度大大提高，进而影响到档案信息资源的社会共享。

4.档案人力资源队伍建设有待完善。档案人员的素质参差不齐。从信息化素质来说，由于档案馆很多人员都没有接受过正规和系统的专业教育和专业培训，对于电子文档形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术知之甚少。要想实现档案信息资源共享，档案工作部门的信息管理人员不仅应当精通档案管理过程中的各种原则及规则，还要了解一些相关的计算机网络知识，这就需要培养同时具备档案管理以及计算机网络知识的复合型专业人才。

三、档案信息资源共享机制的构建

1.体制构建。

（1）组织建设。要建立档案信息资源共享管理与协调组织，该组织对整个共享体系进行宏观调控，统一管理各个档案馆的人力资源、设备资源及技术资源，带动整个共享体系协调发展，最终达到提高档案信息资源共享水平的目的。其主要职责包括：制定档案信息资源共享总体规划、发展战略、实施方案等；制定有关档案信息资源共享所需政策法规、管理规范、技术标准等；建立专业的网络运行维护中心，负责整个档案信息资源共享网络中包括安全监控、用户认证、数据库管理与维护等整套工作。

（2）制度建设。档案信息资源共享是一项需要多机构、多行业参与的系统工程，要想保证资源共享的持续有效展开，创造良好的档案信息资源法律环境是前提条件。首先，修订、完善现有的《档案法》中有关档案信息资源共建共享的条款，明确资源共享的原则、总体要求、组织方式、共享模式等具体实施措施等。其次，制定相关档案信息资源共享的法规。我国档案信息资源共享仍处于起步阶段，我国政府对档案信息资源共享建设的指导大多停留在宏观的战略框架上，涉及具体实施与运作的法律法规还很不完备，立法部门应会同有关部门组织相关专家开展深入的调查研究，制定一套具有前瞻性、包容性、规范性的共享法规。另外，现有的《专利法》、《技术合同法实施细则》、《著作权法》、《计算机软件保护条例》中均未明确规定所有的档案信息资源共享活动必须在不引起侵权条件下才可开展，故应在相关规定中，就如何规范档案信息资源的共享做出明确规定。最后，建立健全档案数字化应用系统、数据库管理等环节的档案信息安全管理制度。加强技术研发，提升在病毒防护、网络防护、漏洞修复、访问控制等方面的技术水平，制定数据备份和灾难恢复机制、信息公开制度、数字签名条例等制度。

2.资源整合机制。要想实现档案信息资源的共享，前提条件是拥有完整、翔实、丰富的档案资源并对其进行科学、有效的数字化加工建设形成内容充实的数据仓库。

（1）加大归档力度，充实现实馆藏。档案工作者要采取多种途径、方式，做好档案收集工作，特别重视有较高社会价值、经济价值的档案信息。要做到定期收集与跟踪收集相结合、一般号召与个别强调相结合，全面收集与定点收集相结合。除此之外，还应注意隐藏在组织内部的隐性知识的收集。如开展科研项目的调研报告、会议记录等程序化生成文件，组织内部经多年实践所形成的不成文的作业流程、工作方法、口述资料等。按照组织知识资源体系扩大归档范围。

（2）加强电子档案收集和馆藏资源数字化建设。为更好实现电子文件的实时管理与利用，要完善电子文件收集制度，明确收集范围，确保电子文件的完整性、真实性。不仅要收集正式性电子文件，尤其要注意收集那些有保存价值及用户检索要求的过程性文件。对于多年才能完成的任务或项目，对其所形成的电子文件要进行连续或分阶段收集，以防电子文件丢失。在进行档案数字化建设时，要对馆藏情况进行评估，因地制宜，制定建设方案。在建设中，利用率高、重要的档案优先数字化建设，要详细制定著录标准、扫描标准并实时跟进校验，保证档案著录、扫描质量；适时进行数字信息的批量上传，做好原始数据备份工作。

（3）努力挖掘特色资源，构建特色数据库。网络环境下，档案馆的信息资源不仅仅是本馆的馆藏集合。应充分利用来自于互联网、媒体等多种渠道的信息充实馆藏，将有利用价值的特色信息进行归类、整理、加工形成具有本馆特色的馆藏资源。在此基础上，要想真正实现档案信息资源的共享，必须有高质量的多类型数据库，要在进一步完善档案案卷题名数据的基础上，大力发展全文数据库、各类专题数据库，如科研成果数据库，还有文献型、索引型、事实型数据库，做到各有千秋、各具特色。

3.经济机制。加大对档案信息资源共享建设的投资力度，从长远出发以战略的眼光支持档案信息资源共享的建设，适时提高档案信息资源共享的建设经费。在政府的财政支持的基础上，档案管理机构应采取多种方式向社会公众宣传档案重要性，增强档案意识，争取社会各界的支持和投入，建立多渠道的资金投入机制。

4.技术机制。在网络环境下，要根据档案信息资源自身的特点及资源共享利用的实际需要，采取相应措施，保证档案信息资源的安全性与可靠性。

（1）采用实用、可靠的防火墙。防火墙实际上是一种建立在互联网和内部网之间的安全网关，是硬件和软件的结合。它通过制定严格的安全策略，实现被保护网络、数据系统免受外来侵入，是目前被认为最有效的网络隔离、防黑客入侵的手段。各档案管理机构应根据自身特点与需求，采用相适应的防火墙。

（2）利用数据加密技术和身份认证技术。数据加密是通过网络中的加密机构，对原始信息进行重新组合，只有事先有通讯协议的双方才能解码还原信息。即由明文变为密文。它是实现数字档案信息保密性的一种主动的、开放性的防范手段。身份认证是通过CA认证系统验证访问者身份的合法性并确定其相应的权限，不同权限的访问者只能查询利用相应等级的档案信息资源。若需要下载档案信息，需提交相应申请，得到管理员同意后方可下载。

（3）做好安全管理工作，防范网络病毒。解决病毒问题最好的办法就是防范。即要安装防病毒软件，又要注意及时升级、更新。另外要定期对重要数据进行备份，建议使用双硬盘、移动硬盘等进行备份。还要建立健全相应安全规章制度，禁止将不明来源文件、程序在系统中复制、运行，接入系统的软硬件要进行病毒检查。

当前，档案信息资源共享建设已成为必然趋势，从技术角度来讲，在部分发达地区开展基于网络环境的大规模档案信息资源共享的条件已经成熟；从观念来讲，人们已经逐渐认识到，网络环境下利用档案信息资源的方式正在发生深刻变化；从需求上来讲，广大利用者对信息的需求，促使档案信息资源共享建设速度的加快。在信息环境的巨大变化之下，我国档案学理论界对网络环境下档案信息资源建设模式所发生的变化给予了极大的关注，尽管关于档案信息资源共享机制的研究才刚刚开始，但是可以肯定地说，它必将对我国今后档案信息资源共享建设的理论和实践产生深远的影响。

参考文献

[1]刘建军.基于集成管理的档案信息资源共享研究[D].内蒙古大学，2011.

[2]王运彬.近十年来档案用户需求研究综述[J].档案学通讯，2011（01）.

[3]刘雯雯.区域性档案信息资源共享平台建设研究[D].云南大学，2012.

信息化建设调研方案篇4

关键词：高校：档案信息化：总体思路

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-8454(2011)21-0025-03

高校档案信息化建设是学校重要的信息资源保障，是高校教育改革的重要组成部分，是进一步提高档案管理和服务水平、实现档案事业跨越式发展的重要环节。随着高校政务信息化、办公自动化和数字化校园建设的不断深入，高校档案信息化建设如何开展，怎样与校园信息化总体建没接轨，是摆在档案工作者面前的新课题，需要我们认真研究与思考。

一、加快档案信息化建设是高校档案事业发展的必然趋势

高校档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分，受到国家各级政府的高度重视。2002年国家档案局制定的《全国档案信息化实施纲要》明确了档案信息化建没方向、基本内容和要求；2008年8月，教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》提出“高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(窜)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校同建没同步进行”；2009年12月，《辽宁省高等学校档案信息化建设实施纲要》明确提出：“2010年全省高校计算机管理档案的普及率要达到100％”、“2011年各高校必须实现电子档案与纸质档案同步管理网络化”、“到2013年全省高校实现校园网文档一体化”。因此，加快高校档案信息化建设是国家对档案工作的要求，也是高校档案事业发展的必然趋势。

二、高校档案信息化建设现状与分析

1.国内部分高校档案信息化建设现状与分析

笔者采用会议交流、小型座谈、函调、网络查询、通讯联络、实地考察方式对南京大学、上海交通大学、重庆大学、云南大学等国内几十所高校档案信息化建设情况进行了调研与分析，得到了一些有益的启示。

我国高等学校档案信息化建设起步于上世纪80年代末，二十多年来，经过广大档案工作者的不断努力，高校档案信息化建设逐步发展壮大。综观其发展历程，有学者从档案信息管理和提供档案信息服务的角度将其划分为四个阶段：手工操作、计算机辅助档案目录信息管理与应用、档案目录信息的网络化管理与应用、档案全文内容信息的网络化管理与应用。笔者汇总所调研的情况，得到这样的信息：国内部分高校档案信息化建设基本处于档案全文内容信息的网络化管理与应用阶段。以上海交通大学为例，该校于2004年11月就创建了档案信息服务和管理系统，实现了档案馆业务流程处理和服务的全面数字化、网络化。采用综合集成技术，实现了网上预立卷和档案馆信息系统与学校各个部门应用系统的无缝连接，为档案信息资源库建设提供了快捷、高效的整合手段；采用内嵌的可自主控制的网络搜索引擎，实现了在线档案编研和信息功能，促进了档案信息由静态管理向动态管理、被动服务向主动服务、分散管理向系统管理的转化；提供了自定义查询、全文信息查询功能，实现了跨门类、跨年度、跨载体等全方位的档案信息查询和利用。从而进一步发挥和提升了档案工作在信息化社会中的作用和地位，促进高校档案事业跨越式发展。

通过调研与分析，我们把档案信息化建设成效突出学校的共同特点归纳为：领导重视、观念更新――学校领导把档案信息化建设纳入学校信息化建设的总体规划，并保持同步发展：基础扎实、队伍有力――不管是列入国家、省市计划的项目，还是本单位纳入规划的项目，按照分步实施的原则，在保证一期基础建设的同时，为后续建设提供了资金保障，同时有一支档案信息化建设的专业队伍，具备进行信息化建设所需要的技术知识和专业能力，备足了后期发展的力量。

2.笔者所在学校档案信息化建设现状分析

笔者所在学校档案信息化建设起步于2001年。由于历史的原因，档案分类经历了由大流水改为实体分类的过程，即合校前三所院校及校部形成的老全宗档案采用的是大流水，合校后按照原国家教委的要求，实行档案实体分类与管理。早期的工作集中在案卷、文件目录级信息录入。2005年以来，在“利用优先、分期实施、确保质量、有序推进”的原则指导下，馆藏档案全文数字化开始起步，重点是对文书档案中重要的、易损毁的、永久保管的档案及照片档案实行图片扫描、上传。总体来看，学校档案信息化建设处于第三发展阶段的水平。事实上，目前高等学校档案信息化建设十分不平衡，全国几百所高校中，档案信息化建设水平与笔者所在学校情况类似的不在少数，基于此，笔者结合开展档案信息化建设的实践与切身体会，对加快高校档案信息化建设总体思路进行研究探讨。

三、加快高校档案信息化建设的总体思路

高校档案信息化建设要遵循“文档一体化、归档双轨制、确保网络安全”的基本原则，以校园信息化建设为契机，整合档案资源，逐步实现档案资源数字化、信息管理标准化、利用服务网络化、管理工作自动化。其主要任务与实施步骤为：

1.档案信息化基础设施建设

应用系统软件建设：配置管理软件，包括文档一体化、馆藏数字化、档案信息管理、数据存储迁移转换及备份、网络服务等系统软件。

硬件基础设施建设：档案信息化建设应用系统软件的运行依托于相应的配套硬件设备，因此需要配置高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。同时学校在校园信息化建设规划中，注重解决好为档案管理系统预留相应终端接口，或进行相应的多个系统功能集成等问题。

2.档案信息资源建设

(1)电子文档收集与管理

文档一体化系统建设：文档一体化是一个建立在校园办公自动化前提下的整体性工作。有了办公自动化的基础，便可以在文件产生、利用等工作过程后根据要求将电子文件通过逻辑归档的方式自动归入档案馆，通过物理归档的方式将电子文件赖以生存的系统平台、软件系统或者应用系统同时归人。

集成接口系统建设：在归档单位的业务系统和档案信息管理系统之间开发专门的接口程序，实现电子文件的网上归档。在归档过程中电子文件的数据格式、存储方式等需要根据档案馆的系统管理要求做必要的格式转化，以确保电子文件能够从业务系统迁移到档案管理系统。

介质归档系统建设：介质归档是将归档单位形成的电子文件拷贝到磁盘、光盘、移动硬盘等磁介质或光介质，通过人工送交档案馆的一种归档方式。介质归档一般分为目录管理方式和原文管理方式，因此在档案信息系统中应当建立归档介质目录与电子文件目录管理系统，同时建立文件目录与全文的关联。

(2)馆藏档案数字化

馆藏档案数字化包括把馆藏的纸质、照片、录音、录像、缩微等档案，通过扫描、加工、处理，转变为文本、图

像、图形、流媒体等数字格式的信息，存储在网络服务器中，利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览。实际工作中，需要配置全文内容、照片档案扫描处理系统软件及相应的仪器设备，为全文登录及全文检索服务做好前期准备。

(3)档案网站建设

档案网站建设是档案信息资源建设的重要内容之一，通过网站建设，我们可以有计划地上载可开放档案信息，为学校和社会提供网上信息查询与利用，进一步发挥档案信息资源服务于学校与社会的作用。从另一个角度讲，档案网站建设又是丰富馆藏资源的重要途径之一，它为我们拓宽了档案信息收集渠道，我们可以通过网络下载具有保存价值、对实际工作有指导意义的相关信息，从而使馆藏资源更加丰富。

3.档案信息化标准规范建设

制订相关的标准与制度。根据国家、省、市等关于档案信息化建设标准和规范制订学校电子信息采集、管理、存储格式标准执行细则，使之逐步纳入法制化建设的轨道。

提出归档电子文件存储要求。收集、接受的电子文件与归档的纸质文件内容一致、版式一致；应用整理工具形成的电子文件收集时应注明电子文件存储格式、处理工具、版本等电子文件生成环境信息：应用非整理工具形成的电子文件，收集时应转换为整理的文字存储格式。

4.档案信息安全保障体系建设

(1)加强档案信息系统管理，确保档案数据库安全。

(2)加强对电子文件归档工作的监督与指导，保证所归档电子文件具有真实性、完整性、有效性和可读性。

(3)档案管理系统所采用的局域网要切实与外网实行物理隔离，确保档案信息的安全。

5.档案信息化建设的保障措施

(1)做好宣传

档案馆要利用一切可以利用的条件主动做好电子文件归档意义、归档范围和归档办法的宣传工作，除了印发相关文件外，还要具体将其应归档电子文件范围及时公布，提高全员对档案信息化建设的认识。

(2)加强指导、检查与监督

档案馆要在学校信息化建设领导小组的领导下，起草和制定档案信息化建设规范和标准，每年在布置、检查归档工作中强调电子档案与纸质档案同时归档。并对归档工作及时总结、通报。

(3)加强培训工作

首先要建立健全学校档案工作网络，加强对兼职档案员的业务培训，使其更好地履行岗位职责。其次，对于档案馆而言，要采取引进和培养并重的措施，加强人才队伍建设：一是认真做好专职档案人员的知识更新和技能拓展，加强计算机及信息化基础知识与技术应用能力的学习与培训；二是重视计算机人才的配备，并对其进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地开展档案信息化工作。

四、高校档案信息化建设带给我们的启示

1.转变观念是高校档案信息化建设的重要前提

档案信息化建设是档案工作进行管理变革、流程优化和业务规范的过程，更是人才培养、观念更新、服务创新的过程。档案管理服务的创新模式要求我们利用计算机技术提高档案管理的自动化、运用现代管理理念促进档案工作的现代化、凭借网络技术促成档案信息资源的整合与共享，这些都要依托于档案信息化建设，因此，需要我们转变观念，树立现代意识，尽快搭建档案信息化建设的平台。

2.高校档案信息化建设必须与学校办公自动化建设同步

高校档案信息化建设离不开校园信息化建设的大背景，因此高校档案信息化建设必须纳入学校信息化建设的总体规划，与学校办公自动化同步发展，依托校园网与之共同实行监管和维护，这样可以避免重复建设，同时解决电子文件与电子档案的无缝连接过渡问题。

3.档案信息化建设必须坚持实事求是、分步实施的基本原则

档案信息化建设是一个系统工程、持久工程，我们要结合学校的实际，全面规划、长期投入、实事求是、分步实施，才。能促进高校档案信息化建设持续发展。

参考文献：

[1]上海交通大学数字档案馆网站我校档案管理信息系统通过上海市档案局组织的鉴定，档案文博工作简报(7)

信息化建设调研方案篇5

关键词：水利档案管理；信息化建设；问题；措施；

文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

一、水利档案信息化建设中存在的问题

水利档案信息化建设运用计算机进行档案信息的存贮、检索，提高了档案利用的查全率、查准率，但仍然存在一些亟待解决的问题：

（一）对档案管理不够重视的问题。系统内部偏重于防汛防旱、工程建设、资源管理等业务的信息化建设，对支持和服务于全局的综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能和贡献。

（二）思想观念与信息意识的问题。受传统的档案服务观念的制约，部分档案管理人员思想观念落后、信息意识淡薄，没有能够用科学的、发展的眼光去看待和应对，在信息化、数字化面前显得束手无策，缺少应有的开拓精神。

（三）档案管理人员在现代化档案管理中的技能问题。在办公自动化普及过程中，档案计算机应用仅限于目录级检索，因未进行系统地培训和学习，一些水利系统档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能。尤为突出的是缺乏对于计算机和档案管理均能精通的人员，即操作型人才居多，能够完成系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航的复合型人才极度匮乏。一旦软件出现问题，只好求助于开发商，这在很大程度上也严重地制约了档案管理信息化建设的质量和速度。

（四）缺乏统一规划和技术支持的问题。开发一些专业应用软件时（如防汛防旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等），没有同步建设综合档案管理系统，信息化建设各自为政，未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面。水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，尚未确定数据的统一格式和标准。

二、加强水利档案信息化建设的措施

（一）加强档案信息标准化和规范建设，为信息化建设提供必要条件。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

（二）加强档案信息资源建设，档案信息资源建设是档案信息化建设的核心。水利档案专业性、技术性强，涉及管理门类广，因此水利档案信息资源建设必需从源头上加以关注。首先，要制定与水利信息化相协调的档案信息化建设工作计划，宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新。其二，要增强综合档案室的业务监督、指导职责，建立和完善档案信息管理制度，明晰档案信息管理流程，建立水文数据网上归档流程等各专业的档案归并录入规定，实现各门类档案收集、管理的标准化、规范化，丰富室藏。其三，推广档案管理软件的运用，推进水利档案综合目录数据库的建设，实现案卷级、文件级的电子检索。其四，加大电子文件归档管理。必须以成熟的软、硬件环境和良好的管理制度为前提。综合档案室作为归档文件的信息接收和管理的职能机构，要积极创造条件，建立信息管理制度，保证本系统的电子文件的真实、完整、可靠、安全地保存。

（三）加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设的核心。作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设的组织效率：网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、与更新。

（四）加强高素质创新人才的培养，为档案信息化建设提供人才保障。首先要改变旧观念，树立正确的档案人才观。人才是档案信息建设的关键，档案信息化建设要树立大人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。其次是通过各种渠道，加快加强信息人才的培养工作。首先要依托高等院校培养高水平的管理人才和研究开发型人才。其次要借助科研院所拓宽人才培训渠道，进行在职档案人员的继续教育。依托科研院所的教育资源和社会高新技术，有计划分步骤地组织在职档案人员到科研院所或有关部门接受培训。科研院所或有关部门采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，使在职档案人员学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新问题，及时提高其信息素养和信息技能，从而培养出适用型、普及型的档案信息化人才。

水利档案管理工作是水利基础工作的重要组成部分，水利档案管理信息化应是水利信息化建设中的重要环节，其内容包括档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培养。但是，由于重视力度不够及思想观念等原因，给水利档案管理信息化建设带来一定的困难。因此，要高度重视水利档案管理信息化建设，密切关注水利档案信息化建设存在的问题和困难，制定切实可行的对策，进一步加快水利档案信息化建设，使水利档案工作更好地为水利工程建设、水利工程管护和水资源管理服务。

参考文献：